Hur man ansöker till RPTKA

Om ditt företag planerar att anställa en utländsk arbetare i Indonesienatt få RPTKA-godkännande är det allra första steget du inte kan hoppa över. RPTKA står för Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing, eller Foreign Worker Utilization Plan. Tänk på det som Ministry of Manpower's sätt att granska och godkänna din anställningsplan innan du tar in internationell talang.

Enligt regeringens förordning 34/2021 och arbetsmarknadsministerns förordning 8/2021 är RPTKA ett obligatoriskt krav i arbetskraftsförordningarna. Det säkerställer att den roll du erbjuder verkligen kräver expertis eller färdigheter som ännu inte är allmänt tillgängliga bland lokala arbetstagare.

RPTKA kommer inte att hindra dig från att anställa utländska medarbetare. Istället handlar det om att se till att tjänsten är viktig och kommer att ha en positiv inverkan på Indonesiens arbetskraft. Genom att godkänna en RPTKA stöder ministeriet utvecklingen av arbetskraften, uppmuntrar kompetensöverföring till lokala anställda och hjälper till att attrahera värdefulla globala talanger för att hantera kompetensbrister och öka den ekonomiska tillväxten. Denna process bekräftar också att ditt företag är redo att följa indonesisk arbetsrätt och följa alla arbetskraftsbestämmelser.

Typer av RPTKA och deras giltighet

Alla RPTKA:er är inte likadana. Ministry of Manpower erbjuder olika typer beroende på hur länge den utländska arbetaren kommer att stanna och vilken typ av arbete de kommer att utföra. Här är en enkel uppdelning så att du kan räkna ut vilken som passar din situation.

Tillfälligt RPTKA

En Temporary RPTKA är giltig i upp till sex månader och kan inte förlängas. Den lämpar sig bäst för kortvariga uppdrag, brådskande reparationer eller specifika engångsprojekt. Arbetsgivare bör planera noggrant, eftersom det krävs en ny ansökan när den löper ut om arbetet inte är slutfört.

Regelbunden (över 6 månader) RPTKA

Denna typ är giltig i mer än sex månader, upp till två år, och kan förlängas. Det är det vanligaste alternativet för långsiktiga företags-, teknik- eller chefsbefattningar där en utländsk arbetstagares expertis behövs under en längre period.

Icke-DKPTKA RPTKA

Non-DKPTKA RPTKA är giltig i upp till två år och kan förlängas. Den gäller för arbetsgivare eller roller som är undantagna från att betala till kompensationsfonden (DKPTKA), t.ex. vissa utbildningsinstitutioner, statliga myndigheter och styrelseledamöter eller kommissionärer med kvalificerade aktieinnehav.

Särskild ekonomisk zon (SEZ) RPTKA

En SEZ RPTKA är giltig i upp till fem år och är avsedd för företag som är verksamma i särskilda ekonomiska zoner. Den är utformad för att ge långsiktig stabilitet för utländska experter som arbetar med strategiska projekt i utpekade områden.

Proffstips: Anpassa alltid RPTKA-typen till arbetets faktiska varaktighet. Om du ansöker om en kortare eller längre period än du behöver kan det leda till förseningar, extra kostnader eller till och med avslag.

Krav för RPTKA-ansökan: Vad du behöver

Innan du kan anställa utländska arbetare i Indonesien måste ditt företag förbereda en uppsättning dokument för RPTKA-godkännande. Dessa krav kommer från Ministeriet för arbetskraft och är utformade för att säkerställa att din plan för att anställa utländska anställda möten Indonesisk arbetsrätt och efterlevnad av regelverk regler. För att få godkännande måste du lämna in alla dokument som krävs av ministeriet, eftersom lokala myndigheter kan granska de dokument som krävs för att säkerställa efterlevnad. 

Följande dokument krävs för RPTKA-ansökningsprocessen, och det är viktigt att se till att alla dokument är fullständiga och korrekta för att undvika förseningar.

Här är vad du behöver för att komma igång:

1. Handlingar från arbetsgivaren (företaget)

• Företagslicens (NIB) och Stiftelseurkund - Bevis på att ditt företag är lagligt registrerat i Indonesien.
• Företagsstruktur & organisationsschema - Visar din lokala arbetstagare och planerade utländsk arbetare positioner.
• Skatteidentifieringsnummer (NPWP) - Bekräftar att ditt företag är skattekompatibelt.
• Motiveringsbrev - Förklarar varför du behöver anställa utländska arbetare istället för lämpliga lokala kandidater, till exempel särskilda färdigheter eller expertis som inte finns tillgängliga lokalt.
• Plan för utbildning och utveckling - En tydlig plan för kompetensöverföring från utländsk arbetare till Indonesiska arbetstagare, så att lokal personal så småningom kan ta över rollen.
• Brev om åtagande om efterlevnad - Anger att du kommer att följa alla regler för arbetskraft och rättslig efterlevnad regler, inklusive betalning av Kompensationsfond (DKPTKA) om så krävs.
• Anställningsbrev för lokal assistent - Arbetsgivaren måste vanligtvis utse en indonesisk medarbetare som ska arbeta tillsammans med och ta emot kunskapsöverföring från den utländska medarbetaren. Detta krav gäller inte för direktörer, chefer för representationskontor, styrelseledamöter i stiftelser eller tillfälliga utländska arbetstagare.

