Indonesiens C11-visum til udstillinger, messer og MICE-begivenheder 

Nogle mennesker tænker: “Jeg bliver kun i et par dage, så et visum ved ankomsten burde være fint.” Andre tænker: “Jeg arbejder ikke i Indonesien, jeg deltager bare i en udstilling.” Og nogle udstillere opdager først for sent, at arrangøren forventer, at de kommer ind i Indonesien med et bestemt visum.

Så lad os gøre det enkelt.

Hvis du er kommer til Indonesien bare for at besøge en udstilling, kan dine visummuligheder være anderledes. Men hvis du kommer for at udstille, promovere produkter, repræsentere en virksomhed, tale ved et arrangement, administrere en stand eller deltage som en del af det officielle udstillingsteam, skal du normalt se på C11 Udstillingsvisum.

Denne guide fører dig tydeligt igennem det uden at gøre processen mere kompliceret, end den behøver at være.

Skal du have visum til en udstilling i Indonesien?

Svaret afhænger af, hvad du rent faktisk skal lave på udstillingen.

Det er den del, mange overser.

Immigration ser ikke kun på begivenhedens navn. De ser på din aktivitet. En person, der går rundt på en messe som besøgende, gør ikke det samme som en person, der står bag en stand, introducerer produkter, indsamler leads, holder en præsentation eller repræsenterer en udenlandsk virksomhed.

Så før du spørger: “Hvilket visum skal jeg bruge til en udstilling?”, så spørg først:

“Besøger jeg udstillingen, eller deltager jeg i den?”

Hvis du kun besøger begivenheden, går rundt på stedet, møder folk tilfældigt eller deltager som handelsgæst, kan du være berettiget til et andet visum til kortvarigt ophold, afhængigt af din nationalitet og dit formål. 

Men hvis du er udstiller, standpersonale, virksomhedsrepræsentant, foredragsholder, sponsor eller en, der laver en reklameaktivitet, er situationen en anden.

Flere udstillingsarrangører i Indonesien siger nu klart, at udenlandske udstillere skal bruge et C11 Business Visa til udstillings- og reklameaktiviteter. MET CONNEX siger for eksempel, at alle udstillere skal rejse ind i Indonesien med C11, også udenlandske statsborgere fra ASEAN-lande. 

Så den sikreste måde at forstå det på er sådan her:

Din aktivitet i Indonesien	Sandsynlig retning for visum
Besøg udstillingen som gæst	VOA, e-VOA, turistvisum eller visum til forretningsbesøg kan være nok
At repræsentere en virksomhed på en stand	C11 Udstillingsvisum
Fremme af produkter eller tjenester	C11 Udstillingsvisum
Tale eller præsentere ved arrangementet	Normalt et C11 eller et andet relevant MICE-visum, afhængigt af rollen
Håndtering af en stand eller medbringelse af produktprøver	C11 Udstillingsvisum
Arbejde for eller modtage betaling fra en indonesisk virksomhed	Ikke C11; dette kræver en separat juridisk gennemgang

Så hvis du kun husker én ting fra dette afsnit, så husk dette:

Dit visum skal matche din aktivitet, ikke kun din rejsedato eller arrangementets navn.

Hvad er et C11-udstillingsvisum?

C11 Exhibition Visa er et besøgsvisum til udlændinge, der kommer til Indonesien for at deltage i en udstilling, messe, konference, kongres eller MICE-relaterede aktiviteter.

MICE står for Meetings, Incentives, Conferences og Exhibitions.

Du kan for eksempel få brug for dette visum, hvis du er:

• Visning af produkter på en stand
• Fremme af din virksomheds tjenester
• Deltagelse i en messe som officiel udstiller
• Tale på en konference
• At give en produktpræsentation
• Støtte til en udstillingsstand
• Møde potentielle kunder som en del af arrangementet

Men der er grænser.

Du må ikke modtage løn, belønninger eller lignende betalinger fra enkeltpersoner eller virksomheder i Indonesien. Der står også, at du ikke må sælge varer eller tjenesteydelser, medmindre det er nødvendigt som en del af den MICE- eller messeaktivitet, du deltager i.

Så tænk på C11-visummet på denne måde:

Det er til deltagelse i arrangementer, ikke til almindelig beskæftigelse.

