Indonesien C11 Visum för utställningar, mässor och MICE-evenemang 

Vissa tänker: “Jag stannar bara i några dagar, så ett visum vid ankomsten borde vara bra.” Andra tänker: “Jag ska inte arbeta i Indonesien, jag ska bara delta i en utställning.” Och vissa utställare inser först för sent att arrangören förväntar sig att de ska resa in i Indonesien med ett särskilt visum.

Så låt oss göra det enkelt.

Om du är kommer till Indonesien bara för att besöka en utställning kan dina visumalternativ vara annorlunda. Men om du kommer för att ställa ut, marknadsföra produkter, representera ett företag, tala vid ett evenemang, sköta en monter eller delta som en del av det officiella utställningsteamet måste du vanligtvis titta på C11 Visum för utställning.

Den här guiden ger dig en tydlig genomgång utan att göra processen mer komplicerad än den behöver vara.

Behöver du visum för en utställning i Indonesien?

Svaret beror på vad du faktiskt kommer att göra på utställningen.

Det här är den del som många missar.

Immigration tittar inte bara på evenemangsnamnet. De tittar på din aktivitet. En person som går runt på en mässa som besökare gör inte samma sak som en person som står bakom en monter, introducerar produkter, samlar in leads, håller en presentation eller representerar ett utländskt företag.

Så innan du frågar “Vilket visum behöver jag för en utställning?”, fråga dig först detta:

“Är det jag som besöker utställningen eller är det jag som deltar i den?”

Om du bara ska besöka evenemanget, gå runt på platsen, träffa folk tillfälligt eller delta som handelsbesökare kan du vara berättigad till ett annat visum för kortare vistelse, beroende på din nationalitet och ditt syfte. 

Men om du är utställare, monterpersonal, företagsrepresentant, talare, sponsor eller någon som genomför en marknadsföringsaktivitet är situationen en annan.

Flera utställningsarrangörer i Indonesien anger nu tydligt att utländska utställare måste använda ett C11 Business Visa för utställnings- och marknadsföringsaktiviteter. MET CONNEX, till exempel, säger att alla utställare måste resa in i Indonesien med C11, inklusive utländska medborgare från ASEAN-länder. 

Så det säkraste sättet att förstå det är så här:

Din aktivitet i Indonesien	Sannolik riktning för visum
Besöka utställningen som gäst	VOA, e-VOA, turistvisum eller visum för affärsbesök kan räcka
Representera ett företag i en monter	C11 Visum för utställning
Marknadsföring av produkter eller tjänster	C11 Visum för utställning
Tala eller presentera vid evenemanget	Vanligtvis ett C11- eller annat relevant MICE-visum, beroende på rollen
Hantera en monter eller ta med produktprover	C11 Visum för utställning
Arbeta för eller ta emot betalning från ett indonesiskt företag	Inte C11; detta kräver en separat juridisk granskning

Så om du bara kommer ihåg en sak från det här avsnittet, kom ihåg det här:

Ditt visum ska matcha din aktivitet, inte bara ditt resedatum eller evenemangets namn.

Vad är utställningsvisum C11?

C11 Exhibition Visa är ett besöksvisum för utlänningar som kommer till Indonesien för en utställning, mässa, konferens, kongress eller MICE-relaterade aktiviteter.

MICE står för Meetings, Incentives, Conferences och Exhibitions.

Du kan t.ex. behöva detta visum om du är:

• Visning av produkter i en monter
• Marknadsföring av ditt företags tjänster
• Att delta i en mässa som officiell utställare
• Tala vid en konferens
• Att ge en produktpresentation
• Stöd till en utställningsmonter
• Möte med potentiella kunder som en del av evenemanget

Men det finns gränser.

Du får inte ta emot löner, belöningar eller liknande betalningar från personer eller företag i Indonesien. Det står också att du inte får sälja varor eller tjänster om det inte är nödvändigt som en del av den MICE- eller mässaktivitet du deltar i.

Så tänk på C11-visumet så här:

Det är för deltagande i evenemang, inte för fast anställning.

