Indonésie Visa C11 pour les expositions, les foires et les événements MICE 

Certains pensent qu'ils ne resteront que quelques jours et qu'un visa à l'arrivée devrait suffire. D'autres se disent : “Je ne travaille pas en Indonésie, je participe simplement à une exposition”. Enfin, certains exposants ne se rendent compte que trop tard que l'organisateur de l'événement attend d'eux qu'ils entrent en Indonésie avec un visa spécifique.

Simplifions donc les choses.

Si vous venir en Indonésie Si vous ne venez que pour visiter une exposition, vos options en matière de visa peuvent être différentes. Mais si vous venez pour exposer, promouvoir des produits, représenter une entreprise, prendre la parole lors d'un événement, gérer un stand ou faire partie de l'équipe officielle de l'exposition, vous devez généralement consulter le formulaire de demande de visa. C11 Visa pour l'exposition.

Ce guide vous guidera de manière claire, sans rendre le processus plus compliqué qu'il ne doit l'être.

Avez-vous besoin d'un visa pour une exposition en Indonésie ?

La réponse dépend de ce que vous ferez réellement à l'exposition.

C'est la partie qui échappe à beaucoup de gens.

L'immigration ne s'intéresse pas seulement au nom de l'événement. Elle s'intéresse à votre activité. Une personne qui se promène dans un salon en tant que visiteur ne fait pas la même chose qu'une personne qui se tient derrière un stand, qui présente des produits, qui recueille des contacts, qui fait une présentation ou qui représente une entreprise étrangère.

Avant de vous demander “De quel visa ai-je besoin pour une exposition ?”, posez-vous d'abord cette question :

“Est-ce que je visite l'exposition ou est-ce que j'y participe ?”

Si vous vous contentez de visiter l'événement, de vous promener sur le site, de rencontrer des gens de manière occasionnelle ou de participer en tant que visiteur professionnel, vous pouvez bénéficier d'un autre visa de court séjour, en fonction de votre nationalité et de l'objectif que vous poursuivez. 

Mais si vous êtes un exposant, un membre du personnel du stand, un représentant d'entreprise, un conférencier, un sponsor ou une personne exerçant une activité promotionnelle, la situation est différente.

Plusieurs organisateurs d'expositions en Indonésie indiquent désormais clairement que les exposants étrangers doivent utiliser un visa d'affaires C11 pour les activités d'exposition et de promotion. MET CONNEX, par exemple, indique que tous les exposants doivent entrer en Indonésie avec un C11, y compris les ressortissants étrangers des pays de l'ANASE. 

La façon la plus sûre de le comprendre est donc la suivante :

Votre activité en Indonésie	Orientation probable des visas
Visiter l'exposition en tant qu'invité	Un VOA, un e-VOA, un visa de tourisme ou un visa de visite d'affaires peuvent suffire.
Représenter une entreprise sur un stand	C11 Visa pour l'exposition
Promouvoir des produits ou des services	C11 Visa pour l'exposition
Prendre la parole ou faire une présentation lors de l'événement	Généralement, un visa C11 ou un autre visa MICE approprié, en fonction du poste.
Gérer un stand ou apporter des échantillons de produits	C11 Visa pour l'exposition
Travailler pour une entreprise indonésienne ou recevoir une rémunération de celle-ci	Pas C11 ; cela nécessite un examen juridique distinct.

Si vous ne retenez qu'une seule chose de cette section, souvenez-vous de ceci :

Votre visa doit correspondre à votre activité, et pas seulement à la date de votre voyage ou au nom de l'événement.

Qu'est-ce que le visa d'exposition C11 ?

Le visa d'exposition C11 est un visa de visite pour les étrangers qui viennent en Indonésie pour une exposition, une foire commerciale, une conférence, une convention ou des activités liées au MICE.

MICE signifie Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions (réunions, incitations, conférences et expositions).

Par exemple, vous pouvez avoir besoin de ce visa si vous êtes.. :

• Présenter des produits sur un stand
• Promouvoir les services de votre entreprise
• Participer à une foire en tant qu'exposant officiel
• Intervenir lors d'une conférence
• Présenter un produit
• Soutenir un stand d'exposition
• Rencontrer des clients potentiels dans le cadre de l'événement

Mais il y a des limites.

Vous n'êtes pas autorisé à recevoir des salaires, des récompenses ou des paiements similaires de la part de personnes ou d'entreprises en Indonésie. Il est également interdit de vendre des biens ou des services à moins que cela ne soit nécessaire dans le cadre de l'activité MICE ou de la foire commerciale à laquelle vous participez.

Pensez donc au visa C11 de la manière suivante :

Il s'agit d'une participation à un événement et non d'un emploi régulier.

