Visado C11 de Indonesia para exposiciones, ferias y eventos MICE 

Algunos piensan: “Sólo voy a estar unos días, así que un visado a la llegada debería estar bien”. Otros piensan: “No trabajo en Indonesia, sólo participo en una exposición”. Y algunos expositores sólo se dan cuenta demasiado tarde de que el organizador del evento espera que entren en Indonesia con un visado específico.

Así que hagámoslo sencillo.

Si usted es a Indonesia sólo para visitar una exposición, sus opciones de visado pueden ser diferentes. Pero si viene a exponer, promocionar productos, representar a una empresa, hablar en un evento, gestionar un stand o formar parte del equipo oficial de la exposición, normalmente tendrá que mirar el C11 Visado de exposición.

Esta guía se lo explicará claramente, sin complicar el proceso más de lo necesario.

¿Necesita visado para una exposición en Indonesia?

La respuesta depende de lo que vaya a hacer realmente en la exposición.

Esta es la parte que mucha gente pasa por alto.

Inmigración no sólo se fija en el nombre del evento. Se fijan en su actividad. No es lo mismo pasear por una feria como visitante que estar detrás de un stand, presentando productos, captando clientes potenciales, haciendo una presentación o representando a una empresa extranjera.

Así que antes de preguntar: “¿Qué visado necesito para una exposición?”, pregúntese esto primero:

“¿Estoy visitando la exposición o estoy participando en ella?”.”

Si sólo va a visitar el acontecimiento, pasear por el recinto, conocer gente de forma casual o participar como visitante profesional, puede optar a un visado de corta duración diferente, en función de su nacionalidad y finalidad. 

Pero si usted es expositor, personal de stand, representante de una empresa, conferenciante, patrocinador o alguien que realiza una actividad promocional, la situación es diferente.

Varios organizadores de ferias en Indonesia indican ahora claramente que los expositores extranjeros deben utilizar un visado de negocios C11 para las actividades de exposición y promoción. MET CONNEX, por ejemplo, dice que todos los expositores deben entrar en Indonesia utilizando el C11, incluidos los extranjeros de países de la ASEAN. 

Así que la forma más segura de entenderlo es esta:

Su actividad en Indonesia	Probable dirección del visado
Visitar la exposición como invitado	VOA, e-VOA, visado de turista o visado de visita de negocios pueden ser suficientes
Representar a una empresa en un stand	C11 Visado de exposición
Promocionar productos o servicios	C11 Visado de exposición
Intervención o presentación en el acto	Por lo general, un visado C11 u otro visado MICE pertinente, en función de la función.
Gestionar un stand o llevar muestras de productos	C11 Visado de exposición
Trabajar para una empresa indonesia o cobrar de ella	No C11; esto necesita una revisión legal separada

Así que si sólo recuerdas una cosa de esta sección, recuerda esto:

Su visado debe coincidir con su actividad, no sólo con la fecha de su viaje o el nombre del evento.

¿Qué es el visado de exposición C11?

El visado de exposición C11 es un visado de visita para extranjeros que vienen a Indonesia para una exposición, feria comercial, conferencia, convención o actividades relacionadas con MICE.

MICE significa Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exposiciones.

Por ejemplo, puede necesitar este visado si es usted:

• Mostrar productos en un stand
• Promocionar los servicios de su empresa
• Participar en una feria como expositor oficial
• Intervención en una conferencia
• Presentar un producto
• Apoyo a un stand de exposición
• Encuentro con clientes potenciales en el marco del acto

Pero hay límites.

No está permitido recibir salarios, recompensas o pagos similares de particulares o empresas de Indonesia. También prohíbe vender bienes o servicios, salvo que sea necesario como parte de la actividad de MICE o feria comercial en la que se participe.

Así que piensa en el visado C11 de esta manera:

Es para participar en eventos, no para un empleo regular.

Puede representar a su empresa.
Puedes promocionar productos o servicios.
Puede participar en la exposición.
Puedes conocer a contactos de negocios.

