Hoe RPTKA aanvragen

Als je bedrijf van plan is om een buitenlandse werknemer inhuren in IndonesiëHet verkrijgen van een RPTKA-goedkeuring is de allereerste stap die je niet mag overslaan. RPTKA staat voor Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing, oftewel Foreign Worker Utilization Plan. Zie het als de manier waarop het ministerie van Werkgelegenheid je aanwervingsplan controleert en goedkeurt voordat je internationaal talent binnenhaalt.

Volgens Government Regulation 34/2021 en Minister of Manpower Regulation 8/2021 is RPTKA een verplichte vereiste in arbeidsreglementen. Het garandeert dat de functie die u aanbiedt echt expertise of vaardigheden vereist die nog niet algemeen beschikbaar zijn onder lokale werknemers.

RPTKA weerhoudt u er niet van om buitenlandse werknemers in dienst te nemen. In plaats daarvan moet je ervoor zorgen dat de functie essentieel is en een positieve impact heeft op de Indonesische beroepsbevolking. Door een RPTKA goed te keuren, ondersteunt het ministerie de ontwikkeling van de beroepsbevolking, moedigt het de overdracht van vaardigheden naar lokale werknemers aan en helpt het hoogwaardige internationale talenten aan te trekken om tekorten aan vaardigheden aan te pakken en de economische groei te stimuleren. Dit proces bevestigt ook dat uw bedrijf bereid is om de Indonesische arbeidswetgeving na te leven en te voldoen aan alle arbeidsvoorschriften.

Soorten RPTKA en hun geldigheid

Niet alle RPTKA's zijn hetzelfde. Het ministerie van Werkgelegenheid biedt verschillende types aan, afhankelijk van hoe lang de buitenlandse werknemer zal blijven en het soort werk dat hij/zij zal doen. Hier is een eenvoudige uitsplitsing zodat je kunt uitzoeken welke bij jouw situatie past.

Tijdelijk RPTKA

Een tijdelijk RPTKA is maximaal zes maanden geldig en kan niet worden verlengd. Het is het meest geschikt voor kortlopende opdrachten, dringende reparaties of specifieke eenmalige projecten. Werkgevers moeten zorgvuldig plannen, want als het tijdelijke RPTKA verloopt, moet het opnieuw worden aangevraagd als het werk niet is voltooid.

Regelmatig (langer dan 6 maanden) RPTKA

Dit type is langer dan zes maanden geldig, maximaal twee jaar, en kan worden verlengd. Het is de meest voorkomende optie voor langdurige zakelijke, technische of leidinggevende functies waarbij de expertise van een buitenlandse werknemer gedurende een langere periode nodig is.

Niet-DKPTKA RPTKA

Het Niet-DKPTKA RPTKA is maximaal twee jaar geldig en kan worden verlengd. Het is van toepassing op werkgevers of functies die zijn vrijgesteld van het betalen van het compensatiefonds (DKPTKA), zoals bepaalde onderwijsinstellingen, overheidsinstellingen en directeuren of commissarissen met gekwalificeerde deelnemingen.

Speciale economische zone (SEZ) RPTKA

Een SEZ RPTKA is maximaal vijf jaar geldig en is bedoeld voor bedrijven die actief zijn in speciale economische zones. Het is bedoeld om langdurige stabiliteit te bieden aan buitenlandse deskundigen die werken aan strategische projecten in aangewezen gebieden.

Pro Tip: Stem het type RPTKA altijd af op de werkelijke werkduur. Een kortere of langere looptijd aanvragen dan je nodig hebt, kan leiden tot vertragingen, extra kosten of zelfs afwijzingen.

RPTKA Aanvraagvereisten: Wat je nodig hebt

Voordat je buitenlandse werknemers kunt aannemen in Indonesië, moet je bedrijf een aantal documenten voorbereiden voor de Goedkeuring RPTKA. Deze vereisten komen van de Ministerie van Arbeidskrachten en zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat je plan om buitenlandse werknemers ontmoet Indonesische arbeidswetten en regelnaleving regels. Om goedkeuring te krijgen, moet je alle door het ministerie vereiste documenten indienen, aangezien de lokale autoriteiten de vereiste documenten kunnen controleren om ervoor te zorgen dat ze aan de regels voldoen. 

