Assumere dipendenti stranieri in Indonesia

Dato che l'Indonesia continua ad attrarre investimenti diretti dall'estero, un numero sempre maggiore di aziende cerca di assumere lavoratori stranieri per ricoprire ruoli specializzati e apportare competenze internazionali ai propri team. Tuttavia, l'assunzione di cittadini stranieri in Indonesia comporta la necessità di navigare in un complesso panorama di regolamenti governativi e requisiti legali. 

Dall'ottenimento dei giusti permessi di lavoro al rispetto delle leggi locali sul lavoro, ogni fase deve essere gestita con attenzione. Per gli investitori e le aziende straniere che vogliono avere successo in Indonesia, comprendere le regole per l'assunzione di dipendenti stranieri è essenziale per costruire una forza lavoro forte e conforme e per sostenere le operazioni commerciali a lungo termine.

Punti salienti della normativa recente

Se hai intenzione di assumere dipendenti stranieri in Indonesia, è necessario essere sempre aggiornati sulle ultime regole. Negli ultimi anni, il governo indonesiano ha introdotto diverse nuove normative che rendono il processo più strutturato e, per certi versi, più semplice, se si seguono i passi giusti. Ogni nuova legge è supportata da almeno un regolamento attuativo, che fornisce procedure dettagliate per la conformità.

Ecco cosa c'è da sapere:

1. Legge Omnibus e Legge per la creazione di posti di lavoro (2020)

La Legge sulla Creazione di Lavoro, nota anche come Legge Omnibus, è stata introdotta per semplificare le assunzioni e gli investimenti in Indonesia. Riduce le regole che si sovrappongono e mira a rendere le cose più veloci per le imprese, in particolare per le aziende di proprietà straniera e per gli investitori. Questa legge ha reso più semplice l'ottenimento dei permessi di lavoro, ha ridotto la burocrazia e ha sostenuto la creazione di posti di lavoro grazie ai talenti stranieri.

2. Regolamento governativo n. 34 del 2021

L'Indonesia Regolamento governativo n. 34 del 2021 si concentra sul utilizzo di lavoratori stranieri (conosciuto localmente come TKA). Spiega:

• Quali ruoli possono essere ricoperti da cittadini stranieri
• Come le aziende devono preparare un Piano di utilizzo dei lavoratori stranieri (RPTKA)
• L'obbligo di formare lavoratori indonesiani accanto a quelli stranieri

Questa è la normativa principale con cui dovrai confrontarti quando assumerai legalmente degli stranieri.

3. Regolamento ministeriale n. 8 del 2021

Questo regolamento ha fatto la maggior parte del processo di candidatura onlineattraverso la piattaforma TKA Online del Ministero della Manodopera. Questo sistema accelera le operazioni come l'invio dell'RPTKA e l'ottenimento dell'IMTA (autorizzazione al lavoro). Non dovrai più aspettare in lunghe file o spedire moduli cartacei.

4. Regolamento governativo n. 40 del 2023

Questo nuovo regolamento n. 40 del 2023 L'aggiornamento rafforza l'elaborazione digitale e supporta l'estero professionisti dell'investimento e dipendenti stranieri altamente qualificati. Tocca anche Tipi di visto e si allinea alle modifiche apportate al permesso di soggiorno limitato (KITAS) per soddisfare le moderne esigenze aziendali.

5. Permenkumham n. 29 del 2021

Pubblicato dal Ministero della Legge e dei Diritti Umani, Permenkumham n. 29 del 2021 coperture permessi di immigrazione e le categorie di visto, soprattutto per coloro che richiedono un visto per soggiorno limitato per lavorare o investire in Indonesia. Il documento aiuta a definire chi ha i requisiti, per quanto tempo può rimanere e come rinnovarlo.

Chi può assumere e quando

Non tutte le aziende in Indonesia possono assumere lavoratori stranieri. Secondo la legge indonesiana, solo alcune persone giuridiche ed entità commerciali sono autorizzate ad assumere dipendenti stranieri. Il governo ha stabilito regole chiare su chi è autorizzato per farlo e quando è appropriato. Vediamo di semplificare le cose.

