Visa Indonesia untuk Pertukaran Pelajar (Panduan 2025)

Indonesia memperlakukan mahasiswa pertukaran berbeda dengan mahasiswa program sarjana penuh. Jika Anda datang untuk satu atau dua semester, Anda kemungkinan besar memerlukan... Visa C9 jangka pendek. Namun, jika Anda mendaftar ke program sarjana atau magister, Anda akan menjalani proses yang lebih lama. Visa pelajar E30 prosesnya.

Perubahan terjadi pada tahun 2025. Visa pelajar lama untuk mahasiswa pertukaran digantikan oleh kategori C9 Short Course. Dan kode C316 yang sebelumnya digunakan oleh mahasiswa program gelar? Kini kode tersebut diganti menjadi E30A hingga E30D, tergantung pada tingkat pendidikan Anda.

Ini hal penting: aturan imigrasi sering berubah. Apa yang berlaku hari ini mungkin berubah bulan depan. Selalu periksa kembali persyaratan terbaru dengan Kedutaan Besar Indonesia di negara asal Anda dan universitas tuan rumah Anda. Lebih baik lagi, gunakan agen visa resmi jika institusi pendidikan Anda menyediakan layanan tersebut.

Panduan ini membantu tiga kelompok calon mahasiswa:

Mahasiswa pertukaran satu atau dua semester berangkat ke Indonesia melalui program seperti Asia Exchange atau kemitraan langsung dengan universitas.

Peserta kursus singkat dan sekolah musim panas yang membutuhkan cara yang sah untuk belajar selama beberapa minggu atau bulan.

Mahasiswa program gelar ganda melakukan transfer kredit antara universitas asal mereka dan sekolah mitra di Indonesia.

Bagaimana Sistem Visa Pertukaran Pelajar Indonesia Berfungsi

Visa Kunjungan vs Visa Tinggal Terbatas (KITAS) – Apa Perbedaannya?

Visa kunjungan C9 sangat cocok untuk kebanyakan mahasiswa pertukaran. Visa ini dirancang untuk program kursus singkat dan semester pertukaran di mana Anda tidak mendapatkan gelar dari Indonesia. Saat Anda tiba di Indonesia, Anda akan mendapatkan 60 hari. Butuh waktu lebih lama? Anda dapat memperpanjangnya dua kali, sehingga total waktu tinggal Anda sekitar enam bulan. Namun, ada syaratnya: visa ini hanya berlaku untuk satu kali masuk. Jika Anda meninggalkan Indonesia, bahkan untuk perjalanan akhir pekan ke Singapura, visa Anda biasanya akan dibatalkan.

Siapa Sebenarnya “Pendaftar” yang Sebenarnya? Mahasiswa vs Universitas vs Agen Visa

Inilah yang membingungkan orang: Anda tidak bisa langsung pergi ke kedutaan Indonesia terdekat dan mengajukan permohonan visa pelajar. Universitas-universitas Indonesia terlebih dahulu mengajukan permohonan izin belajar dan persetujuan visa ke kantor imigrasi mereka. Baru setelah universitas mendapatkan persetujuan, Anda bisa pergi ke konsulat atau kedutaan Indonesia di negara Anda.

Sebagian besar universitas di Indonesia bekerja sama dengan agen visa resmi. Universitas seperti Universitas Udayana, Universitas Warmadewa, dan Universitas Undiknas memiliki agen yang menangani seluruh proses aplikasi C9 untuk mahasiswa pertukaran. Agen-agen ini sangat memahami sistem tersebut. Mereka mengurus dokumen-dokumen, berkomunikasi dengan otoritas imigrasi, dan memberi tahu Anda langkah-langkah yang harus diambil.

Tugas Anda sebagai mahasiswa? Kirimkan dokumen Anda, bayar biaya, dan ikuti petunjuk. Pekerjaan berat dilakukan di belakang layar.

Kriteria Kelayakan untuk Visa Pertukaran Pelajar Indonesia

Tidak semua orang secara otomatis memenuhi syarat untuk visa pelajar Indonesia. Anda harus memenuhi persyaratan khusus program dan persyaratan pribadi. Berikut adalah hal-hal yang diperhatikan oleh otoritas imigrasi saat meninjau permohonan.