De volgende documenten zijn vereist voor de RPTKA-aanvraagprocedure en het is essentieel dat alle documenten volledig en juist zijn om vertragingen te voorkomen.

Dit is wat je nodig hebt om te beginnen:

1. Documenten van de werkgever (bedrijf)

• Bedrijfsvergunning (NIB) en Oprichtingsakte - Bewijs dat je bedrijf legaal geregistreerd is in Indonesië.
• Bedrijfsstructuur en organigram - Laat uw lokale werknemers en gepland buitenlandse werknemer posities.
• Fiscaal identificatienummer (NPWP) - Bevestigt dat je bedrijf voldoet aan de belastingwetgeving.
• Motiveringsbrief - Legt uit waarom je buitenlandse werknemers inhuren in plaats van geschikte lokale kandidatenzoals speciale vaardigheden of expertise die lokaal niet beschikbaar is.
• Opleidings- en ontwikkelingsplan - Een duidelijk plan voor vaardigheidsoverdracht van de buitenlandse werknemer naar Indonesische werknemerszodat lokaal personeel de rol uiteindelijk kan overnemen.
• Nalevingsverbintenisbrief - Verklaart dat u alle arbeidsvoorschriften en naleving van de wet regels, waaronder het betalen van de compensatiefonds (DKPTKA) indien nodig.
• Aanstellingsbrief voor lokale assistent - Werkgevers moeten meestal een Indonesische collega aanwijzen om naast de buitenlandse werknemer te werken en kennisoverdracht te ontvangen van de buitenlandse werknemer. Deze eis geldt niet voor directeuren, hoofden van vertegenwoordigingen, bestuursleden van stichtingen of tijdelijke buitenlandse werknemers.

Andere bedrijfsentiteiten, zoals gedefinieerd in het relevante arbeidsdecreet van het Indonesische ministerie van Arbeid, kunnen ook in aanmerking komen voor RPTKA als ze voldoen aan de wettelijke vereisten.

2. Documenten van de buitenlandse werknemer

• Kopie paspoort - Ten minste 18 maanden geldig voor een functie op lange termijn, of 6 maanden voor een functie op korte termijn.
• Curriculum Vitae (CV) - Gedetailleerde werkgeschiedenis, ondertekend door de sollicitant en afgestempeld door het bedrijf.
• Opleidingscertificaten en professionele licenties - Moet overeenkomen met de rol in de plan voor gebruik buitenlandse werknemers.
• Recente foto's - Meestal paspoortformaat met een effen achtergrond.
• Concept arbeidsovereenkomst - Schetst de positie, het salaris en de verantwoordelijkheden van de buitenlandse werknemer.

Voor buitenlandse werknemers die langdurig in Indonesië willen werken, kan aanvullende documentatie nodig zijn om een permanente verblijfsvergunning (KITAP) aan te vragen. Het verkrijgen van de juiste verblijfsvergunning is ook nodig voor buitenlanders om een bankrekening te openen in Indonesië.

3. Andere mogelijke vereisten

• Bedrijfsentiteiten in speciale sectoren - Als je bedrijf actief is in bepaalde bedrijfstakken, zijn aanvullende vergunningen van overheidsinstellingen of relevante autoriteiten kan nodig zijn.
• Details functietraining - Als de functie training inhoudt lokale medewerkersInclusief een schema en trainingsmateriaal.
• Jaarverslag - Voor bedrijven die al gevestigd zijn en die blijk geven van stabiliteit en operationele naleving.

Bepaalde entiteiten, zoals culturele instellingen, internationale instantiesen vertegenwoordigingskantoren van vreemde landen, kunnen aanvullende of afwijkende vereisten hebben voor RPTKA-aanvragen. Dit is vooral relevant als de buitenlandse werknemer betrokken zal zijn bij beroepsopleiding of soortgelijke gespecialiseerde activiteiten, aangezien vrijstellingen of specifieke goedkeuringsprocedures van toepassing kunnen zijn.