Pero no debes utilizarlo como permiso de trabajo ni tratarlo como un permiso para trabajar en una empresa indonesia.

La página oficial de eVisa también indica que el visado C11 permite una estancia de hasta 60 días, es prorrogable y debe utilizarse en los 90 días siguientes a la fecha de expedición.

Así que el momento es importante. No conviene presentar la solicitud demasiado pronto para no agotar el periodo de validez del visado. Pero tampoco quiere solicitarlo demasiado tarde y arriesgarse a perderse el evento.

Visado C11 frente a VOA, visado de turista y visado de negocios

Aquí es donde muchos expositores toman la decisión equivocada.

Ven que Indonesia tiene una Visado a la llegada. Ven que el viaje es corto. Puede que sólo se queden tres o cuatro días. Así que piensan: “¿Por qué no usar la VOA?”.”

Pero la cuestión no es sólo cuánto tiempo te quedas.

La verdadera cuestión es qué hacer mientras se está en Indonesia.

El visado a la llegada puede funcionar para muchos viajeros que vienen por turismo, visitas cortas, reuniones o asistencia casual a eventos. Pero si va a participar oficialmente en una exposición como expositor, puede que no sea suficiente.

Por eso algunos organizadores de eventos son muy directos al respecto. MET CONNEX dice que los expositores extranjeros que alquilen o gestionen un stand, lleven muestras de productos, catálogos o artículos promocionales, o participen en actividades promocionales o de presentación necesitan el C11. EDRR Indonesia dice que el visado a la llegada no está permitido para los expositores en sus ferias.

He aquí la simple diferencia:

Tipo de visado	Lo mejor para	No es ideal para
C11 Visado de exposición	Expositores, participantes en MICE, actividad ferial, promoción de productos o servicios	Trabajar o recibir un salario de una empresa indonesia
Visado a la llegada / e-VOA	Turismo, visitas cortas, visitas ocasionales a exposiciones, si cumplen los requisitos	Trabajo en el stand, promoción de productos, actividad formal del expositor
Visado de turista	Ocio, viajes, visitar Indonesia	Participación en ferias comerciales
Visado de visita de negocios	Reuniones, discusiones de negocios, negociaciones	Actividad específica de la exposición si se requiere C11

Hagámoslo más práctico.

Si es usted un comprador que visita una feria para buscar proveedores, puede tener más opciones de visado.

Si es usted un turista que visita por casualidad una exposición mientras viaja por Yakarta o Bali, probablemente no necesite el C11 sólo para eso.

Pero si su nombre está relacionado con un stand, un distintivo de expositor, un programa de ponentes, una presentación de empresa, una demostración de producto, una actividad de patrocinio o un equipo promocional, debe tener mucho más cuidado.

Porque, desde el punto de vista del organizador del evento, esto no es sólo “asistir”. Se trata de participar.

Y ahí es donde suele cobrar importancia el C11.

Requisitos y documentos para el visado de exposición para Indonesia

Los documentos para el visado C11 no son imposibles, pero deben ser claros.

Estos son los principales requisitos: un pasaporte con una validez mínima de seis meses, un extracto bancario personal de los últimos tres meses, una fotografía reciente en color, una prueba de la garantía del avalista y una invitación del organismo gubernamental o la institución privada anfitriona de la MICE o la feria comercial.

En la práctica, debes prepararte:

• Pasaporte con una validez mínima de 6 meses
• Foto reciente en color
• Extracto bancario personal o justificante de fondos
• Carta de invitación del organizador del acto, del anfitrión o de una institución indonesia
• Prueba de la garantía del patrocinador o avalista
• Inscripción en el acto o confirmación de expositor
• Documentos de la empresa, si se solicitan
• Itinerario de viaje o billete de vuelta, si se solicita

La carta de invitación es especialmente importante.

Una carta de invitación débil puede retrasar las cosas porque no explica claramente su propósito. No debe limitarse a decir: “Esta persona está invitada a Indonesia”. Debe explicar por qué viene, a qué acontecimiento se une y cuál es su papel.

