Sådan ansøger du om RPTKA

Hvis din virksomhed planlægger at ansæt en udenlandsk arbejder i IndonesienAt få RPTKA-godkendelse er det allerførste skridt, du ikke kan springe over. RPTKA står for Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing eller Foreign Worker Utilization Plan. Tænk på det som arbejdsministeriets måde at gennemgå og godkende din ansættelsesplan på, før du henter internationale talenter ind.

I henhold til regeringsforordning 34/2021 og arbejdsministerens forordning 8/2021 er RPTKA et obligatorisk krav i reglerne for arbejdskraft. Det sikrer, at den rolle, du tilbyder, virkelig kræver ekspertise eller færdigheder, som endnu ikke er bredt tilgængelige blandt lokale arbejdstagere.

RPTKA vil ikke forhindre dig i at ansætte udenlandske medarbejdere. I stedet handler det om at sikre, at stillingen er vigtig og vil have en positiv indvirkning på Indonesiens arbejdsstyrke. Ved at godkende en RPTKA støtter ministeriet udviklingen af arbejdsstyrken, tilskynder til overførsel af færdigheder til lokale medarbejdere og hjælper med at tiltrække globale talenter af høj værdi for at afhjælpe manglen på færdigheder og øge den økonomiske vækst. Denne proces bekræfter også, at din virksomhed er klar til at følge indonesisk arbejdsmarkedslovgivning og overholde alle regler for arbejdskraft.

Typer af RPTKA og deres gyldighed

Ikke alle RPTKA'er er ens. Ministeriet for arbejdskraft tilbyder forskellige typer afhængigt af, hvor længe den udenlandske arbejdstager skal blive, og hvilken slags arbejde vedkommende skal udføre. Her er en simpel oversigt, så du kan finde ud af, hvilken der passer til din situation.

Midlertidig RPTKA

En midlertidig RPTKA er gyldig i op til seks måneder og kan ikke forlænges. Den egner sig bedst til kortvarige opgaver, akutte reparationer eller specifikke engangsprojekter. Arbejdsgivere bør planlægge omhyggeligt, for når den udløber, skal der indgives en ny ansøgning, hvis arbejdet ikke er afsluttet.

Regelmæssig (over 6 måneder) RPTKA

Denne type er gyldig i mere end seks måneder, op til to år, og kan forlænges. Det er den mest almindelige mulighed for langsigtede virksomheds-, teknik- eller lederstillinger, hvor der er brug for en udenlandsk medarbejders ekspertise over en længere periode.

Ikke-DKPTKA RPTKA

Non-DKPTKA RPTKA er gyldig i op til to år og kan forlænges. Den gælder for arbejdsgivere eller roller, der er fritaget for at betale til Kompensationsfonden (DKPTKA), såsom visse uddannelsesinstitutioner, regeringsorganer og direktører eller kommissærer med kvalificerede aktiebesiddelser.

Særlig økonomisk zone (SEZ) RPTKA

En SEZ RPTKA er gyldig i op til fem år og er beregnet til virksomheder, der opererer i særlige økonomiske zoner. Den er designet til at give længerevarende stabilitet for udenlandske eksperter, der arbejder på strategiske projekter i udpegede områder.

Et godt råd: Match altid RPTKA-typen med den faktiske arbejdsvarighed. Hvis du ansøger om en kortere eller længere periode, end du har brug for, kan det medføre forsinkelser, ekstra omkostninger eller endda afslag.

Krav til RPTKA-ansøgning: Hvad du skal bruge

Før du kan ansætte udenlandske medarbejdere i Indonesien, skal din virksomhed udarbejde et sæt dokumenter til RPTKA-godkendelse. Disse krav kommer fra Ministeriet for arbejdskraft og er designet til at sikre, at din plan om at ansætte udenlandske medarbejdere møder Indonesisk arbejdslovgivning og overholdelse af lovgivning regler. For at opnå godkendelse skal du indsende alle de dokumenter, der kræves af ministeriet, da de lokale myndigheder kan gennemgå de krævede dokumenter for at sikre overholdelse. 