Persyaratan Program dan Institusi Tuan Rumah

Anda memerlukan surat penerimaan resmi dari universitas Indonesia atau lembaga yang diakui. Tanpa surat penerimaan, permohonan visa tidak dapat diajukan. Program tersebut harus bersifat akademik sejati, termasuk kelas, kuliah, penelitian, atau pembelajaran terstruktur. Program kerja, kegiatan bisnis, dan sukarela tidak memenuhi syarat untuk visa pelajar.

Persyaratan Pribadi

Paspor Anda harus berlaku setidaknya 12 hingga 18 bulan sejak tanggal Anda mengajukan permohonan. Petugas imigrasi ingin memastikan bahwa Anda tidak perlu memperbarui paspor di tengah program.

Anda juga perlu bukti bahwa Anda mampu membiayai tinggal Anda. Bukti ini bisa berupa salinan rekening bank, surat beasiswa, atau surat jaminan keuangan dari orang tua Anda. Jumlahnya bervariasi, tetapi pertimbangkan untuk mencakup biaya kuliah, akomodasi, makanan, dan keadaan darurat.

Kesehatan juga penting. Sebagian besar aplikasi memerlukan surat keterangan medis atau surat keterangan kesehatan yang menyatakan bahwa Anda tidak menderita penyakit menular yang serius. Dan tentu saja, Anda memerlukan catatan imigrasi yang bersih, tanpa pelanggaran visa atau overstays di masa lalu.

Langkah demi Langkah: Cara Mengajukan Permohonan Visa Pertukaran Pelajar Indonesia (C9)

1. Diterima dan Konfirmasi Penempatan Pertukaran Anda

Mulailah dengan mendaftar ke universitas tuan rumah Anda. Anda mungkin melalui penyedia seperti Asia Exchange atau Upskill, atau universitas asal Anda mungkin memiliki kemitraan langsung dengan sekolah di Indonesia. Bagaimanapun, Anda memerlukan Surat Penerimaan Resmi tersebut sebelum proses lainnya dilanjutkan.

2. Universitas Mengajukan Permohonan Izin Studi dan Persetujuan Visa Anda

Setelah Anda diterima, universitas tuan rumah di Indonesia segera bertindak. Mereka mengajukan dua hal: izin belajar dari Kementerian Pendidikan Indonesia dan persetujuan visa dari Direktorat Jenderal Imigrasi. Hal ini menghasilkan apa yang disebut persetujuan telex atau e-visa.

Anda tidak berurusan langsung dengan imigrasi Indonesia pada tahap ini. Universitas yang mengurusnya. Proses aplikasi ini biasanya memakan waktu beberapa minggu, itulah mengapa memulai lebih awal sangat penting.

3. Siapkan Paket Dokumen Anda

Sambil universitas memproses persetujuan Anda, kumpulkan semua dokumen yang diperlukan:

• Salinan paspor Menampilkan halaman foto Anda dan halaman-halaman yang berisi stempel.
• Foto berwarna terbaru Memenuhi spesifikasi paspor (latar belakang putih, tanpa kacamata, ekspresi netral)
• Formulir permohonan yang telah ditandatangani yang disediakan oleh universitas Anda atau agen visa Anda
• Surat sponsor dan surat rekomendasi dari universitas tuan rumah Anda (biasanya mereka yang membuatnya untuk Anda)
• Bukti dana, Saldo minimum USD 2.000 untuk 3 bulan terakhir.

Dapatkan terjemahan untuk dokumen apa pun yang tidak dalam bahasa Inggris atau Indonesia. Beberapa kedutaan besar memerlukan terjemahan yang disahkan, jadi pastikan untuk memeriksa persyaratan khusus dari kedutaan besar yang bersangkutan.

4. Ajukan Permohonan Visa C9 di Kedutaan Besar Indonesia / Secara Online

Cara Anda mengajukan permohonan tergantung pada negara asal Anda. Beberapa kedutaan Indonesia menerima permohonan e-Visa secara online. Yang lain mengharuskan janji temu secara langsung. Agen visa universitas Anda biasanya akan membimbing Anda dalam bagian proses ini.