Du kan repræsentere din virksomhed.
Du kan promovere produkter eller tjenester.
Du kan deltage i udstillingen.
Du kan møde forretningskontakter.

Men du bør ikke bruge den som en arbejdstilladelse eller behandle den som en tilladelse til at arbejde for en indonesisk virksomhed.

På den officielle eVisa-side står der også, at C11-visummet giver mulighed for et ophold på op til 60 dage, kan forlænges og skal bruges inden for 90 dage fra udstedelsesdatoen.

Så timing er vigtig. Du vil ikke ansøge for tidligt og spilde visummets gyldighedsperiode. Men du vil heller ikke ansøge for sent og risikere at gå glip af din begivenhed.

C11-visum vs VOA, turistvisum og forretningsvisum

Det er her, mange udstillere tager den forkerte beslutning.

De ser, at Indonesien har en Visum ved ankomst. De ser, at turen er kort. De bliver måske kun i tre eller fire dage. Så de tænker: “Hvorfor ikke bare bruge VOA?”

Men det handler ikke kun om, hvor længe man bliver.

Det virkelige spørgsmål er, hvad du gør, mens du er i Indonesien.

Visum ved ankomsten kan fungere for mange rejsende, der kommer for turisme, korte besøg, møder eller tilfældig deltagelse i arrangementer. Men hvis du officielt deltager i en udstilling som udstiller, er det måske ikke nok.

Det er derfor, nogle arrangører er meget direkte omkring dette. MET CONNEX siger, at udenlandske udstillere, der lejer eller administrerer en stand, medbringer produktprøver, kataloger eller reklameartikler eller deltager i reklame- eller præsentationsaktiviteter, skal have C11. EDRR Indonesia siger, at Visa on Arrival ikke er tilladt for udstillere på deres udstillinger.

Her er den simple forskel:

Visumtype	Bedst til	Ikke ideel til
C11 Udstillingsvisum	Udstillere, MICE-deltagere, messeaktiviteter, promovering af produkter eller tjenester	Ansættelse eller modtagelse af løn fra en indonesisk virksomhed
Visum ved ankomsten / e-VOA	Turisme, korte besøg, tilfældige udstillingsbesøg, hvis de er støtteberettigede	Standarbejde, produktpromovering, formelle udstilleraktiviteter
Turistvisum	Fritid, rejse, besøge Indonesien	Deltagelse i kommercielle udstillinger
Visum til forretningsbesøg	Møder, forretningsdiskussioner, forhandlinger	Udstillingsspecifik aktivitet, hvis C11 er påkrævet

Lad os gøre det mere praktisk.

Hvis du er indkøber og besøger en messe for at finde leverandører, har du måske flere muligheder for visum.

Hvis du er turist og tilfældigvis besøger en udstilling, mens du er i Jakarta eller på Bali, har du sandsynligvis ikke brug for C11 til det.

Men hvis dit navn er forbundet med en stand, et udstillerbadge, et talerprogram, en virksomhedspræsentation, en produktdemo, en sponsoraktivitet eller et reklameteam, skal du være meget mere forsigtig.

For set fra arrangørens side er det ikke bare at “deltage”. Det er at deltage.

Og det er normalt her, C11 bliver vigtig.

Krav og dokumenter til Indonesiens udstillingsvisum

Dokumenterne til C11-visum er ikke umulige, men de skal være tydelige.

Disse hovedkrav: et pas, der er gyldigt i mindst seks måneder, et personligt kontoudtog fra de sidste tre måneder, et nyligt farvefotografi, garantibevis fra garanten og en invitation fra det offentlige organ eller den private institution, der er vært for MICE eller messen.

I praksis bør du forberede dig:

• Passet skal være gyldigt i mindst 6 måneder
• Nyt farvefoto
• Personligt kontoudtog eller bevis på midler
• Invitationsbrev fra arrangør, vært eller indonesisk institution
• Bevis for garanti fra sponsor eller garant
• Eventregistrering eller udstillerbekræftelse
• Virksomhedens dokumenter, hvis det ønskes
• Rejseplan eller returbillet, hvis det ønskes

Invitationsbrevet er særligt vigtigt.

Et svagt invitationsbrev kan bremse tingene, fordi det ikke forklarer dit formål tydeligt. Der skal ikke kun stå: “Denne person er inviteret til Indonesien.” Det skal forklare, hvorfor du kommer, hvilken begivenhed du deltager i, og hvad din rolle er.