Du kan representera ditt företag.
Du kan marknadsföra produkter eller tjänster.
Du kan gå med i utställningen.
Du kan träffa affärskontakter.

Men du ska inte använda det som ett arbetstillstånd eller behandla det som ett tillstånd att arbeta för ett indonesiskt företag.

På den officiella eVisa-sidan står det också att C11-visumet tillåter en vistelse på upp till 60 dagar, kan förlängas och måste användas inom 90 dagar från utfärdandedatumet.

Så timing spelar roll. Du vill inte ansöka för tidigt och slösa bort visumets giltighetstid. Men du vill inte heller ansöka för sent och riskera att missa ditt evenemang.

C11-visum jämfört med VOA, turistvisum och affärsvisum

Det är här som många utställare fattar fel beslut.

De ser att Indonesien har en Visum vid ankomsten. De ser att resan är kort. De kanske bara stannar i tre eller fyra dagar. Så de tänker: “Varför inte bara använda VOA?”

Men frågan är inte bara hur länge du stannar.

Den verkliga frågan är vad du gör när du är i Indonesien.

Visum vid ankomsten kan fungera för många resenärer som kommer för turism, korta besök, möten eller tillfälligt deltagande i evenemang. Men om du officiellt går med i en utställning som utställare kanske det inte räcker.

Det är därför som vissa arrangörer är mycket direkta om detta. MET CONNEX säger att utländska utställare som hyr eller sköter en monter, tar med sig produktprover, kataloger eller reklamartiklar eller deltar i reklam- eller presentationsaktiviteter behöver C11. EDRR Indonesia säger att visum vid ankomst inte är tillåtet för utställare i deras utställningar.

Här är den enkla skillnaden:

Typ av visum	Bäst för	Inte idealiskt för
C11 Visum för utställning	Utställare, MICE-deltagare, mässaktivitet, marknadsföring av produkter eller tjänster	Anställning eller löneutbetalning från ett indonesiskt företag
Visum vid ankomsten / e-VOA	Turism, korta besök, tillfälliga utställningsbesök om berättigade	Monterarbete, produktreklam, formella utställaraktiviteter
Turistvisum	Fritid, resa, besöka Indonesien	Deltagande i kommersiella utställningar
Visum för affärsbesök	Möten, affärsdiskussioner, förhandlingar	Utställningsspecifik aktivitet om C11 krävs

Låt oss göra det här mer praktiskt.

Om du är en inköpare som besöker en mässa för att leta efter leverantörer kan du ha fler visumalternativ.

Om du är en turist som råkar besöka en utställning när du reser i Jakarta eller Bali behöver du förmodligen inte C11 bara för det.

Men om ditt namn är kopplat till en monter, en utställarbricka, ett talarschema, en företagspresentation, en produktdemo, en sponsringsaktivitet eller ett reklamteam bör du vara mycket mer försiktig.

För från arrangörens sida handlar det inte bara om att “närvara”. Det är att delta.

Och det är oftast där C11 blir viktig.

Krav och dokument för utställningsvisum i Indonesien

Dokumenten för C11-visum är inte omöjliga, men de måste vara tydliga.

Dessa huvudkrav: ett pass som är giltigt i minst sex månader, ett personligt kontoutdrag från de senaste tre månaderna, ett nytaget färgfoto, garantibevis från borgensmannen och en inbjudan från den statliga myndighet eller privata institution som är värd för MICE- eller handelsmässan.

I praktiken bör du förbereda dig:

• Pass som är giltigt i minst 6 månader
• Nyligen taget färgfoto
• Personligt kontoutdrag eller bevis på medel
• Inbjudan från arrangören, värden eller en indonesisk institution
• Bevis på garanti från sponsor eller borgensman
• Eventregistrering eller utställarbekräftelse
• Företagsdokument, om så begärs
• Resplan eller returbiljett, om så begärs

Inbjudningsbrevet är särskilt viktigt.

Ett svagt inbjudningsbrev kan göra att saker och ting går långsammare eftersom det inte förklarar ditt syfte tydligt. Det ska inte bara stå “Den här personen är inbjuden till Indonesien”. Det ska förklara varför du kommer, vilket evenemang du ska delta i och vilken din roll är.

