Indonesia Visto C11 per esposizioni, fiere ed eventi MICE 

Alcuni pensano: “Mi fermo solo per pochi giorni, quindi un visto all'arrivo dovrebbe andare bene”. Altri pensano: “Non sto lavorando in Indonesia, sto solo partecipando a una mostra”. E alcuni espositori si rendono conto solo troppo tardi che l'organizzatore dell'evento si aspetta che entrino in Indonesia con un visto specifico.

Quindi, rendiamo le cose più semplici.

Se siete in Indonesia Se invece venite solo per visitare una mostra, le opzioni per il visto possono essere diverse. Ma se venite per esporre, promuovere prodotti, rappresentare un'azienda, parlare a un evento, gestire uno stand o far parte del team ufficiale di una fiera, di solito è necessario considerare le condizioni per il rilascio del visto. C11 Visto di esposizione.

Questa guida vi guiderà in modo chiaro, senza rendere il processo più complicato del necessario.

Avete bisogno di un visto per una mostra in Indonesia?

La risposta dipende da cosa farete effettivamente alla mostra.

Questa è la parte che a molti sfugge.

L'immigrazione non guarda solo il nome dell'evento. Guardano la vostra attività. Una persona che passeggia per una fiera come visitatore non sta facendo la stessa cosa di una persona che sta dietro uno stand, che introduce prodotti, raccoglie contatti, fa una presentazione o rappresenta un'azienda straniera.

Quindi, prima di chiedere: “Di quale visto ho bisogno per una mostra?”, chiedete questo:

“Sto visitando la mostra o vi sto partecipando?”.”

Se state solo visitando l'evento, passeggiando per la sede, incontrando persone casualmente o partecipando come visitatori commerciali, potreste avere diritto a un visto di breve durata diverso, a seconda della vostra nazionalità e dello scopo. 

Ma se siete un espositore, uno standista, un rappresentante di un'azienda, un relatore, uno sponsor o qualcuno che svolge un'attività promozionale, la situazione è diversa.

Diversi organizzatori di fiere in Indonesia ora dichiarano chiaramente che gli espositori stranieri devono utilizzare un visto d'affari C11 per le attività espositive e promozionali. MET CONNEX, ad esempio, afferma che tutti gli espositori devono entrare in Indonesia con il C11, compresi i cittadini stranieri dei Paesi ASEAN. 

Quindi il modo più sicuro di intenderlo è questo:

La vostra attività in Indonesia	Probabile direzione del visto
Visitare la mostra come ospite	Il VOA, l'e-VOA, il visto turistico o il visto per visita d'affari possono essere sufficienti.
Rappresentare un'azienda in uno stand	C11 Visto di esposizione
Promozione di prodotti o servizi	C11 Visto di esposizione
Intervento o presentazione all'evento	Di solito, un visto C11 o un altro visto MICE pertinente, a seconda del ruolo.
Gestire uno stand o portare campioni di prodotti	C11 Visto di esposizione
Lavorare per o ricevere un pagamento da una società indonesiana	Non C11; questo aspetto necessita di un esame legale separato.

Quindi, se ricordate una sola cosa di questa sezione, ricordate questo:

Il visto deve corrispondere all'attività, non solo alla data del viaggio o al nome dell'evento.

Cos'è il visto per esposizione C11?

Il visto per mostre C11 è un visto di visita per gli stranieri che si recano in Indonesia per un'esposizione, una fiera, una conferenza, un convegno o per attività legate al MICE.

MICE significa Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions.

Ad esempio, potrebbe essere necessario questo visto se siete:

• Mostrare i prodotti in uno stand
• Promuovere i servizi della vostra azienda
• Partecipare a una fiera come espositore ufficiale
• Intervento a una conferenza
• Presentazione di un prodotto
• Sostenere uno stand espositivo
• Incontro con potenziali clienti nell'ambito dell'evento

Ma ci sono dei limiti.

Non è consentito ricevere salari, ricompense o pagamenti simili da persone o aziende in Indonesia. Inoltre, non è consentito vendere beni o servizi a meno che non sia necessario nell'ambito dell'attività MICE o fieristica a cui si partecipa.

Pensate al visto C11 in questo modo:

È per la partecipazione a eventi, non per un impiego regolare.

Potete rappresentare la vostra azienda.
Potete promuovere prodotti o servizi.
È possibile partecipare alla mostra.
È possibile incontrare contatti commerciali.