1. Solo alcune aziende possono assumere stranieri

Per assumere legalmente un lavoratore straniero in Indonesia, la tua azienda deve essere una delle seguenti:

• PT PMA (Società di proprietà straniera)
  Si tratta di aziende parzialmente o totalmente di proprietà di investitori stranieri. Sono il tipo più comune di società a cui è consentito assumere cittadini stranieri.
• Uffici di rappresentanza
  Le aziende straniere che hanno una filiale o un ufficio in Indonesia (ma che non generano direttamente reddito) possono assumere personale straniero in determinati ruoli, solitamente a livello esecutivo o di consulenza.
• Organizzazioni internazionali e non profit
  Anche alcune organizzazioni no-profit e organismi internazionali con status legale in Indonesia possono assumere stranieri per programmi specifici.

Quindi, se stai avviando una piccola attività locale (come un normale PT), non puoi assumere dipendenti stranieri a meno che non aggiorni la tua licenza commerciale o non ti ristrutturi come PT PMA.

2. Che tipo di lavoro può essere offerto ai lavoratori stranieri?

L'Indonesia non permette a uno straniero di occupare un posto di lavoro qualsiasi. La posizione deve richiedere abilità specialidi solito non sono facilmente reperibili nella forza lavoro locale. Le normative indonesiane specificano un elenco di posizioni lavorative che possono essere occupate da lavoratori stranieri.

I ruoli consentiti in genere includono:

• Direttori, commissari e manager senior
• Ingegneri, esperti di tecnologia e consulenti
• Insegnanti in scuole o università internazionali
• Posti di lavoro specializzati nei settori energetico, minerario, manifatturiero e digitale

Ma ruoli come il receptionist, il cassiere, l'assistente amministrativo o il personale addetto alle risorse umane sono strettamente legati a solo lavoratori locali.

3. Anche il tempismo è importante

Non puoi assumere un lavoratore straniero dall'oggi al domani. Prima di assumere, la tua azienda deve:

• Ottieni l'approvazione per un Piano di utilizzo dei lavoratori stranieri (RPTKA)
• Assicurati che il ruolo rientri nell'elenco delle mansioni approvate
• Assicurati che ci sia un piano per formare i dipendenti locali insieme a quelli assunti all'estero.

Esiste anche un sistema di priorità: le aziende devono sempre cercare di assumere prima i lavoratori indonesiani. Le assunzioni di stranieri sono consentite solo in caso di reale necessità.

Processo di assunzione passo dopo passo

L'assunzione di dipendenti dall'estero in Indonesia comporta dei passaggi ben precisi e richiede una stretta osservanza delle procedure e dei regolamenti indonesiani per garantire la conformità durante l'intero processo di assunzione.

Costi e tempi rapidi (agosto 2025)

Requisiti	Tassa/contributo governativo	Circa USD*	Tempo di elaborazione tipico**	Note chiave
Approvazione RPTKA & Pagamento DKP-TKA	DKP-TKA = 100 USD per mese di incarico (pagati in IDR al tasso medio della BI)	Esempio 6 mesi ≈ USD 600	3-5 giorni lavorativi (manodopera)	La RPTKA in sé è gratuita; paga il DKP-TKA prima dell'approvazione.
e-VITAS / e-KITAS - Categoria I (fino a 6 mesi)	IDR 5.250.000	≈ 340 DOLLARI	2-3 giorni lavorativi	La tassa copre il rilascio del visto e del bollino ITAS.
e-VITAS / e-KITAS - Categoria II (fino a 12 mesi)	IDR 7.350.000	≈ 476 DOLLARI	2-3 giorni lavorativi	,
e-VITAS / e-KITAS - Categoria III (fino a 24 mesi)	IDR 9.500.000	≈ 615 DOLLARI	2-3 giorni lavorativi	,
NPWP (Codice Fiscale)	Nessuna tassa	,	Il giorno stesso (online)	L'espatriato convalida il NPWP online dopo il rilascio del KITAS
BPJS Ketenagakerjaan e Kesehatan (se il soggiorno è > 6 mesi)	Contributi mensili del datore di lavoro + del dipendente	Varia	3-5 giorni lavorativi	L'assicurazione privata è consentita per incarichi di durata ≤ 6 mesi.