Ett bra inbjudningsbrev bör vanligtvis innehålla ditt fullständiga namn, passnummer, företagsnamn, roll på evenemanget, utställningens namn, datum för evenemanget, plats och syfte med deltagandet.

Om du t.ex. representerar ett företag i en monter bör det framgå av brevet.

Om du är talare bör det nämnas.

Om du ansluter dig som medlem i ett promotionteam bör du förklara din koppling till evenemanget.

Detta är viktigt eftersom invandrings- och evenemangsarrangörer måste förstå din aktivitet. Ju tydligare dina dokument är, desto lättare är det att visa att ditt visum matchar ditt syfte.

Vissa mässarrangörer påminner också utställarna om att de är ansvariga för att ordna sitt eget visum. Så utgå inte från att arrangören kommer att hantera allt åt dig.

De kan ge dig ett inbjudningsbrev, men visumprocessen är vanligtvis fortfarande ditt ansvar.

Hur man ansöker om ett indonesiskt utställningsvisum

Processen blir mycket enklare när du gör det i rätt ordning.

Bekräfta din roll på utställningen.

Ska du åka som besökare, utställare, monterpersonal, talare, sponsor eller företagsrepresentant? Det här första steget är viktigt eftersom din roll påverkar vilket visum du behöver.

Kontrollera arrangörens visumregler.

Vissa mässor publicerar sin visumpolicy tydligt. Vissa säger att alla internationella utställare måste använda C11. Vissa säger också att Visa on Arrival inte accepteras för utställare. Det är därför du inte bara ska förlita dig på allmänna reseråd. Du bör kontrollera reglerna för ditt specifika evenemang.

Förbered dina dokument och skicka in

Som minimum behöver du vanligtvis ditt pass, foto, kontoutdrag, inbjudningsbrev, sponsor- eller garantibevis och bevis på deltagande i evenemang. Om du ansöker via en visumleverantör kan de be om ytterligare dokument beroende på ditt fall.

Skicka sedan in ansökan. När visumet har godkänts ska du kontrollera varje detalj noggrant.

Kontrollera att ditt namn, passnummer, visumtyp, giltighetstid och vistelsetid är korrekta. Vänta inte tills du är på flygplatsen för att upptäcka ett misstag.

Var uppmärksam på tajmingen.

På den officiella eVisa-webbplatsen står det att detta visum måste användas inom 90 dagar från utfärdandedatumet och att visumets giltighetstid skiljer sig från vistelsetiden.

Det betyder att det finns två olika klockor:

Den första klockan är när du måste komma in i Indonesien.
Den andra klockan är hur länge du kan stanna efter ankomst.

Om ditt visum till exempel utfärdas för tidigt kan giltighetstiden för inresan löpa ut före ditt evenemang. Men om du ansöker för sent kan saknade dokument eller problem med sponsorn försena ditt godkännande.

Så målet är inte att ansöka så tidigt som möjligt eller så sent som möjligt.

Målet är att ansöka när ditt deltagande i evenemanget är bekräftat, dina dokument är klara och ditt resedatum är tillräckligt nära för att passa inom visumets giltighetstid.

Vanliga misstag att undvika inför din utställningsresa

Ett av de vanligaste misstagen är att använda Visa on Arrival som utställare.

Detta händer vanligtvis för att människor tänker: “Jag stannar inte länge.” Men återigen, frågan är inte bara antalet dagar. Frågan är din aktivitet. Om du sköter en monter, marknadsför produkter eller ansluter dig som officiell utställare kanske VOA inte matchar det du gör.

Ett annat misstag är att tro att besökare och utställare följer samma regler.

Det gör de inte.

En besökare får endast gå runt i utställningshallen, delta i sessioner, samla broschyrer och träffa människor tillfälligt. En utställare är en del av evenemangets verksamhet. De kan stå i en monter, presentera produkter, prata med potentiella kunder, ta med sig prover eller representera ett varumärke. Det är en helt annan situation.

Vissa människor antar också att ASEAN-medborgare automatiskt är undantagna. Men vissa indonesiska utställningar säger specifikt att C11 gäller för alla utländska utställare, inklusive de från ASEAN-länderna. 