Una buena carta de invitación suele incluir su nombre completo, número de pasaporte, nombre de la empresa, función en el evento, nombre de la exposición, fecha del evento, lugar de celebración y propósito de la participación.

Por ejemplo, si representa a una empresa en un stand, la carta debe dejarlo claro.

Si es orador, debería mencionarlo.

Si se incorpora como miembro de un equipo promocional, deberá explicar su relación con el acontecimiento.

Esto es importante porque inmigración y los organizadores del evento necesitan entender su actividad. Cuanto más claros sean tus documentos, más fácil será demostrar que tu visado se ajusta a tu propósito.

Algunos organizadores de ferias recuerdan también a los expositores que son responsables de tramitar su propio visado. Así que no dé por sentado que el organizador se encargará de todo por usted.

Puede que te den una carta de invitación, pero la tramitación del visado suele seguir siendo responsabilidad tuya.

Cómo solicitar un visado indonesio para exposiciones

El proceso resulta mucho más fácil cuando se hace en el orden correcto.

Confirme su papel en la exposición.

¿Va a ir como visitante, expositor, personal del stand, conferenciante, patrocinador o representante de una empresa? Este primer paso es importante porque su función afecta al visado que necesita.

Compruebe las normas de visado del organizador del evento.

Algunas ferias publican claramente su política de visados. Algunas dicen que todos los expositores internacionales deben utilizar el C11. Algunas también dicen que no se acepta el visado a la llegada para los expositores. Por eso no debe fiarse sólo de los consejos generales sobre viajes. Debe comprobar la normativa de su evento específico.

Prepare sus documentos y preséntelos

Como mínimo, necesitará su pasaporte, foto, extracto bancario, carta de invitación, justificante del patrocinador o avalista y justificante de participación en el evento. Si presentas la solicitud a través de un proveedor de visados, es posible que te pidan documentos adicionales en función de tu caso.

A continuación, presente la solicitud. Una vez aprobado el visado, comprueba todos los detalles cuidadosamente.

Asegúrese de que su nombre, número de pasaporte, tipo de visado, periodo de validez y periodo de estancia son correctos. No espere a estar en el aeropuerto para darse cuenta de un error.

Presta atención a los tiempos.

El sitio web oficial de eVisa dice que este visado debe utilizarse en un plazo de 90 días a partir de la fecha de expedición, y el periodo de validez del visado es distinto del periodo de estancia.

Eso significa que hay dos relojes diferentes:

El primer reloj es cuando debe entrar en Indonesia.
El segundo reloj es cuánto tiempo puedes quedarte después de llegar.

Por ejemplo, si su visado se expide demasiado pronto, la validez de entrada puede agotarse antes de su evento. Pero si lo solicita demasiado tarde, la falta de documentos o problemas con el patrocinador pueden retrasar su aprobación.

Así que el objetivo no es presentar la solicitud lo antes o lo después posible.

El objetivo es presentar la solicitud cuando su participación en el evento esté confirmada, sus documentos estén listos y su fecha de viaje esté lo suficientemente cerca como para ajustarse al periodo de validez del visado.

Errores comunes que debe evitar antes de viajar a una exposición

Uno de los errores más comunes es utilizar Visa on Arrival como expositor.

Esto suele ocurrir porque la gente piensa: “No me quedaré mucho tiempo”. Pero, de nuevo, la cuestión no es sólo el número de días. La cuestión es su actividad. Si está gestionando un stand, promocionando productos o participando como expositor oficial, es posible que la VOA no se corresponda con lo que está haciendo.

Otro error es pensar que los visitantes y los expositores siguen las mismas reglas.

No lo hacen.

Un visitante sólo puede pasear por el pabellón de exposiciones, asistir a las sesiones, recoger folletos y conocer gente de manera informal. Un expositor forma parte del funcionamiento del evento. Puede estar en un stand, presentar productos, hablar con clientes potenciales, llevar muestras o representar a una marca. Se trata de una situación muy diferente.