Ma non dovete usarlo come un permesso di lavoro o trattarlo come un'autorizzazione a lavorare per una società indonesiana.

Sulla pagina ufficiale dell'eVisa si legge anche che il visto C11 consente un soggiorno fino a 60 giorni, è prorogabile e deve essere utilizzato entro 90 giorni dalla data di emissione.

Quindi il tempismo è importante. Non volete fare domanda troppo presto e sprecare il periodo di validità del visto. Ma non volete nemmeno fare domanda troppo tardi e rischiare di perdere l'evento.

Visto C11 vs VOA, visto turistico e visto per affari

È qui che molti espositori prendono la decisione sbagliata.

Vedono che l'Indonesia ha un Visto all'arrivo. Vedono che il viaggio è breve. Potrebbero fermarsi solo per tre o quattro giorni. Quindi pensano: “Perché non usare la VOA?”.”

Ma il problema non è solo la durata della permanenza.

Il vero problema è cosa fare mentre si è in Indonesia.

Il visto all'arrivo può andare bene per molti viaggiatori che vengono per turismo, per brevi visite, per incontri o per partecipare a eventi occasionali. Ma se si partecipa ufficialmente a una fiera come espositore, potrebbe non essere sufficiente.

Ecco perché alcuni organizzatori di eventi sono molto diretti al riguardo. MET CONNEX dice che gli espositori stranieri che affittano o gestiscono uno stand, portano campioni di prodotti, cataloghi o articoli promozionali, o partecipano ad attività promozionali o di presentazione hanno bisogno del C11. EDRR Indonesia afferma che il visto all'arrivo non è consentito agli espositori nelle loro fiere.

Ecco la semplice differenza:

Tipo di visto	Il meglio per	Non ideale per
C11 Visto di esposizione	Espositori, partecipanti MICE, attività fieristica, promozione di prodotti o servizi	Impiego o percezione di salario da parte di una società indonesiana
Visto all'arrivo / e-VOA	Turismo, visite brevi, visite occasionali alle mostre se ammissibili	Lavoro allo stand, promozione del prodotto, attività formale dell'espositore
Visto turistico	Tempo libero, viaggi, visitare l'Indonesia	Partecipazione a fiere commerciali
Visto per visita d'affari	Riunioni, colloqui d'affari, trattative	Attività specifica per la mostra se è richiesto il C11

Rendiamolo più pratico.

Se siete un acquirente che visita un'esposizione per cercare fornitori, potete avere più opzioni per il visto.

Se siete turisti che visitano una mostra durante un viaggio a Giacarta o a Bali, probabilmente non avete bisogno del C11 solo per questo.

Ma se il vostro nome è collegato a uno stand, a un badge per gli espositori, a un programma di relatori, a una presentazione aziendale, a una dimostrazione di un prodotto, a un'attività di sponsorizzazione o a un team promozionale, dovrete fare molta più attenzione.

Perché, dal punto di vista dell'organizzatore dell'evento, non si tratta solo di “partecipare”. Si tratta di partecipare.

Ed è qui che il C11 diventa importante.

Requisiti e documenti per il visto Indonesia per esposizioni

I documenti per il visto C11 non sono impossibili, ma devono essere chiari.

I requisiti principali sono: un passaporto valido per almeno sei mesi, un estratto conto bancario personale degli ultimi tre mesi, una fotografia a colori recente, una prova di garanzia da parte del garante e un invito da parte dell'ente governativo o dell'istituzione privata che ospita il MICE o la fiera.

In pratica, è necessario prepararsi:

• Passaporto valido per almeno 6 mesi
• Foto recente a colori
• Estratto conto bancario personale o prova di fondi
• Lettera d'invito dell'organizzatore dell'evento, dell'ente ospitante o dell'istituzione indonesiana.
• Prova di garanzia da parte dello sponsor o del garante
• Registrazione all'evento o conferma dell'espositore
• Documenti aziendali, se richiesti
• Itinerario di viaggio o biglietto di ritorno, se richiesto

La lettera di invito è particolarmente importante.

Una lettera d'invito debole può rallentare le cose perché non spiega chiaramente il vostro scopo. Non deve limitarsi a dire: “Questa persona è invitata in Indonesia”. Deve spiegare perché viene, a quale evento partecipa e qual è il suo ruolo.