Stap voor stap RPTKA aanvraagprocedure

Wie solliciteert: De Indonesische werkgever of sponsor doet de aanvraag. De buitenlandse werknemer kan niet zelf een aanvraag indienen.

Het ministerie van Arbeid is verantwoordelijk voor het beoordelen en goedkeuren van RPTKA-aanvragen via het TKA Online-systeem, waarbij het toeziet op de naleving van de arbeidswetgeving.

1) Bevestig dat je een buitenlandse werknemer kunt inhuren

• Controleer of de functietitel is toegestaan voor buitenlandse werknemers.
• Zorg ervoor dat je bedrijf de juiste bedrijfsvergunning heeft en dat de functie overeenkomt met je bedrijfstak.
• Plan wie de Indonesische tegenhanger zal zijn en hoe de overdracht van vaardigheden zal plaatsvinden. De tenaga kerja asing RPTKA is een cruciaal document dat nodig is om buitenlandse werknemers in dienst te nemen, en bedrijven moeten aantonen dat de buitenlandse werknemer unieke vaardigheden of expertise meebrengt voor de organisatie.

2) Bedrijfsdocumenten voorbereiden

• NIB en bedrijfsvergunning.
• Oprichtingsakte en eventuele wijzigingen.
• NPWP (fiscaal nummer) en bedrijfsprofiel of organigram.
• Kantooradres en contactgegevens.
  Tip: Bewaar digitale kopieën in PDF of JPG. Gebruik duidelijke bestandsnamen.

3) Documenten voor buitenlandse werknemers voorbereiden

• Biopagina van paspoort (lang genoeg geldig voor het geplande verblijf).
• Recente foto.
• CV dat vaardigheden en ervaring toont.
• Onderwijsgetuigschrift en andere kwalificaties, indien vereist.
• Bewijs van ziektekostenverzekering, indien gevraagd.

4) Maak of log in op het TKA Online systeem

• Gebruik het TKA Online-portaal van het ministerie van Werkgelegenheid.
• Stel de bedrijfsaccount in en wijs een verantwoordelijke persoon toe.

5) Vul het RPTKA-formulier in

• Voer bedrijfsgegevens in.
• Voeg de functietitel, functieomschrijving, locatie en duur toe.
• Geef aan hoeveel buitenlandse werknemers je van plan bent in te huren voor elke functie.
• Noem de Indonesische begeleider en beschrijf het trainings- of kennisoverdrachtsplan.
• Upload de ondersteunende bestanden.

6) Dubbelcheck alles voordat je het indient

• De namen komen overeen met het paspoort.
• De functietitel en het vakgebied komen overeen met je licentie.
• Documenten zijn leesbaar en niet verlopen.
• Waar nodig worden vertalingen verzorgd.

7) De aanvraag indienen

• Verzend het RPTKA-verzoek via het portaal.
• Misschien krijg je een follow-up voor verduidelijking of een kort interview (vaak online). Antwoord snel.

8) Volg de beoordeling

• Log in om statusupdates te bekijken.
• Als de beambte om verbeteringen vraagt, upload dan de gecorrigeerde bestanden en dien ze opnieuw in.

9) De goedkeuring voor RPTKA ontvangen

• Download de goedkeuringsbrief uit het systeem.
• Controleer de functietitel, duur, locatie en personeelsbezetting. Corrigeer eventuele fouten meteen.

10) Weet wat er daarna komt

• Na goedkeuring van het RPTKA betaalt de werkgever het compensatiefonds voor het gebruik van buitenlandse werknemers (DKPTKA), tenzij de functie of werkgever is vrijgesteld. Het goedgekeurde RPTKA wordt dan de basis voor het aanvragen van de werkvisum (VITAS) en de vergunning voor beperkt verblijf (ITAS) die buitenlanders nodig hebben om in Indonesië te werken.