Algunas personas suponen también que los nacionales de la ASEAN están automáticamente exentos. Pero algunas ferias indonesias dicen específicamente que el C11 se aplica a todos los expositores extranjeros, incluidos los de países de la ASEAN. 

Otro error es confiar en una carta de invitación imprecisa.

Si su carta de invitación no explica claramente su papel, el evento, la fecha y el propósito de su visita, puede crear idas y venidas innecesarias. Un simple error de documentación puede convertirse en un gran problema cuando su vuelo y el horario de su cabina ya están fijados.

Otro grave error es utilizar el visado C11 para un empleo real.

El visado C11 no es un permiso de trabajo. La página oficial del visado electrónico dice que no puedes recibir salarios, recompensas o pagos similares de personas físicas o jurídicas en Indonesia con este visado.

Así que si su actividad implica ser pagado por una empresa indonesia, trabajar para un empleador indonesio, o haciendo algo que parezca empleo, no debe dar por sentado que C11 es suficiente.

Y, por último, no espere a que el acontecimiento esté demasiado cerca.

Los viajes a ferias no son como unas vacaciones normales. Es posible que tenga que preparar el stand, realizar envíos, muestras, reservas de hotel, material impreso, miembros del equipo y plazos del evento. Un problema de visado puede afectarlo todo.

Así que gestione el visado con la suficiente antelación para corregir los errores antes de que salgan caros.

¿Necesita ayuda para solicitar un visado de exposición para Indonesia?

Participar en una exposición en Indonesia puede parecer sencillo al principio, hasta que se da cuenta de que el visado que necesita depende de su función real en el evento. Un visitante que pasea por el recinto puede no necesitar el mismo visado que un expositor que gestiona un stand, promociona productos, habla en el escenario o representa a una empresa.

Y aquí es donde los pequeños errores pueden volverse estresantes. Un visado equivocado puede causar problemas antes del vuelo, en inmigración, durante el registro en el evento o cuando su equipo ya está preparando el stand. Por eso es mejor confirmarlo todo antes de viajar.

Visa-indonesia.com puede ayudarle a elegir el tipo de visado adecuado, a preparar los documentos necesarios y a solicitar correctamente su visado para exposiciones en Indonesia, para que pueda centrarse en conocer gente, promocionar su empresa y aprovechar al máximo el evento.

Preguntas frecuentes sobre el visado de Indonesia para exposiciones

¿Qué visado necesito para una exposición en Indonesia?

Si es usted expositor, conferenciante, representante de una empresa, personal de un stand o alguien que promociona productos o servicios, normalmente necesitará el visado de exposición C11. Si solo visita la exposición de forma casual, otro visado puede ser suficiente, dependiendo de su nacionalidad y actividad.

¿Puedo utilizar el visado a la llegada para una exposición en Indonesia?

Es posible, pero normalmente sólo si asiste como visitante. Si es usted expositor o participante oficial, muchas ferias exigen el C11 en su lugar. Algunos organizadores indican claramente que la VOA no está permitida a los expositores.

¿Cuánto tiempo puedo permanecer con un visado de exposición C11?

La página oficial de eVisa dice que el visado C11 permite una estancia de hasta 60 días y es prorrogable.

¿Puedo trabajar con un visado de exposición C11?

No. El visado C11 no es un permiso de trabajo. No debes recibir sueldos, salarios, recompensas o pagos similares de una empresa o persona indonesia con este visado.

¿Necesito una carta de invitación?

Sí. Entre los documentos oficiales exigidos figura una invitación del organismo gubernamental o de la institución privada anfitriona de la MICE o feria comercial.

¿Necesitan los expositores de la ASEAN un visado C11?

Algunas ferias indonesias dicen que sí. Tanto MET CONNEX como EDRR Indonesia afirman que el C11 se aplica a los expositores internacionales, incluidos los de los países de la ASEAN.

¿Quién se encarga de tramitar el visado para la exposición?

Normalmente, el responsable es el expositor. Algunos organizadores pueden facilitar una carta de invitación, pero no tramitar la solicitud de visado por usted.