*Equivalenti in dollari calcolati a IDR 15.450 = USD 1 (Agosto 2025).

*I tempi di elaborazione sono indicativi e presuppongono documenti completi.

Passo 1: Preparare il piano di utilizzo dei lavoratori stranieri (RPTKA)

Per prima cosa, la tua azienda deve creare un RPTKA. L'RPTKA è un documento fondamentale per l'utilizzo di manodopera straniera in Indonesia. Si tratta di un piano dettagliato che spiega il motivo per cui hai bisogno di un lavoratore straniero e l'esatto lavoro che dovrà svolgere. Dovrai presentare questo piano online attraverso il sito web del Ministero della Manodopera.

Ecco un elenco dei documenti che dovrai preparare:

• Licenza commerciale (NIB)
• Atto costitutivo e modifiche
• Organigramma
• Bozza di contratto di lavoro
• Certificati di istruzione ed esperienza lavorativa del lavoratore straniero
• Piano di formazione per un collega indonesiano che sarà affiancato o aggiornato

Fase 2: ottenere l'approvazione per la RPTKA

Dopo la presentazione, il Ministero esamina il tuo piano. Verificheranno se stai assumendo per ruoli consentiti a dipendenti stranieri e si assicureranno che tu abbia un chiaro piano di formazione per i tuoi lavoratori indonesiani. L'approvazione richiede solitamente dai 5 ai 15 giorni lavorativi.

Nota: Alcune categorie, come gli azionisti che sono amministratori o commissari con investimenti di almeno 1 milione di dollari, sono esenti dal requisito RPTKA.

Passo 3: Ottenere la Notifica di Lavoratore Straniero (Notifikasi)

Una volta approvata l'RPTKA, il passo successivo è quello di richiedere l'autorizzazione al rilascio dell'RPTKA. Notifica dei lavoratori stranieri, noto anche come Notifikasiche ha sostituito il vecchio sistema IMTA ai sensi del regolamento MOM n. 10/2018 e del regolamento governativo n. 34/2021.

In questa fase, la tua azienda deve pagare il Fondo di compensazione per i lavoratori stranieri (DKP-TKA)che è 100 dollari al mese per ogni dipendente straniero. Questo compenso viene versato in un fondo governativo per lo sviluppo della forza lavoro in Indonesia. Una volta confermato il pagamento, la notifica diventa attiva.

L'elaborazione richiede solitamente 3-7 giorni lavorativi.

Passo 4: Visto (e-VITAS) e permesso di soggiorno limitato (KITAS)

Una volta approvata la RPTKA e pagata la tassa DKP-TKA, l'Immigrazione rilascerà l'approvazione e-VITAS. Per la maggior parte delle nazionalità, non sarà più necessario recarsi presso un'ambasciata o un consolato indonesiano. La lettera di approvazione ti verrà inviata via e-mail in formato PDF.

Tutto ciò che il tuo dipendente straniero deve fare è stampare il PDF, portarlo con sé quando vola in Indonesia e presentarlo al banco dell'immigrazione all'arrivo. L'ufficio immigrazione apporrà un visto adesivo sul loro passaporto e da quel momento potranno soggiornare e lavorare legalmente in Indonesia.

Solo un piccolo gruppo di nazionalità "ristrette" deve ancora ritirare il visto presso un'ambasciata prima di partire. Se questo è il caso del tuo lavoratore, l'Ufficio Immigrazione contrassegnerà la pratica con la dicitura "Telex-Embasciata" e ti comunicherà il luogo in cui dovrà recarsi.

Passo 5: Fornire una lettera di sponsorizzazione e garanzia

I datori di lavoro devono presentare un Lettera di sponsorizzazione e garanzia su carta intestata dell'azienda. Questa lettera dimostra la responsabilità dell'azienda nei confronti del dipendente straniero durante la sua permanenza in Indonesia.

La lettera deve includere:

• Una dichiarazione di sponsorizzazione e responsabilità per la conformità legale del dipendente
• I dati personali e lavorativi del dipendente straniero
• Lo status lavorativo del dipendente straniero
• Un impegno a coprire i costi di rimpatrio se necessario.
• Una copia del documento d'identità e della firma del direttore della società

Nota: i depositi bancari sono richiesti solo per alcuni tipi di visto, come il Visto per la seconda casa. Per lo standard lavoro KITASLa garanzia è solitamente costituita da questa lettera: Il dipendente straniero deve fornire una garanzia per l'immigrazione. 