Biaya visa bervariasi tergantung negara dan mata uang. Siapkan anggaran antara $50 hingga $150 USD setara untuk visa C9. Beberapa universitas menggabungkan biaya visa dengan biaya perpanjangan secara langsung di awal.

Proses pengolahan biasanya memakan waktu 10 hingga 20 hari kerja untuk sebagian besar pemohon. Terkadang prosesnya lebih cepat, kadang-kadang lebih lambat. Itulah mengapa mengajukan permohonan 2-3 bulan sebelum semester Anda dimulai adalah langkah yang bijaksana.

5. Terima e-Visa Anda, Pesan Tiket Pesawat, dan Periksa Aturan Kedatangan

Ketika permohonan visa Anda disetujui, Anda akan menerima dokumen e-Visa. Cetak beberapa salinan dan simpan versi digitalnya di ponsel Anda. Selain itu, cetak Surat Penerimaan Anda.

Periksa masa berlaku visa Anda; masa berlaku tersebut menunjukkan tanggal-tanggal di mana Anda harus masuk ke Indonesia. Masa tinggal 60 hari Anda dimulai pada hari Anda tiba, bukan tanggal penerbitan visa.\

Sebelum Anda mendarat, Anda perlu Lengkapi Kartu Kedatangan Digital Indonesia melalui “Seluruh Indonesia”Platform ini. Formulir online ini mencakup sertifikat kesehatan dan deklarasi bea cukai Anda. Sebagian besar maskapai penerbangan akan mengingatkan Anda tentang hal ini, tetapi disarankan untuk mengisinya paling lambat 3 hari sebelum kedatangan. Anda akan menerima kode QR yang akan dipindai oleh petugas imigrasi saat Anda tiba. Simpan tangkapan layar kode QR ini di ponsel Anda.

Masukkan barang-barang ini ke dalam bagasi kabin, bukan bagasi terdaftar:

• Paspor
• Visa Elektronik Cetak
• Surat Penerimaan
• Nomor kontak darurat
• Dokumen asuransi

Jadwal Visa: Kapan Harus Mengajukan Permohonan dan Cara Merencanakan Mundur dari Awal Semester Anda

Untuk menghindari kepanikan di menit-menit terakhir, Anda disarankan untuk merencanakan mundur dari tanggal awal semester, dengan memberikan waktu yang cukup untuk persetujuan universitas, proses imigrasi, dan kemungkinan keterlambatan yang tidak terduga. Jadwal ini menunjukkan kapan Anda harus melakukan apa, sehingga visa Anda sudah siap jauh sebelum Anda mulai packing.

Jadwal Ideal untuk Program Singkat/Pertukaran C9

Mulai 2-3 bulan sebelum kedatangan memberi Anda waktu yang cukup. Berikut adalah jadwal realistis yang dihitung mundur dari hari pertama kelas Anda:

12 minggu lagi: Daftarkan diri Anda ke program pertukaran dan mulailah mengumpulkan dokumen-dokumen yang diperlukan seperti transkrip nilai dan laporan bank.

8 minggu lagi: Universitas Anda mengajukan permohonan izin belajar Anda dan meminta persetujuan visa dari imigrasi Indonesia. Bagian ini seringkali memerlukan pemberitahuan sebelumnya kepada lembaga pemerintah.

4 minggu lagi: Ajukan permohonan visa Anda di kedutaan dan tunggu prosesnya. Sebagian besar kedutaan membutuhkan waktu untuk meninjau dokumen yang diajukan oleh pemohon.

2 minggu lagi: Konfirmasikan penerbangan Anda dan pesan akomodasi. Pastikan asuransi Anda berlaku sebelum tanggal keberangkatan Anda.

Bagaimana Jika Anda Telat? (Pendaftar Terakhir)

Diterima terlambat? Beberapa penyedia layanan menyebutkan bahwa Anda dapat masuk ke Indonesia dengan visa on arrival, kemudian keluar dan masuk kembali setelah visa pelajar Anda disetujui. Solusi ini memang ada, tetapi berisiko jika Anda melakukannya sendiri.