Vous pouvez représenter votre entreprise.
Vous pouvez promouvoir des produits ou des services.
Vous pouvez participer à l'exposition.
Vous pouvez rencontrer des contacts professionnels.

Mais vous ne devez pas l'utiliser comme un permis de travail ou le considérer comme une autorisation de travailler pour une entreprise indonésienne.

La page officielle du visa électronique indique également que le visa C11 permet un séjour de 60 jours maximum, qu'il peut être prolongé et qu'il doit être utilisé dans les 90 jours suivant la date de délivrance.

Le choix du moment est donc important. Vous ne voulez pas faire votre demande trop tôt et gaspiller la période de validité du visa. Mais vous ne voulez pas non plus faire votre demande trop tard et risquer de rater votre événement.

Visa C11 vs VOA, visa touristique et visa d'affaires

C'est là que de nombreux exposants prennent la mauvaise décision.

Ils constatent que l'Indonésie dispose d'un Visa à l'arrivée. Ils constatent que le voyage est court. Ils ne resteront peut-être que trois ou quatre jours. Ils se disent alors : “Pourquoi ne pas utiliser VOA ?”.”

Mais la question n'est pas seulement de savoir combien de temps vous restez.

La vraie question est de savoir ce que vous faites pendant votre séjour en Indonésie.

Le visa à l'arrivée peut convenir à de nombreux voyageurs qui viennent pour faire du tourisme, des visites de courte durée, des réunions ou assister à des événements occasionnels. Mais si vous participez officiellement à une exposition en tant qu'exposant, il se peut que cela ne suffise pas.

C'est pourquoi certains organisateurs d'événements sont très directs à ce sujet. MET CONNEX indique que les exposants étrangers qui louent ou gèrent un stand, apportent des échantillons de produits, des catalogues ou des articles promotionnels, ou participent à des activités de promotion ou de présentation ont besoin du visa C11. EDRR Indonesia indique que le visa à l'arrivée n'est pas autorisé pour les exposants dans leurs expositions.

La différence est simple :

Type de visa	Meilleur pour	Pas idéal pour
C11 Visa pour l'exposition	Exposants, participants MICE, activité de foire, promotion de produits ou de services	Travailler ou recevoir un salaire d'une entreprise indonésienne
Visa à l'arrivée / e-VOA	Tourisme, visites de courte durée, visites occasionnelles d'expositions si elles sont éligibles	Tenue du stand, promotion des produits, activités formelles de l'exposant
Visa touristique	Loisirs, voyages, visiter l'Indonésie	Participation à des expositions commerciales
Visa pour visite d'affaires	Réunions, discussions d'affaires, négociations	Activité spécifique à l'exposition si C11 est requis

Rendons cela plus pratique.

Si vous êtes un acheteur qui visite une exposition pour trouver des fournisseurs, vous avez plus de possibilités de visa.

Si vous êtes un touriste qui visite une exposition lors d'un voyage à Jakarta ou à Bali, vous n'avez probablement pas besoin du C11 pour cela.

En revanche, si votre nom est associé à un stand, à un badge d'exposant, à un programme de conférences, à une présentation d'entreprise, à une démonstration de produit, à une activité de parrainage ou à une équipe de promotion, vous devez être beaucoup plus prudent.

Car, du point de vue de l'organisateur de l'événement, il ne s'agit pas d'une simple “participation”. C'est participer.

Et c'est généralement là que le C11 prend toute son importance.

Exigences et documents pour le visa d'exposition pour l'Indonésie

Les documents pour le visa C11 ne sont pas impossibles, mais ils doivent être clairs.

Les principales exigences sont les suivantes : un passeport valable au moins six mois, un relevé bancaire personnel des trois derniers mois, une photographie couleur récente, une preuve de garantie du garant et une invitation de l'agence gouvernementale ou de l'institution privée accueillant le MICE ou la foire commerciale.

En pratique, vous devez vous préparer :

• Passeport valable au moins 6 mois
• Photo couleur récente
• Relevé bancaire personnel ou justificatif de ressources
• Lettre d'invitation de l'organisateur de l'événement, de l'hôte ou de l'institution indonésienne
• Preuve de garantie du parrain ou du garant
• Inscription à l'événement ou confirmation de l'exposant
• Documents de l'entreprise, le cas échéant
• Itinéraire de voyage ou billet de retour, sur demande

La lettre d'invitation est particulièrement importante.

Une lettre d'invitation peu convaincante peut ralentir les choses parce qu'elle n'explique pas clairement votre objectif. Elle ne doit pas se contenter de dire “Cette personne est invitée en Indonésie”. Elle doit expliquer les raisons de votre venue, l'événement auquel vous participez et votre rôle.