Una buona lettera d'invito dovrebbe di solito includere il vostro nome e cognome, il numero di passaporto, il nome dell'azienda, il ruolo all'interno dell'evento, il nome della mostra, la data dell'evento, il luogo e lo scopo della partecipazione.

Ad esempio, se rappresentate un'azienda in uno stand, la lettera deve essere chiara.

Se siete un oratore, dovrebbe indicarlo.

Se vi state iscrivendo come membri di un team promozionale, dovete spiegare il vostro legame con l'evento.

Questo è importante perché l'immigrazione e gli organizzatori di eventi devono capire la vostra attività. Più chiari sono i vostri documenti, più facile è dimostrare che il vostro visto corrisponde al vostro scopo.

Alcuni organizzatori di fiere ricordano agli espositori che sono responsabili dell'organizzazione del proprio visto. Non date quindi per scontato che l'organizzatore si occupi di tutto al posto vostro.

Potrebbero fornirvi una lettera d'invito, ma di solito la procedura di rilascio del visto è ancora di vostra competenza.

Come richiedere un visto per esposizioni in Indonesia

Il processo diventa molto più semplice se si procede nell'ordine giusto.

Confermate il vostro ruolo alla mostra.

Andrete come visitatore, espositore, personale dello stand, relatore, sponsor o rappresentante di un'azienda? Questo primo passo è importante perché il vostro ruolo influisce sul visto di cui avete bisogno.

Controllare le regole per il visto dell'organizzatore dell'evento.

Alcune fiere pubblicano chiaramente la loro politica in materia di visti. Alcune dicono che tutti gli espositori internazionali devono usare il C11. Alcuni dicono anche che il Visa on Arrival non è accettato per gli espositori. Per questo motivo non ci si deve affidare solo ai consigli di viaggio generali. Dovete controllare le regole per il vostro evento specifico.

Preparare i documenti e inviarli

Di solito sono necessari almeno il passaporto, la foto, l'estratto conto bancario, la lettera d'invito, la prova dello sponsor o del garante e la prova di partecipazione a un evento. Se la domanda viene presentata tramite un fornitore di visti, questi potrebbe richiedere ulteriori documenti a seconda del caso.

Quindi, presentare la domanda. Una volta approvato il visto, controllate attentamente ogni dettaglio.

Assicuratevi che il vostro nome, il numero di passaporto, il tipo di visto, il periodo di validità e il periodo di soggiorno siano corretti. Non aspettate di essere in aeroporto per notare un errore.

Prestate attenzione ai tempi.

Il sito ufficiale di eVisa dice che questo visto deve essere utilizzato entro 90 giorni dalla data di emissione e che il periodo di validità del visto è diverso dal periodo di soggiorno.

Ciò significa che ci sono due orologi diversi:

Il primo orologio è quando si deve entrare in Indonesia.
Il secondo orologio è il tempo di permanenza dopo l'arrivo.

Ad esempio, se il visto viene rilasciato troppo presto, la validità dell'ingresso potrebbe scadere prima dell'evento. Se invece la domanda viene presentata troppo tardi, i documenti mancanti o i problemi dello sponsor possono ritardare l'approvazione.

Quindi l'obiettivo non è fare domanda il prima possibile o il più tardi possibile.

L'obiettivo è fare domanda quando la partecipazione all'evento è confermata, i documenti sono pronti e la data del viaggio è abbastanza vicina da rientrare nel periodo di validità del visto.

Errori comuni da evitare prima di un viaggio espositivo

Uno degli errori più comuni è quello di utilizzare Visa on Arrival come espositore.

Di solito questo accade perché le persone pensano: “Non mi fermerò a lungo”. Ma ancora una volta, il problema non è solo il numero di giorni. Il problema è la vostra attività. Se state gestendo uno stand, promuovendo prodotti o partecipando come espositori ufficiali, il VOA potrebbe non corrispondere a ciò che state facendo.

Un altro errore è pensare che i visitatori e gli espositori seguano le stesse regole.

Non è così.

Un visitatore può solo girare per la sala espositiva, assistere alle sessioni, raccogliere opuscoli e incontrare persone in modo casuale. Un espositore fa parte dell'organizzazione dell'evento. Può stare in uno stand, presentare prodotti, parlare con potenziali clienti, portare campioni o rappresentare un marchio. Si tratta di una situazione molto diversa.