Hanya pertimbangkan hal ini jika universitas Anda atau agen visa resmi secara eksplisit memandu Anda melalui prosesnya. Mereka akan memberitahu Anda kapan harus berangkat, ke mana harus pergi (seringkali ke Singapura atau Malaysia untuk urusan visa), dan kapan Anda dapat kembali.

Belajar dengan visa turis tanpa rencana terstruktur melanggar aturan imigrasi. Anda berisiko dikenai denda, dideportasi, dan dilarang mengajukan visa di masa depan. Tidak sepadan.

Setelah Anda Tiba: Perpanjangan, Pelaporan, dan Memastikan Kepatuhan Hukum

Perpanjangan Visa Singkat C9

Visa C9 Anda memberikan masa berlaku awal selama 60 hari. Namun, kebanyakan mahasiswa pertukaran membutuhkan waktu yang lebih lama. Anda dapat memperpanjang visa C9 untuk kursus singkat ini dua kali, pertama untuk 60 hari lagi, dan kedua untuk 60 hari terakhir. Totalnya sekitar 180 hari, atau sekitar enam bulan.

Mulailah Proses perpanjangan visa Sekitar dua minggu sebelum izin tinggal Anda saat ini habis masa berlakunya. Anda perlu mengetahui kapan visa Anda akan habis masa berlakunya, dan kemudian Anda dapat meminta agen visa universitas Anda untuk mengurus hal ini. Anda mungkin perlu mengunjungi kantor imigrasi sebentar untuk foto atau tanda tangan, tetapi agenlah yang menangani pekerjaan yang lebih rumit.

Keluar dan Masuk Kembali ke Indonesia Selama Program Pertukaran Anda

Ingat, visa singkat adalah visa masuk tunggal. Jika Anda ingin memesan perjalanan akhir pekan ke Bali? Tidak masalah. Tapi terbang ke Thailand untuk liburan musim semi? Visa C9 Anda akan dibatalkan begitu Anda meninggalkan Indonesia. Dan, kembali ke Indonesia berarti Anda harus mengajukan visa baru.

Apa yang Boleh dan Tidak Boleh Dilakukan dengan Visa Pertukaran Pelajar Indonesia

Kegiatan yang Diizinkan

Anda berada di Indonesia untuk belajar, jadi segala hal yang bersifat akademis diperbolehkan. Ikuti kelas, ikuti ujian, dan ikut serta dalam acara kampus serta klub. Kegiatan lapangan dan penelitian yang disetujui oleh universitas juga diperbolehkan.

Ingin bepergian pada akhir pekan? Silakan saja, tapi ingatlah batasan masuk tunggal jika Anda berada di C9. Mengikuti kelas bahasa Indonesia di luar program Anda? Biasanya tidak masalah asalkan kelas tersebut jelas bersifat pendidikan dan bukan pekerjaan berbayar.

Kegiatan yang Dibatasi / Dilarang

Visa pelajar tidak memperbolehkan bekerja, titik. Tidak ada pekerjaan paruh waktu, tidak ada pekerjaan lepas, dan tidak ada “membantu” di kafe teman Anda. Pekerjaan berbayar memerlukan kategori visa yang berbeda sama sekali, yang diterbitkan oleh lembaga pemerintah untuk tujuan kerja.

Magang dan sukarela berada dalam zona abu-abu. Beberapa magang yang tidak dibayar dan diatur oleh universitas mungkin diizinkan sebagai bagian dari program akademik Anda. Namun, bekerja di LSM atau startup, bahkan jika tidak dibayar, dapat melanggar ketentuan visa Anda. Selalu konsultasikan terlebih dahulu dengan kantor internasional universitas tuan rumah Anda.

Anda harus belajar di institusi yang mensponsori Anda. Pindah universitas di tengah program memerlukan persetujuan visa baru. Jangan menganggap Anda dapat mengikuti kelas di sekolah lain tanpa izin resmi.