Andra affärsenheter, enligt definitionen i det relevanta dekretet om arbetskraft som utfärdats av Indonesiens Ministry of Manpower, kan också vara berättigade att ansöka om RPTKA om de uppfyller de rättsliga kraven.

2. Dokument från den utländska arbetstagaren

• Passkopia - Giltig i minst 18 månader för en långsiktig roll, eller 6 månader för en kortsiktig roll.
• Curriculum Vitae (CV) - Detaljerad arbetshistorik, undertecknad av den sökande och stämplad av företaget.
• Utbildningsbevis och yrkeslicenser - Måste matcha rollen i plan för utnyttjande av utländsk arbetskraft.
• Senaste bilderna - Vanligtvis i passstorlek med enfärgad bakgrund.
• Utkast till anställningsavtal - Beskriver befattning, lön och ansvarsområden för utländsk anställd.

För utländska arbetstagare som söker långvarig anställning i Indonesien kan ytterligare dokumentation krävas för att ansöka om permanent uppehållstillstånd (KITAP). För att utländska medborgare ska kunna öppna ett bankkonto i Indonesien krävs också att de erhåller ett lämpligt uppehållstillstånd.

3. Andra möjliga krav

• Företagsenheter i särskilda sektorer - Om ditt företag är verksamt inom vissa branscher krävs ytterligare tillstånd från statliga myndigheter eller relevanta myndigheter kan behövas.
• Detaljer om jobbutbildning - Om tjänsten innebär utbildning lokalt anställdainnehåller ett schema och utbildningsmaterial.
• Årsredovisning - För företag som redan är etablerade och som visar stabilitet och operationell efterlevnad.

Vissa enheter, till exempel kulturinstitutioner, internationella organ, och representationskontor av Utländska länderkan ha ytterligare eller andra krav för RPTKA-ansökningar. Detta är särskilt relevant om den utländska arbetstagaren kommer att vara inblandad i yrkesutbildning eller liknande specialiserade verksamheter, eftersom undantag eller särskilda godkännandeprocesser kan gälla.

Steg-för-steg-ansökningsförfarande för RPTKA

Vem ansöker: Den indonesiska arbetsgivaren eller sponsorn ansöker. Den utländska arbetstagaren kan inte ansöka på egen hand.

Ministry of Manpower är ansvarigt för att granska och godkänna RPTKA-ansökningar via TKA Online-systemet och se till att de överensstämmer med arbetskraftsbestämmelserna.

1) Bekräfta att du kan anställa en utländsk arbetare

• Kontrollera att jobbtiteln är tillåten för utländska arbetstagare.
• Se till att ditt företag har rätt företagslicens och att rollen matchar ditt affärsområde.
• Planera vem som ska vara den indonesiska motparten och hur kompetensöverföringen ska gå till. Tenaga kerja asing RPTKA är ett viktigt dokument som krävs för att anställa utländska arbetare, och företag måste visa de unika färdigheter eller den expertis som den utländska arbetaren tillför organisationen.

2) Förbereda företagets dokument

• NIB och företagslicens.
• Stiftelseurkund och eventuella ändringar.
• NPWP (skatteregistreringsnummer) och företagsprofil eller organisationsschema.
• Kontorets adress och kontaktuppgifter.
  Tips: Förvara digitala kopior i PDF eller JPG. Använd tydliga filnamn.

3) Förbereda dokument för utländska arbetare

• Passets biografiska sida (giltig tillräckligt länge för den planerade vistelsen).
• Senaste fotot.
• CV som visar kompetens och erfarenhet.
• Utbildningsbevis och andra kvalifikationer, om så krävs.
• Bevis på sjukförsäkring, om så begärs.

4) Skapa eller logga in på TKA Online-systemet

• Använd Ministry of Manpower's TKA Online-portal.
• Ange företagskonto och utse en ansvarig person.

5) Fyll i RPTKA-formuläret

• Ange företagsuppgifter.
• Lägg till jobbtitel, jobbeskrivning, plats och varaktighet.
• Ange hur många utländska arbetstagare du planerar att anställa för varje roll.
• Namnge den indonesiska medarbetaren och beskriv planen för utbildning eller kunskapsöverföring.
• Ladda upp stödfilerna.

6) Dubbelkolla allt innan du skickar in

• Namnen stämmer med passet.
• Jobbtitel och affärsområde matchar din licens.
• Dokumenten är läsbara och har inte löpt ut.
• Översättningar tillhandahålls vid behov.