Alcuni pensano anche che i cittadini dell'ASEAN siano automaticamente esenti. Ma alcune fiere indonesiane dicono espressamente che il C11 si applica a tutti gli espositori stranieri, compresi quelli dei Paesi ASEAN. 

Un altro errore è quello di affidarsi a una lettera d'invito vaga.

Se la lettera d'invito non spiega chiaramente il vostro ruolo, l'evento, la data e lo scopo della vostra visita, può creare un inutile tira e molla. Un semplice errore nel documento può diventare un grosso problema quando il volo e il programma della cabina sono già fissati.

Un altro grave errore è quello di utilizzare il visto C11 per un impiego effettivo.

Il visto C11 non è un permesso di lavoro. La pagina ufficiale dell'eVisa dice che con questo visto non si possono ricevere salari, ricompense o pagamenti simili da individui o società in Indonesia.

Quindi, se la vostra attività prevede il pagamento da parte di un'azienda indonesiana, lavorare sotto un datore di lavoro indonesiano, o di fare qualcosa che assomigli a un impiego, non si deve pensare che il C11 sia sufficiente.

Infine, non aspettate che l'evento sia troppo vicino.

I viaggi per le fiere non sono come una normale vacanza. Potreste avere l'allestimento dello stand, la spedizione, i campioni, le prenotazioni alberghiere, i materiali stampati, i membri del team e le scadenze dell'evento. Un problema di visto può compromettere tutto.

Quindi gestite il visto con sufficiente anticipo per correggere gli errori prima che diventino costosi.

Avete bisogno di aiuto per richiedere un visto per mostre in Indonesia?

Partecipare a una fiera in Indonesia può sembrare semplice all'inizio, finché non ci si rende conto che il visto necessario dipende dal ruolo effettivo che si ricopre all'evento. Un visitatore che passeggia per la sede potrebbe non aver bisogno dello stesso visto di un espositore che gestisce uno stand, promuove prodotti, parla sul palco o rappresenta un'azienda.

Ed è qui che piccoli errori possono diventare stressanti. Un visto sbagliato può causare problemi prima del volo, all'immigrazione, durante la registrazione all'evento o quando il vostro team sta già preparando lo stand. Ecco perché è meglio confermare tutto prima del viaggio.

Visa-indonesia.com può aiutarvi a scegliere il tipo di visto giusto, a preparare i documenti necessari e a richiedere correttamente il visto per l'Indonesia, in modo che possiate concentrarvi sull'incontro con le persone, sulla promozione della vostra attività e sul successo dell'evento.

FAQ sul visto per l'Indonesia per le mostre

Di quale visto ho bisogno per una mostra in Indonesia?

Se siete espositori, oratori, rappresentanti di aziende, personale dello stand o qualcuno che promuove prodotti o servizi, di solito avete bisogno del visto per esposizioni C11. Se la vostra visita alla fiera è casuale, potrebbe essere sufficiente un altro visto, a seconda della vostra nazionalità e dell'attività svolta.

Posso usare il visto all'arrivo per una mostra in Indonesia?

È possibile, ma di solito solo se si partecipa come visitatori. Se siete un espositore o un partecipante ufficiale, molte fiere richiedono invece il C11. Alcuni organizzatori indicano chiaramente che il VOA non è consentito agli espositori.

Per quanto tempo posso soggiornare con un visto per esposizioni C11?

Secondo il sito ufficiale di eVisa, il visto C11 consente un soggiorno fino a 60 giorni ed è prorogabile.

Posso lavorare con un visto per esposizioni C11?

Il visto C11 non è un permesso di lavoro. Con questo visto non si possono ricevere salari, stipendi, ricompense o pagamenti simili da una società o da un individuo indonesiano.

Ho bisogno di una lettera di invito?

Sì. I documenti ufficiali richiesti includono un invito da parte dell'ente governativo o dell'istituzione privata che ospita il MICE o la fiera.

Gli espositori ASEAN hanno bisogno di un visto C11?

Alcune fiere indonesiane dicono di sì. MET CONNEX e EDRR Indonesia affermano entrambe che il C11 si applica agli espositori internazionali, compresi quelli dei Paesi ASEAN.

Chi è responsabile dell'organizzazione del visto per la mostra?

Di solito, la responsabilità è dell'espositore. Alcuni organizzatori possono fornire una lettera d'invito, ma non possono elaborare la domanda di visto per voi.