Ett annat misstag är att förlita sig på ett vagt inbjudningsbrev.

Om ditt inbjudningsbrev inte tydligt förklarar din roll, evenemanget, datumet och syftet med ditt besök kan det skapa onödiga diskussioner fram och tillbaka. Ett enkelt misstag i ett dokument kan bli ett stort problem när ditt flyg- och kabinschema redan är fastställt.

Ett annat allvarligt misstag är att använda C11-visumet för faktisk anställning.

C11-visumet är inte ett arbetstillstånd. Den officiella eVisa-sidan säger att du inte kan ta emot löner, belöningar eller liknande betalningar från individer eller företag i Indonesien under detta visum.

Så om din verksamhet innebär att du får betalt av ett indonesiskt företag, arbetar för en indonesisk arbetsgivare, eller gör något som ser ut som en anställning, bör du inte anta att C11 är tillräckligt.

Och slutligen, vänta inte tills evenemanget är för nära.

Att resa till en utställning är inte som en vanlig semester. Du kanske har monteruppsättning, frakt, prover, hotellbokningar, tryckt material, teammedlemmar och deadlines för evenemanget. Ett visumproblem kan påverka allt.

Så hantera visumet tillräckligt tidigt för att åtgärda misstag innan de blir dyra.

Behöver du hjälp med att ansöka om ett indonesiskt utställningsvisum?

Att delta i en utställning i Indonesien kan kännas enkelt till en början, tills du inser att det visum du behöver beror på din faktiska roll vid evenemanget. En besökare som går runt på platsen kanske inte behöver samma visum som en utställare som hanterar en monter, marknadsför produkter, talar på scenen eller representerar ett företag.

Och det är här som små misstag kan bli stressande. Fel visum kan orsaka problem före flygresan, vid immigrationen, vid registreringen av evenemanget eller när ditt team redan håller på att förbereda montern. Det är därför det är bättre att bekräfta allt innan du reser.

Visa-indonesia.com kan hjälpa dig att kontrollera rätt visumtyp, förbereda de dokument som krävs och ansöka om ditt utställningsvisum för Indonesien på rätt sätt, så att du kan fokusera på att träffa människor, marknadsföra ditt företag och få ut det mesta av evenemanget.

Vanliga frågor om visum för utställningar i Indonesien

Vilket visum behöver jag för en utställning i Indonesien?

Om du är utställare, talare, företagsrepresentant, monterpersonal eller någon som marknadsför produkter eller tjänster behöver du vanligtvis C11 Exhibition Visa. Om du bara besöker utställningen tillfälligt kan det räcka med ett annat visum, beroende på din nationalitet och aktivitet.

Kan jag använda visum vid ankomsten för en utställning i Indonesien?

Möjligen, men vanligtvis bara om du deltar som besökare. Om du är utställare eller officiell deltagare kräver många utställningar istället C11. Vissa arrangörer anger tydligt att VOA inte är tillåtet för utställare.

Hur länge kan jag stanna med ett utställningsvisum C11?

Enligt den officiella eVisa-webbplatsen tillåter C11-visum en vistelse på upp till 60 dagar och kan förlängas.

Kan jag arbeta med ett utställningsvisum C11?

Nej, C11-visumet är inte ett arbetstillstånd. Du ska inte ta emot lön, belöningar eller liknande betalningar från ett indonesiskt företag eller en indonesisk person med detta visum.

Behöver jag ett inbjudningsbrev?

Ja. Kraven på officiella dokument inkluderar en inbjudan från den statliga myndighet eller privata institution som är värd för MICE eller mässan.

Behöver ASEAN-utställare ett C11-visum?

Vissa indonesiska utställningar säger ja. MET CONNEX och EDRR Indonesia uppger båda att C11 gäller för internationella utställare, inklusive utställare från ASEAN-länderna.

Vem ansvarar för att ordna visum till utställningen?

Vanligtvis är utställaren ansvarig. Vissa arrangörer kan tillhandahålla ett inbjudningsbrev, men de får inte behandla visumansökan åt dig.