7) Skicka in ansökan

• Skicka RPTKA-begäran via portalen.
• Du kan få en uppföljning för förtydligande eller en kort intervju (ofta online). Svara snabbt.

8) Följ upp granskningen

• Logga in för att se statusuppdateringar.
• Om handläggaren ber om korrigeringar ska du ladda upp de korrigerade filerna och skicka in på nytt.

9) Erhålla RPTKA-godkännande

• Ladda ner godkännandebrevet från systemet.
• Kontrollera jobbtitel, varaktighet, plats och antal anställda. Korrigera eventuella misstag direkt.

10) Vet vad som kommer härnäst

• Efter godkännande av RPTKA betalar arbetsgivaren ersättningsfonden för användning av utländsk arbetskraft (DKPTKA), såvida inte befattningen eller arbetsgivaren är undantagen. Den godkända RPTKA blir sedan grunden för att ansöka om arbetsvisum (VITAS) och det begränsade uppehållstillstånd (ITAS) som krävs för att utländska medborgare ska få arbeta i Indonesien.

Vanliga utmaningar och praktiska tips för att ansöka om RPTKA

Att få en RPTKA (Foreign Worker Utilization Plan) godkänd är inte alltid helt lätt. Många företag drabbas av förseningar eller till och med avslag eftersom de förbiser viktiga detaljer. Här är några av de vanligaste utmaningarna, tillsammans med praktiska tips som hjälper dig att undvika dem.

Om ett anställningsavtal upphör innan det avtalade slutdatumet kräver indonesisk lag i allmänhet att arbetsgivaren betalar den anställde värdet av den återstående avtalsperioden. Detta kallas ofta för att betala kontraktets återstående belopp. Den separata PKWT-kompensationslönen enligt GR 35/2021 gäller inte för utländska anställda.

När det gäller saknade dokument eller juridiska frågor är det viktigt att ha tydliga anställningsavtal som följer de indonesiska bestämmelserna. Detta bidrar till att säkerställa korrekt klassificering av anställningsformer och skyddar både arbetsgivaren och den anställde vid tvister.

1. Förväxling av RPTKA med arbetstillstånd

Vissa arbetsgivare tror att en RPTKA är samma sak som ett arbetstillstånd eller KITAS. I själva verket är det bara det första steget. Utan RPTKA-godkännande kan du inte gå vidare med en IMTA (arbetstillstånd) eller VITAS (visum för begränsad vistelse). Tips: Förstå hela processen. RPTKA-godkännandet kommer först, följt av ansökningar om arbetstillstånd och visum.

2. Saknade eller ofullständiga dokument

Ministry of Manpower kräver specifika dokument från både arbetsgivaren och den utländska arbetstagaren. Om du bara saknar en kan det försena din ansökan. Tips: Använd en checklista. Dubbelkolla att alla dokument är fullständiga, undertecknade och vid behov översatta innan du skickar in dem.

3. Förseningar i godkännandeprocessen

Behandlingen kan ta veckor eller till och med månader, särskilt om det finns många ansökningar eller om dina handlingar är oklara. Ansök tidigt, helst 6-8 veckor före den utländska arbetstagarens planerade startdatum. Svara snabbt på alla förfrågningar från ministeriet.

4. DKPTKA (kompensationsfond) Förvirring

Många företag känner inte till att arbetsgivaren måste betala DKPTKAvilket är 100 USD per utländsk arbetstagare och månad, innan RPTKA-godkännande. Vissa arbetsgivare och befattningar är undantagna, till exempel vissa statliga organ, internationella organisationer, specifika utbildningsroller och styrelseledamöter eller kommissionärer med kvalificerade aktieinnehav. Kontrollera alltid om ditt fall kvalificerar sig för ett undantag. Om det inte gör det, ordna betalningen tidigt för att förhindra förseningar i behandlingen.

5. Begränsningar av arbetsposition

Vissa befattningar är stängda för utländska arbetstagare enligt indonesisk arbetslagstiftning. Kontrollera de senaste föreskrifterna från Ministry of Manpower för att säkerställa att rollen är tillåten för en utländsk anställd innan du ansöker.

6. Avsaknad av en plan för utbildning och utveckling

Regeringen förväntar sig att utländska arbetstagare ska överföra kompetens till lokalanställda, men i vissa ansökningar saknas en tydlig plan. Skapa ett enkelt och realistiskt utbildningsschema som visar hur den utländska arbetstagaren ska hjälpa till att utveckla lokala talanger.

7. Övervakning av förnyelse

Om du glömmer att förnya i tid kan det leda till juridiska problem och avbrott i arbetet. Markera förnyelsefristerna i kalendern minst 3 månader innan de löper ut.

Genom att känna till dessa vanliga fallgropar och förbereda dig i förväg kommer du att förbättra dina chanser att få din RPTKA godkänd utan onödig stress.