Passo 6: Sicurezza sociale (BPJS) e codice fiscale (NPWP)

Una volta che il tuo dipendente straniero è in possesso di un KITAS, è obbligatorio per iscriverli ai programmi di sicurezza sociale indonesiani, BPJS Ketenagakerjaan (occupazione) e BPJS Kesehatan (assistenza sanitaria).

Dovresti anche richiedere un Numero di identificazione fiscale (NPWP) se il lavoratore straniero rimane più di 183 giorni in Indonesia o percepisce un reddito da fonti indonesiane. Detto questo, è bene ottenere il NPWP in anticipo per evitare problemi di busta paga e di conformità.

Questo passo aiuta a mantenere la tua azienda completamente legale e a proteggere i tuoi lavoratori in base alle leggi indonesiane sul lavoro e sul fisco.

I datori di lavoro devono inoltre adempiere all'obbligo di rendicontazione, presentando alle autorità competenti relazioni periodiche sulla registrazione e la conformità dei dipendenti stranieri.

Contratti di lavoro

Quando si assumono dipendenti stranieri in Indonesia, è fondamentale redigere contratti di lavoro che rispettino pienamente le leggi indonesiane sul lavoro. Il contratto di lavoro deve indicare chiaramente la descrizione delle mansioni, lo stipendio, i benefit, l'orario di lavoro e le condizioni di licenziamento. 

La maggior parte dei lavoratori stranieri viene assunta con un contratto di lavoro a tempo determinato, che può essere prorogato o rinnovato in base alle normative locali. I datori di lavoro devono assicurarsi che il contratto di lavoro sia legalmente vincolante e che protegga gli interessi sia dell'azienda che del lavoratore straniero. 

Inoltre, tutti i contratti di lavoro per i lavoratori stranieri devono essere registrati presso le autorità competenti per garantire la conformità alle leggi sul lavoro ed evitare potenziali conseguenze legali. Adottando queste misure, i datori di lavoro possono salvaguardare la propria attività e garantire chiarezza ai dipendenti in Indonesia.

Inserimento di dipendenti stranieri

Il successo dell'inserimento di dipendenti stranieri in Indonesia richiede un'attenzione particolare sia ai requisiti legali che all'integrazione culturale. I datori di lavoro devono verificare che tutti i lavoratori stranieri siano in possesso di un permesso di lavoro e di un visto validi prima di iniziare a lavorare. Il processo di inserimento deve comprendere anche un orientamento approfondito alla cultura indonesiana del luogo di lavoro, alle politiche aziendali e alle normative locali. 

Le sessioni di formazione possono aiutare i dipendenti stranieri ad adattarsi rapidamente e a comprendere il loro ruolo all'interno del team. I datori di lavoro hanno la responsabilità di garantire la conformità alle leggi indonesiane sul lavoro, tra cui la corretta registrazione ai fini della previdenza sociale e l'osservanza dei processi retributivi. Fornendo un programma strutturato di onboarding, le aziende possono aiutare i dipendenti stranieri a sentirsi benvenuti, a ridurre il rischio di problemi di conformità e a gettare le basi per un rapporto di lavoro produttivo.

Buste paga e tasse

La gestione delle buste paga e delle imposte per i dipendenti stranieri in Indonesia comporta una stretta osservanza delle normative locali. I datori di lavoro devono trattenere e versare l'imposta sul reddito per conto dei lavoratori stranieri, oltre a versare i contributi previdenziali richiesti. Le leggi indonesiane sul lavoro richiedono inoltre il rispetto delle norme relative al salario minimo, all'orario di lavoro e alle indennità di fine rapporto per tutti i dipendenti, compresi i cittadini stranieri. 

Orientarsi tra questi requisiti può essere complesso, soprattutto per le aziende che si affacciano per la prima volta sul mercato indonesiano. Molte aziende scelgono di esternalizzare la gestione delle paghe e delle imposte per garantire l'accuratezza e la conformità a tutte le leggi in materia. In questo modo, i datori di lavoro possono concentrarsi sulle loro attività principali, riducendo al minimo il rischio di sanzioni e assicurandosi che i loro dipendenti stranieri siano pagati correttamente e puntualmente.