Une bonne lettre d'invitation doit généralement mentionner votre nom complet, votre numéro de passeport, le nom de votre entreprise, votre rôle dans l'événement, le nom de l'exposition, la date de l'événement, le lieu et l'objet de votre participation.

Par exemple, si vous représentez une entreprise à un stand, la lettre doit le préciser.

Si vous êtes conférencier, cela doit être mentionné.

Si vous vous inscrivez en tant que membre d'une équipe de promotion, vous devez expliquer votre lien avec l'événement.

C'est important car les services d'immigration et les organisateurs d'événements ont besoin de comprendre votre activité. Plus vos documents sont clairs, plus il est facile de montrer que votre visa correspond à votre objectif.

Certains organisateurs de salons rappellent également aux exposants qu'ils sont responsables de l'obtention de leur propre visa. Ne pensez donc pas que l'organisateur s'occupera de tout à votre place.

Ils peuvent vous remettre une lettre d'invitation, mais la procédure d'obtention du visa reste généralement de votre ressort.

Comment demander un visa d'exposition indonésien ?

Le processus devient beaucoup plus facile lorsque vous le faites dans le bon ordre.

Confirmez votre rôle à l'exposition.

Vous y allez en tant que visiteur, exposant, personnel du stand, conférencier, sponsor ou représentant d'une entreprise ? Cette première étape est importante car votre rôle a une incidence sur le visa dont vous avez besoin.

Vérifiez les règles de visa de l'organisateur de l'événement.

Certains salons publient clairement leur politique en matière de visas. Certaines indiquent que tous les exposants internationaux doivent utiliser le C11. D'autres indiquent également que le visa à l'arrivée n'est pas accepté pour les exposants. C'est pourquoi vous ne devez pas vous contenter de conseils de voyage généraux. Vous devez vérifier les règles applicables à l'événement en question.

Préparez vos documents et soumettez-les

Au minimum, vous aurez besoin de votre passeport, d'une photo, d'un relevé bancaire, d'une lettre d'invitation, d'une preuve de parrainage ou de garant, et d'une preuve de participation à un événement. Si vous faites votre demande par l'intermédiaire d'un fournisseur de visas, celui-ci peut vous demander des documents supplémentaires en fonction de votre cas.

Ensuite, soumettez la demande. Une fois le visa approuvé, vérifiez soigneusement tous les détails.

Assurez-vous que votre nom, votre numéro de passeport, le type de visa, la période de validité et la période de séjour sont corrects. N'attendez pas d'être à l'aéroport pour vous apercevoir d'une erreur.

Faites attention au timing.

Le site officiel du visa électronique indique que ce visa doit être utilisé dans les 90 jours suivant la date de délivrance, et que la période de validité du visa est différente de la période de séjour.

Cela signifie qu'il y a deux horloges différentes :

La première horloge est celle de l'entrée en Indonésie.
La deuxième horloge est celle de la durée du séjour après l'arrivée.

Par exemple, si votre visa est délivré trop tôt, la validité d'entrée peut expirer avant votre événement. En revanche, si vous déposez votre demande trop tard, des documents manquants ou des problèmes de parrainage peuvent retarder votre approbation.

L'objectif n'est donc pas de postuler le plus tôt possible ou le plus tard possible.

L'objectif est de présenter votre demande lorsque votre participation à l'événement est confirmée, que vos documents sont prêts et que la date de votre voyage est suffisamment proche pour entrer dans la période de validité du visa.

Les erreurs courantes à éviter avant votre voyage d'exposition

L'une des erreurs les plus courantes consiste à utiliser Visa on Arrival en tant qu'exposant.

Cela se produit généralement parce que les gens se disent : “Je ne vais pas rester longtemps.” Mais encore une fois, le problème n'est pas seulement le nombre de jours. Il s'agit de votre activité. Si vous gérez un stand, faites la promotion de produits ou vous inscrivez en tant qu'exposant officiel, la VOA peut ne pas correspondre à ce que vous faites.

Une autre erreur consiste à penser que les visiteurs et les exposants suivent les mêmes règles.

Ce n'est pas le cas.

Un visiteur ne peut que se promener dans le hall d'exposition, assister à des sessions, collecter des brochures et rencontrer des gens de manière occasionnelle. Un exposant fait partie de l'organisation de l'événement. Il peut se tenir sur un stand, présenter des produits, parler à des clients potentiels, apporter des échantillons ou représenter une marque. Il s'agit là d'une situation très différente.

Certains pensent également que les ressortissants de l'ANASE sont automatiquement exemptés. Or, certaines expositions indonésiennes précisent que le règlement C11 s'applique à tous les exposants étrangers, y compris ceux des pays de l'ANASE. 