Menjalani Kehidupan sebagai Mahasiswa Pertukaran di Indonesia – Tips Praktis

Orientasi, Perumahan, dan Kehidupan Sehari-hari

Sebagian besar universitas di Indonesia menyelenggarakan program orientasi untuk mahasiswa internasional dan warga negara asing. Ikuti semua acara tersebut, Anda akan mendapatkan informasi tentang persyaratan visa, fasilitas kampus, adat istiadat lokal, perlindungan hak asasi manusia, dan keamanan. Banyak universitas juga menyediakan program pendamping yang menghubungkan Anda dengan mahasiswa Indonesia yang akan membantu Anda beradaptasi.

Pilihan tempat tinggal bervariasi tergantung pada universitas. Beberapa universitas menyediakan asrama. Universitas lain membantu mengatur penginapan di rumah warga atau apartemen. Pesan akomodasi sebelum tiba, dan pastikan alamat Anda sesuai dengan yang tertera pada aplikasi visa untuk keperluan pendaftaran.

Tugas penting minggu pertama: Dapatkan kartu SIM Indonesia (Telkomsel dan XL Axiata adalah yang paling populer), buka rekening bank jika tinggal dalam jangka panjang, cari tahu transportasi lokal (aplikasi Grab dan Gojek berfungsi seperti Uber), dan beli adaptor listrik.

Selalu bawa salinan paspor, visa, dan KITAS Anda untuk identifikasi. Simpan dokumen asli di tempat yang aman di rumah. Fotokopi semua dokumen dan simpan salinan digital di penyimpanan awan. Jika sesuatu hilang atau dicuri, Anda akan bersyukur telah melakukannya.

Harapan Akademik dan Bahasa

Universitas-universitas di Indonesia mengharuskan kehadiran yang teratur. Jika Anda sering absen, sponsor visa Anda mungkin akan melaporkan masalah ke imigrasi. Berpartisipasilah secara aktif dan selesaikan tugas-tugas tepat waktu.

Bahasa pengajaran bervariasi. Banyak program pertukaran mengajar dalam bahasa Inggris, terutama di universitas-universitas yang populer di kalangan mahasiswa internasional. Namun, beberapa mata kuliah mungkin mencampurkan bahasa Indonesia dan Inggris, atau sepenuhnya menggunakan Bahasa Indonesia. Pastikan untuk memeriksa persyaratan bahasa program Anda sebelum mendaftar.

Meskipun kelas-kelas diajarkan dalam bahasa Inggris, mempelajari bahasa Indonesia dasar akan memudahkan kehidupan sehari-hari. Sebagian besar orang Indonesia tidak berbicara bahasa Inggris dengan lancar di luar lingkungan universitas dan kawasan wisata.

Kesalahan Umum & Cara Menghindari Masalah Visa

Kesalahan dalam Pengajuan dan Dokumen

Mengajukan terlalu terlambat: Jangan menganggap Anda bisa mendapatkan visa disetujui dalam dua minggu. Pertimbangkan waktu pemrosesan universitas untuk penerimaan, masa tunggu di kedutaan, dan kemungkinan penundaan. Tiga bulan sebelumnya adalah waktu yang aman untuk kebanyakan negara.

Ketidaksesuaian nama: Paspor Anda tertulis “William Robert Smith,” tetapi dokumen universitas Anda tertulis “Bill Smith”? Sistem imigrasi mungkin akan menandai ketidaksesuaian ini. Gunakan nama lengkap Anda yang sah, persis seperti yang tertera di paspor Anda, pada semua dokumen yang diajukan.

Pindaian berkualitas rendah: Foto paspor yang buram atau dokumen yang dipotong setengah akan ditolak. Gunakan pemindai asli, bukan kamera ponsel dengan sudut yang aneh. Pastikan semua teks dapat dibaca dengan jelas.

Terjemahan yang hilang: Mengajukan transkrip dalam bahasa Spanyol ke kedutaan yang mensyaratkan bahasa Inggris atau Indonesia? Permohonan ditolak. Dapatkan terjemahan tersertifikasi sebelum mengajukan permohonan.

Kesalahan Saat Kedatangan & Perpanjangan

Mengabaikan tenggat waktu: Masa berlaku 60 hari Anda akan habis pada Selasa depan, dan Anda belum memulai proses perpanjangan? Anda dalam masalah. Denda imigrasi untuk melebihi masa tinggal dimulai segera, termasuk denda, kemungkinan penahanan, dan catatan yang rusak yang dapat memengaruhi visa di masa depan.