Benefici per i dipendenti

Offrire benefit competitivi ai dipendenti è fondamentale per attrarre e trattenere i migliori talenti stranieri in Indonesia. I datori di lavoro sono tenuti per legge a offrire determinati benefit ai dipendenti stranieri, come la copertura previdenziale e sanitaria. A seconda del contratto di lavoro e della politica aziendale, ulteriori benefit possono includere indennità di alloggio, sostegno all'istruzione, assistenza al trasferimento e altri vantaggi pensati per sostenere i lavoratori stranieri e le loro famiglie.

Un pacchetto di benefit completo non solo aiuta i dipendenti stranieri a sentirsi apprezzati, ma garantisce anche la conformità alle leggi indonesiane sul lavoro e ai requisiti del permesso di lavoro. Investendo nei benefit per i dipendenti, le aziende possono aumentare la soddisfazione sul lavoro, migliorare la fidelizzazione e costruirsi una reputazione positiva come datore di lavoro di riferimento per i lavoratori locali e stranieri in Indonesia.

Migliori pratiche e insidie comuni

L'assunzione di lavoratori stranieri in Indonesia può avvenire senza problemi se sai a cosa fare attenzione. I datori di lavoro dovrebbero monitorare regolarmente gli aggiornamenti della normativa sulla manodopera per garantire la costante conformità alla legge indonesiana sul lavoro. Queste buone pratiche ti faranno risparmiare tempo, denaro e frustrazione.

Migliori pratiche

• Iniziare presto
  Inizia il processo RPTKA almeno 1-2 mesi prima della data di assunzione prevista. Le approvazioni governative possono richiedere più tempo durante le festività o i periodi di punta.
• Usa il sistema online TKA
  Invia tutto attraverso il portale ufficiale TKA Online. È più veloce e organizzato che fare le cose manualmente.
• Controlla due volte l'idoneità al lavoro
  Assicurati che la posizione per cui stai assumendo sia presente nell'elenco approvato per i lavoratori stranieri. I ruoli non approvati verranno rifiutati durante la revisione della RPTKA.
• Richiedi l'assistenza di un agente autorizzato o di un consulente legale
  Le regole dell'immigrazione cambiano spesso. Un partner di fiducia può aiutarti a rispettare le regole ed evitare ritardi.
• Documenta tutto
  Conserva le copie cartacee di tutte le richieste, le approvazioni e le ricevute. Ti serviranno per i rinnovi, gli audit e i rapporti.
• Formare il tuo team locale
  Includi un piano chiaro per il trasferimento delle conoscenze nella tua RPTKA. Questo dimostra il tuo impegno a far crescere i talenti locali e ti mantiene in regola.

⚠️ Le insidie più comuni da evitare

• Appalti o distacchi illegali
  Affidare un lavoratore straniero a una terza parte non autorizzata può sembrare più facile, ma spesso porta a pesanti sanzioni.
• Ignorare la pianificazione dell'uscita
  Se non si pianifica la scadenza del visto o la fine del contratto, i datori di lavoro e i dipendenti possono incorrere in costosi problemi di conformità.
• Le insidie del rinnovo del contratto
  La mancata gestione dei rinnovi contrattuali può comportare la conversione di un contratto a tempo determinato in un contratto di lavoro a tempo indeterminato secondo la legge indonesiana.
• Non guardare l'edilizia abitativa e il welfare
  Saltare anche un semplice orientamento sulle opzioni abitative locali o sui controlli sanitari può portare all'insoddisfazione dei lavoratori e a danni alla reputazione.
• Sottovalutare gli aggiornamenti del portale
  I sistemi di immigrazione online si aggiornano spesso. Saltare i nuovi tutorial o le modifiche alla piattaforma può bloccare le tue domande.
• Trascurare le festività locali e le regole del lavoro
  La mancata osservanza degli orari delle festività locali o delle regole sugli straordinari può scatenare controversie sindacali e richieste di pagamento degli arretrati.