Une autre erreur consiste à se fier à une lettre d'invitation vague.

Si votre lettre d'invitation n'explique pas clairement votre rôle, l'événement, la date et le but de votre visite, cela peut créer des allers-retours inutiles. Une simple erreur de document peut devenir un gros problème lorsque les horaires de votre vol et de votre cabine sont déjà fixés.

Une autre erreur grave consiste à utiliser le visa C11 pour un emploi réel.

Le visa C11 n'est pas un permis de travail. La page officielle du visa électronique indique que vous ne pouvez pas recevoir de salaires, de récompenses ou de paiements similaires de la part de personnes ou de sociétés en Indonésie dans le cadre de ce visa.

Ainsi, si votre activité implique d'être rémunéré par une entreprise indonésienne, travailler pour un employeur indonésien, Si vous n'avez pas d'emploi, ou si vous faites quelque chose qui ressemble à un emploi, vous ne devez pas supposer que le C11 est suffisant.

Enfin, n'attendez pas que l'événement soit trop proche.

Les voyages d'exposition ne sont pas des vacances comme les autres. Vous pouvez avoir à monter un stand, à expédier des marchandises, à envoyer des échantillons, à réserver des chambres d'hôtel, à imprimer des documents, à faire appel à des membres de l'équipe et à respecter des délais pour l'organisation de l'événement. Un problème de visa peut tout affecter.

Il faut donc s'occuper du visa suffisamment tôt pour corriger les erreurs avant qu'elles ne deviennent coûteuses.

Besoin d'aide pour demander un visa d'exposition indonésien ?

Participer à une exposition en Indonésie peut sembler simple au premier abord, jusqu'à ce que vous réalisiez que le visa dont vous avez besoin dépend de votre rôle réel lors de l'événement. Un visiteur qui se promène sur le site n'a pas forcément besoin du même visa qu'un exposant qui gère un stand, fait la promotion de produits, prend la parole sur scène ou représente une entreprise.

Et c'est là que de petites erreurs peuvent devenir stressantes. Un visa erroné peut entraîner des problèmes avant le vol, à l'immigration, lors de l'inscription à l'événement ou lorsque votre équipe est déjà en train de préparer le stand. C'est pourquoi il est préférable de tout confirmer avant de partir.

Visa-indonesia.com peut vous aider à vérifier le type de visa approprié, à préparer les documents requis et à demander correctement votre visa d'exposition pour l'Indonésie, afin que vous puissiez vous concentrer sur les rencontres, la promotion de votre entreprise et l'optimisation de l'événement.

FAQ sur le visa indonésien pour les expositions

De quel visa ai-je besoin pour une exposition en Indonésie ?

Si vous êtes un exposant, un conférencier, un représentant d'entreprise, un membre du personnel du stand ou une personne chargée de promouvoir des produits ou des services, vous aurez généralement besoin du visa d'exposition C11. Si vous ne visitez l'exposition qu'à titre occasionnel, un autre visa peut suffire, en fonction de votre nationalité et de votre activité.

Puis-je utiliser le visa à l'arrivée pour une exposition en Indonésie ?

C'est possible, mais en général seulement si vous participez en tant que visiteur. Si vous êtes un exposant ou un participant officiel, de nombreuses expositions exigent le C11. Certains organisateurs indiquent clairement que le VOA n'est pas autorisé pour les exposants.

Combien de temps puis-je rester avec un visa d'exposition C11 ?

Le site officiel eVisa indique que le visa C11 permet un séjour d'une durée maximale de 60 jours et peut être prolongé.

Puis-je travailler avec un visa d'exposition C11 ?

Le visa C11 n'est pas un permis de travail. Vous ne devez pas recevoir de salaire, de rémunération ou d'autres paiements similaires de la part d'une entreprise ou d'un particulier indonésien dans le cadre de ce visa.

Ai-je besoin d'une lettre d'invitation ?

Oui, les documents officiels requis comprennent une invitation de l'agence gouvernementale ou de l'institution privée qui accueille le MICE ou la foire commerciale.

Les exposants de l'ANASE ont-ils besoin d'un visa C11 ?

Certaines expositions indonésiennes répondent par l'affirmative. MET CONNEX et EDRR Indonesia déclarent tous deux que le règlement C11 s'applique aux exposants internationaux, y compris ceux des pays de l'ANASE.

Qui est responsable de l'obtention du visa pour l'exposition ?

En général, c'est l'exposant qui est responsable. Certains organisateurs peuvent fournir une lettre d'invitation, mais ils ne peuvent pas traiter la demande de visa pour vous.