Pergi tanpa memahami aturan masuk: Memesan perjalanan mendadak ke Malaysia dengan visa C9 tanpa menyadari bahwa hal itu akan membatalkan izin Anda? Anda akan terjebak di luar negeri dan harus mengajukan permohonan visa kembali.

Bekerja dengan visa pelajar: Pekerjaan les bahasa Inggris berbayar yang “kecil” itu tampaknya tidak berbahaya sampai pihak imigrasi mengetahuinya. Bekerja dengan visa pelajar dapat berakibat deportasi dan larangan kembali ke Indonesia.

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Visa Indonesia untuk Pertukaran Pelajar

Apakah saya bisa belajar di Indonesia dengan Visa on Arrival atau visa turis? Secara teknis, tidak. Visa turis dan VOA (Visa on Arrival) diperuntukkan untuk tujuan wisata, bukan untuk belajar atau penelitian akademik. Beberapa mahasiswa masuk dengan VOA secara sementara sambil menunggu proses visa pelajar resmi mereka, tetapi hanya lakukan hal ini jika universitas Anda secara eksplisit membimbing Anda melalui proses tersebut sebagai strategi transisi resmi.

Berapa lama saya bisa tinggal di Indonesia dengan visa pertukaran pelajar C9? Anda mendapatkan 60 hari awal, ditambah dua perpanjangan 60 hari yang mungkin, total sekitar 180 hari (sekitar enam bulan). Setiap perpanjangan harus diajukan sebelum periode saat ini berakhir.

Apakah saya harus mengajukan visa sendiri, atau apakah universitas tuan rumah saya yang akan melakukannya? Universitas Anda mengajukan permohonan izin belajar dan persetujuan visa ke Imigrasi Indonesia terlebih dahulu. Kemudian Anda mengajukan permohonan di Kedutaan Besar Indonesia di negara asal Anda menggunakan dokumen persetujuan yang mereka berikan. Banyak universitas bekerja sama dengan agen visa yang membimbing Anda melalui setiap langkah dalam proses pengurusan visa.

Apakah saya boleh bekerja paruh waktu saat berada di Indonesia dengan visa pertukaran pelajar? Tidak. Visa pelajar tidak memperbolehkan pekerjaan berbayar, termasuk pekerjaan paruh waktu, pekerjaan lepas, atau pekerjaan online. Anda memerlukan izin kerja dan visa yang berbeda untuk bekerja.

Apakah saya boleh bepergian ke negara lain dan kembali selama program pertukaran saya? Jika Anda memiliki visa C9, visa tersebut hanya berlaku untuk satu kali masuk; keluar dari Indonesia akan membatalkan visa tersebut. Pemegang KITAS mungkin memiliki hak masuk berkali-kali, tetapi pastikan untuk memeriksa izin Anda secara spesifik. Selalu konfirmasikan dengan kantor imigrasi universitas Anda sebelum memesan perjalanan internasional.

Apa yang terjadi jika visa saya habis masa berlakunya sementara saya masih sedang belajar? Melebihi batas waktu visa dapat mengakibatkan denda (saat ini sekitar 1 juta Rupiah per hari untuk setiap warga negara asing), penahanan, deportasi, dan larangan kembali ke Indonesia. Ajukan permohonan perpanjangan visa jauh sebelum tanggal kedaluwarsa untuk mempertahankan status hukum Anda.

Apakah orang tua saya memerlukan visa khusus untuk mengunjungi saya selama pertukaran pelajar? Ya, mereka memerlukan visa turis yang sesuai dengan kewarganegaraan mereka. Visa pelajar Anda tidak mencakup anggota keluarga. Mereka harus mengajukan permohonan visa turis standar sesuai dengan persyaratan Indonesia untuk negara mereka.

Apakah persyaratan yang sama berlaku untuk semua kewarganegaraan? Persyaratan visa, biaya, waktu pengolahan, dan bahkan kategori visa yang tersedia bervariasi tergantung pada kewarganegaraan. Selalu periksa dengan Kedutaan Besar atau Konsulat Indonesia yang melayani negara Anda.