Et godt invitationsbrev bør normalt indeholde dit fulde navn, pasnummer, firmanavn, rolle ved arrangementet, udstillingsnavn, arrangementsdato, sted og formål med deltagelsen.

Hvis du f.eks. repræsenterer en virksomhed på en stand, skal det fremgå tydeligt af brevet.

Hvis du er foredragsholder, bør det nævnes.

Hvis du deltager som medlem af et reklameteam, skal du forklare din forbindelse til arrangementet.

Det er vigtigt, fordi immigrationsmyndighederne og arrangørerne skal kunne forstå din aktivitet. Jo klarere dine dokumenter er, jo lettere er det at vise, at dit visum matcher dit formål.

Nogle messearrangører minder også udstillerne om, at de selv er ansvarlige for at arrangere deres eget visum. Så gå ikke ud fra, at arrangøren klarer det hele for dig.

De kan give dig et invitationsbrev, men visumprocessen er som regel stadig dit ansvar.

Sådan ansøger du om et indonesisk udstillingsvisum

Processen bliver meget lettere, når du gør det i den rigtige rækkefølge.

Bekræft din rolle på udstillingen.

Skal du af sted som besøgende, udstiller, standpersonale, taler, sponsor eller virksomhedsrepræsentant? Dette første skridt er vigtigt, fordi din rolle påvirker det visum, du har brug for.

Tjek arrangørens visumregler.

Nogle udstillinger offentliggør deres visumpolitik tydeligt. Nogle siger, at alle internationale udstillere skal bruge C11. Nogle siger også, at Visa on Arrival ikke accepteres for udstillere. Det er derfor, du ikke kun skal stole på generelle rejseråd. Du bør tjekke reglerne for dit specifikke arrangement.

Forbered dine dokumenter, og send dem ind

Som minimum skal du normalt bruge dit pas, foto, kontoudtog, invitationsbrev, bevis på sponsor eller garant og bevis på deltagelse i en begivenhed. Hvis du ansøger gennem en visumudbyder, kan de bede om yderligere dokumenter afhængigt af din sag.

Indsend derefter ansøgningen. Når visummet er godkendt, skal du tjekke alle detaljer omhyggeligt.

Sørg for, at dit navn, pasnummer, visumtype, gyldighedsperiode og opholdsperiode er korrekte. Vent ikke med at opdage en fejl, til du står i lufthavnen.

Vær opmærksom på timingen.

På den officielle eVisa-hjemmeside står der, at dette visum skal bruges inden for 90 dage fra udstedelsesdatoen, og at visummets gyldighedsperiode er forskellig fra opholdsperioden.

Det betyder, at der er to forskellige ure:

Det første ur er, når du skal ind i Indonesien.
Det andet ur er, hvor længe du kan blive efter ankomsten.

Hvis dit visum f.eks. udstedes for tidligt, kan gyldigheden udløbe før din begivenhed. Men hvis du ansøger for sent, kan manglende dokumenter eller sponsorproblemer forsinke din godkendelse.

Så målet er ikke at ansøge så tidligt som muligt eller så sent som muligt.

Målet er at ansøge, når din deltagelse i arrangementet er bekræftet, dine dokumenter er klar, og din rejsedato er tæt nok på til at passe inden for visummets gyldighedsperiode.

Almindelige fejl, du skal undgå før din udstillingsrejse

En af de mest almindelige fejl er at bruge Visa on Arrival som udstiller.

Det sker som regel, fordi folk tænker: “Jeg bliver ikke længe.” Men igen, det handler ikke kun om antallet af dage. Det handler om din aktivitet. Hvis du administrerer en stand, promoverer produkter eller deltager som officiel udstiller, matcher VOA måske ikke det, du laver.

En anden fejl er at tro, at besøgende og udstillere følger de samme regler.

Det gør de ikke.

En besøgende må kun gå rundt i udstillingshallen, deltage i sessioner, samle brochurer og møde folk tilfældigt. En udstiller er en del af arrangementets drift. De står måske ved en stand, præsenterer produkter, taler med potentielle kunder, medbringer prøver eller repræsenterer et brand. Det er en meget anderledes situation.