Følgende dokumenter er nødvendige for RPTKA-ansøgningsprocessen, og det er vigtigt at sikre, at alle dokumenter er komplette og nøjagtige for at undgå forsinkelser.

Her er, hvad du skal bruge for at komme i gang:

1. Dokumenter fra arbejdsgiveren (virksomheden)

• Virksomhedslicens (NIB) og Skøde på etablering - Bevis for, at din virksomhed er lovligt registreret i Indonesien.
• Virksomhedsstruktur og organisationsdiagram - Viser din lokale arbejdere og planlagt udenlandsk arbejdstager positioner.
• Skatteidentifikationsnummer (NPWP) - Bekræfter, at din virksomhed er i overensstemmelse med skattereglerne.
• Begrundelsesbrev - Forklarer, hvorfor du skal ansætte udenlandske arbejdere i stedet for egnede lokale kandidaterf.eks. særlige færdigheder eller ekspertise, der ikke findes lokalt.
• Uddannelses- og udviklingsplan - En klar plan for overførsel af færdigheder fra udenlandsk arbejdstager til Indonesiske arbejdereså lokale medarbejdere med tiden kan overtage rollen.
• Brev om forpligtelse til overholdelse - Siger, at du vil følge alle Regler for arbejdskraft og overholdelse af lovgivningen regler, herunder betaling af Kompensationsfond (DKPTKA) hvis det er nødvendigt.
• Ansættelsesbrev til lokal assistent - Arbejdsgivere skal normalt udpege en indonesisk medarbejder til at arbejde sammen med og modtage vidensoverførsel fra den udenlandske medarbejder. Dette krav gælder ikke for direktører, ledere af repræsentationskontorer, medlemmer af fondsbestyrelser eller midlertidige udenlandske medarbejdere.

Andre forretningsenheder, som defineret i det relevante arbejdskraftdekret udstedt af det indonesiske arbejdsministerium, kan også være berettiget til at ansøge om RPTKA, hvis de opfylder de juridiske krav.

2. Dokumenter fra den udenlandske arbejdstager

• Kopi af pas - Gyldig i mindst 18 måneder for en langvarig rolle eller 6 måneder for en kortvarig.
• Curriculum Vitae (CV) - Detaljeret arbejdshistorik, underskrevet af ansøgeren og stemplet af virksomheden.
• Uddannelsesbeviser og professionelle licenser - Skal matche rollen i Plan for udnyttelse af udenlandsk arbejdskraft.
• Seneste fotos - Normalt i passtørrelse med almindelig baggrund.
• Udkast til ansættelsesaftale - Beskriver stillingen, lønnen og ansvarsområderne for den udenlandsk medarbejder.

For udenlandske arbejdstagere, der søger langtidsansættelse i Indonesien, kan der kræves yderligere dokumentation for at ansøge om en permanent opholdstilladelse (KITAP). Det er også nødvendigt for udenlandske statsborgere at få en passende opholdstilladelse for at kunne åbne en bankkonto i Indonesien.

3. Andre mulige krav

• Virksomhedsenheder i særlige sektorer - Hvis din virksomhed opererer i visse brancher, skal du have yderligere tilladelser fra offentlige myndigheder eller relevante myndigheder kan være nødvendigt.
• Detaljer om jobtræning - Hvis stillingen indebærer træning lokale medarbejdereinkluderer en tidsplan og træningsmaterialer.
• Årlig rapport - For virksomheder, der allerede er etableret, og som viser stabilitet og operationel overensstemmelse.

Visse enheder, som f.eks. kulturelle institutioner, internationale agenturerog Repræsentationskontorer af fremmede landekan have yderligere eller andre krav til RPTKA-ansøgninger. Dette er især relevant, hvis den udenlandske arbejdstager vil være involveret i erhvervsuddannelse eller lignende specialiserede aktiviteter, da der kan gælde undtagelser eller specifikke godkendelsesprocesser.