Veelvoorkomende uitdagingen en praktische tips voor het aanvragen van RPTKA

Een RPTKA (Foreign Worker Utilization Plan) goedgekeurd krijgen gaat niet altijd van een leien dakje. Veel bedrijven krijgen te maken met vertragingen of zelfs afwijzingen omdat ze belangrijke details over het hoofd zien. Hier volgen enkele van de meest voorkomende problemen, samen met praktische tips om ze te voorkomen.

Als een arbeidsovereenkomst eindigt voor de overeengekomen einddatum, vereist de Indonesische wet over het algemeen dat de werkgever de werknemer de waarde van de resterende contractperiode betaalt. Dit wordt vaak het betalen van het saldo van het contract genoemd. De aparte PKWT-compensatiebetaling onder GR 35/2021 is niet van toepassing op buitenlandse werknemers.

Wanneer je te maken hebt met ontbrekende documenten of juridische kwesties, is het cruciaal om duidelijke arbeidscontracten te hebben die voldoen aan de Indonesische regelgeving. Dit zorgt voor een juiste classificatie van soorten werk en beschermt zowel de werkgever als de werknemer in geval van geschillen.

1. RPTKA verwarren met een werkvergunning

Sommige werkgevers denken dat een RPTKA hetzelfde is als een werkvergunning of KITAS. In werkelijkheid is het slechts de eerste stap. Zonder goedkeuring van een RPTKA kun je niet verder met een IMTA (werkvergunning) of VITAS (visum voor beperkt verblijf). Tip: Begrijp het volledige proces. RPTKA-goedkeuring komt eerst, gevolgd door werkvergunning- en visumaanvragen.

2. Ontbrekende of onvolledige documenten

Het ministerie van Arbeid heeft specifieke documenten nodig van zowel de werkgever als de buitenlandse werknemer. Als je er maar één mist, kan dat je aanvraag vertragen. Tip: Gebruik een checklist. Dubbelcheck of alle documenten volledig zijn, ondertekend en indien nodig vertaald voordat je ze indient.

3. Vertragingen in het goedkeuringsproces

De verwerking kan weken of zelfs maanden duren, vooral als er veel aanvragen zijn of als uw documenten onduidelijk zijn. Dien vroegtijdig een aanvraag in, idealiter 6-8 weken voor de geplande startdatum van de buitenlandse werknemer. Reageer snel op verzoeken van het ministerie.

4. DKPTKA (Compensatiefonds) Verwarring

Veel bedrijven weten niet dat werkgevers de DKPTKA betalenDit is USD 100 per buitenlandse werknemer per maand, voordat RPTKA goedkeuring geeft. Sommige werkgevers en functies zijn vrijgesteld, zoals bepaalde overheidsinstanties, internationale organisaties, specifieke onderwijsfuncties en directeuren of commissarissen met gekwalificeerde deelnemingen. Controleer altijd of uw geval in aanmerking komt voor een vrijstelling. Als dat niet het geval is, regel de betaling dan vroegtijdig om vertraging in de verwerking te voorkomen.

5. Functiebeperkingen

Bepaalde functies zijn volgens de Indonesische arbeidswetgeving niet toegankelijk voor buitenlandse werknemers. Controleer de meest recente regelgeving van het Ministerie van Arbeid om er zeker van te zijn dat de functie is toegestaan voor een buitenlandse werknemer voordat u solliciteert.

6. Ontbreken van een opleidings- en ontwikkelingsplan

De overheid verwacht dat buitenlandse werknemers vaardigheden overdragen aan lokale werknemers, maar sommige aanvragen bevatten geen duidelijk plan. Maak een eenvoudig, realistisch trainingsschema dat laat zien hoe uw buitenlandse werknemer lokaal talent zal helpen ontwikkelen.

7. Vernieuwingen

Vergeten op tijd te verlengen kan leiden tot juridische problemen en werkonderbrekingen. Houd ten minste 3 maanden voor de vervaldatum de uiterste verlengdata in de agenda bij.

Door deze veelvoorkomende valkuilen te kennen en u goed voor te bereiden, vergroot u uw kansen om uw RPTKA goedgekeurd te krijgen zonder onnodige stress.