Nogle antager også, at ASEAN-borgere automatisk er fritaget. Men nogle indonesiske udstillinger siger specifikt, at C11 gælder for alle udenlandske udstillere, også dem fra ASEAN-landene. 

En anden fejl er at stole på et vagt invitationsbrev.

Hvis dit invitationsbrev ikke tydeligt forklarer din rolle, begivenheden, datoen og formålet med dit besøg, kan det skabe unødvendige diskussioner frem og tilbage. En simpel dokumentfejl kan blive et stort problem, når din fly- og standplan allerede er fastlagt.

En anden alvorlig fejl er at bruge C11-visummet til egentlig beskæftigelse.

C11-visummet er ikke en arbejdstilladelse. Den officielle eVisa-side siger, at du ikke kan modtage løn, belønninger eller lignende betalinger fra enkeltpersoner eller virksomheder i Indonesien under dette visum.

Så hvis din aktivitet involverer at blive betalt af en indonesisk virksomhed, arbejder for en indonesisk arbejdsgiver, eller gør noget, der ligner beskæftigelse, bør du ikke gå ud fra, at C11 er nok.

Og endelig skal du ikke vente, til begivenheden er for tæt på.

Udstillingsrejser er ikke som en normal ferie. Du har måske standopbygning, forsendelse, prøver, hotelreservationer, trykte materialer, teammedlemmer og event-deadlines. Et visumproblem kan påvirke det hele.

Så håndter visummet tidligt nok til at rette fejl, før de bliver dyre.

Har du brug for hjælp til at ansøge om et indonesisk udstillingsvisum?

At deltage i en udstilling i Indonesien kan føles enkelt i starten, indtil du indser, at det visum, du har brug for, afhænger af din faktiske rolle ved arrangementet. En besøgende, der går rundt på stedet, har måske ikke brug for det samme visum som en udstiller, der administrerer en stand, promoverer produkter, taler på scenen eller repræsenterer en virksomhed.

Og det er her, små fejl kan blive stressende. Det forkerte visum kan give problemer før flyrejsen, ved immigrationen, under registreringen til arrangementet, eller når dit team allerede er i gang med at forberede standen. Derfor er det bedre at bekræfte alt, før du rejser.

Visa-indonesia.com kan hjælpe dig med at finde den rigtige visumtype, forberede de nødvendige dokumenter og ansøge om dit udstillingsvisum til Indonesien, så du kan fokusere på at møde folk, promovere din virksomhed og få mest muligt ud af begivenheden.

FAQ om Indonesiens visum til udstillinger

Hvilket visum skal jeg have til en udstilling i Indonesien?

Hvis du er udstiller, taler, virksomhedsrepræsentant, standpersonale eller en person, der promoverer produkter eller tjenester, skal du normalt have et C11-udstillingsvisum. Hvis du kun besøger udstillingen tilfældigt, kan et andet visum være nok, afhængigt af din nationalitet og aktivitet.

Kan jeg bruge Visa on Arrival til en udstilling i Indonesien?

Muligvis, men normalt kun hvis du deltager som besøgende. Hvis du er udstiller eller officiel deltager, kræver mange udstillinger C11 i stedet. Nogle arrangører angiver tydeligt, at VOA ikke er tilladt for udstillere.

Hvor længe kan jeg blive med et C11-udstillingsvisum?

På den officielle eVisa-hjemmeside står der, at C11-visummet giver mulighed for et ophold på op til 60 dage og kan forlænges.

Kan jeg arbejde med et C11-udstillingsvisum?

Nej. C11-visummet er ikke en arbejdstilladelse. Du må ikke modtage løn, belønninger eller lignende betalinger fra en indonesisk virksomhed eller person under dette visum.

Skal jeg bruge et invitationsbrev?

Ja, de officielle dokumentkrav omfatter en invitation fra det offentlige organ eller den private institution, der er vært for MICE eller messen.

Skal ASEAN-udstillere have et C11-visum?

Nogle indonesiske udstillinger siger ja. MET CONNEX og EDRR Indonesia siger begge, at C11 gælder for internationale udstillere, herunder udstillere fra ASEAN-lande.

Hvem er ansvarlig for at arrangere udstillingsvisum?

Normalt er udstilleren ansvarlig. Nogle arrangører kan udlevere et invitationsbrev, men det er ikke sikkert, at de behandler visumansøgningen for dig.