Trin-for-trin RPTKA-ansøgningsproces

Hvem ansøger? Den indonesiske arbejdsgiver eller sponsor ansøger. Den udenlandske arbejdstager kan ikke ansøge på egen hånd.

Ministeriet for arbejdskraft er ansvarligt for at gennemgå og godkende RPTKA-ansøgninger via TKA Online-systemet og sikre, at reglerne for arbejdskraft overholdes.

1) Bekræft, at du kan ansætte en udenlandsk arbejdskraft

• Tjek, at stillingsbetegnelsen er tilladt for udenlandske medarbejdere.
• Sørg for, at din virksomhed har den rigtige erhvervslicens, og at rollen matcher dit forretningsområde.
• Planlæg, hvem der skal være den indonesiske modpart, og hvordan kompetenceoverførslen skal foregå. Tenaga kerja asing RPTKA er et vigtigt dokument, der kræves for at ansætte udenlandske arbejdere, og virksomheder skal demonstrere de unikke færdigheder eller den ekspertise, som den udenlandske arbejder bringer til organisationen.

2) Forbered virksomhedens dokumenter

• NIB og virksomhedslicens.
• Stiftelsesdokument og eventuelle ændringer.
• NPWP (skatte-ID) og virksomhedsprofil eller organisationsdiagram.
• Kontoradresse og kontaktoplysninger.
  Tip: Opbevar digitale kopier i PDF eller JPG. Brug tydelige filnavne.

3) Forbered dokumenter til udenlandske arbejdere

• Biografisiden i passet (gyldig nok til det planlagte ophold).
• Seneste foto.
• CV, der viser færdigheder og erfaring.
• Uddannelsesbevis og andre kvalifikationer, hvis det kræves.
• Bevis for sundhedsforsikring, hvis det kræves.

4) Opret eller log ind på TKA Online-systemet

• Brug Ministry of Manpower's TKA Online-portal.
• Opret en virksomhedskonto, og udpeg en ansvarlig person.

5) Udfyld RPTKA-formularen

• Indtast virksomhedsoplysninger.
• Tilføj jobtitel, jobbeskrivelse, sted og varighed.
• Angiv, hvor mange udenlandske medarbejdere du planlægger at ansætte til hver rolle.
• Navngiv den indonesiske medarbejder, og beskriv planen for uddannelse eller videnoverførsel.
• Upload de understøttende filer.

6) Dobbelttjek alt, før du sender

• Navnene stemmer overens med passet.
• Jobtitel og forretningsområde matcher din licens.
• Dokumenterne er læsbare og ikke udløbet.
• Der er oversættelser til rådighed, når det er nødvendigt.

7) Indsend ansøgningen

• Send RPTKA-anmodningen gennem portalen.
• Du kan få en opfølgning til afklaring eller et kort interview (ofte online). Svar hurtigt.

8) Følg op på anmeldelsen

• Log ind for at se statusopdateringer.
• Hvis medarbejderen beder om rettelser, skal du uploade de rettede filer og indsende dem igen.

9) Modtag RPTKA-godkendelsen

• Download godkendelsesbrevet fra systemet.
• Tjek jobtitel, varighed, placering og antal medarbejdere. Ret eventuelle fejl med det samme.

10) Vid, hvad der kommer bagefter

• Efter RPTKA-godkendelsen betaler arbejdsgiveren til Kompensationsfonden for anvendelse af udenlandsk arbejdskraft (DKPTKA), medmindre stillingen eller arbejdsgiveren er fritaget. Den godkendte RPTKA bliver derefter grundlaget for at ansøge om arbejdsvisum (VITAS) og den begrænsede opholdstilladelse (ITAS), som udenlandske statsborgere skal have for at arbejde i Indonesien.

Almindelige udfordringer og praktiske tips til at ansøge om RPTKA

Det er ikke altid nemt at få godkendt en RPTKA (Foreign Worker Utilization Plan). Mange virksomheder oplever forsinkelser eller endda afvisninger, fordi de overser vigtige detaljer. Her er nogle af de mest almindelige udfordringer sammen med praktiske tips, der kan hjælpe dig med at undgå dem.

Hvis en ansættelseskontrakt ophører før den aftalte slutdato, kræver indonesisk lov generelt, at arbejdsgiveren betaler medarbejderen værdien af den resterende kontraktperiode. Dette omtales ofte som betaling af den resterende del af kontrakten. Den separate PKWT-kompensationsløn under GR 35/2021 gælder ikke for udenlandske medarbejdere.

Når man har at gøre med manglende dokumenter eller juridiske spørgsmål, er det afgørende at have klare ansættelseskontrakter, der overholder de indonesiske regler. Det er med til at sikre korrekt klassificering af ansættelsestyper og beskytter både arbejdsgiver og arbejdstager i tilfælde af tvister.

1. At forveksle RPTKA med en arbejdstilladelse

Nogle arbejdsgivere tror, at en RPTKA er det samme som en arbejdstilladelse eller KITAS. I virkeligheden er det kun det første skridt. Uden RPTKA-godkendelse kan du ikke gå videre med en IMTA (arbejdstilladelse) eller VITAS (visum til begrænset ophold). Tip: Forstå den fulde proces. RPTKA-godkendelse kommer først, efterfulgt af arbejdstilladelse og visumansøgninger.

2. Manglende eller ufuldstændige dokumenter

Arbejdsministeriet kræver specifikke dokumenter fra både arbejdsgiveren og den udenlandske arbejdstager. Mangler du bare én, kan det forsinke din ansøgning. Tip: Brug en tjekliste. Dobbelttjek, at alle dokumenter er komplette, underskrevet og oversat, hvis det er nødvendigt, før du sender dem ind.

3. Forsinkelser i godkendelsesprocessen

Behandlingen kan tage uger eller endda måneder, især hvis der er mange ansøgninger, eller hvis dine dokumenter er uklare. Ansøg tidligt, helst 6-8 uger før den udenlandske medarbejders planlagte startdato. Svar hurtigt på eventuelle anmodninger fra ministeriet.

4. DKPTKA (Kompensationsfond) Forvirring

Mange virksomheder er ikke klar over, at arbejdsgivere skal betale DKPTKAhvilket er 100 USD pr. udenlandsk arbejdstager pr. måned, før RPTKA-godkendelse. Nogle arbejdsgivere og stillinger er undtaget, f.eks. visse regeringsorganer, internationale organisationer, specifikke uddannelsesroller og direktører eller kommissærer med kvalificerede aktiebesiddelser. Tjek altid, om din sag er omfattet af en undtagelse. Hvis det ikke er tilfældet, skal du arrangere betalingen tidligt for at forhindre forsinkelser i behandlingen.

5. Begrænsninger i jobpositionen

Visse stillinger er lukket for udenlandske arbejdere i henhold til indonesisk arbejdsmarkedslovgivning. Tjek de seneste regler fra arbejdsministeriet for at sikre, at stillingen er tilladt for en udenlandsk medarbejder, før du ansøger.

6. Mangel på en uddannelses- og udviklingsplan

Regeringen forventer, at udenlandske arbejdere overfører færdigheder til lokale medarbejdere, men nogle ansøgninger indeholder ikke en klar plan. Lav en enkel, realistisk uddannelsesplan, der viser, hvordan din udenlandske medarbejder vil hjælpe med at udvikle lokale talenter.

7. Overvågning af fornyelse

Hvis man glemmer at forny til tiden, kan det føre til juridiske problemer og afbrydelser i arbejdet. Sæt kryds i din kalender for fornyelsesfrister mindst 3 måneder før udløb.

Hvis du kender disse almindelige faldgruber og forbereder dig, vil du i høj grad forbedre dine chancer for at få din RPTKA godkendt uden unødig stress.