Buitenlandse werknemers in Indonesië aannemen

Nu Indonesië directe buitenlandse investeringen blijft aantrekken, zijn meer bedrijven op zoek naar buitenlandse werknemers om gespecialiseerde functies te vervullen en internationale expertise aan hun teams toe te voegen. Het in dienst nemen van buitenlanders in Indonesië brengt echter met zich mee dat je door een complex landschap van overheidsregels en wettelijke vereisten moet navigeren. 

Van het verkrijgen van de juiste werkvergunningen tot de naleving van de lokale arbeidswetgeving, elke stap moet zorgvuldig worden beheerd. Voor buitenlandse investeerders en bedrijven die succesvol willen zijn in Indonesië, is het essentieel om de regels voor het inhuren van buitenlandse werknemers te begrijpen om een sterk personeelsbestand op te bouwen dat aan de regels voldoet en om bedrijfsactiviteiten op de lange termijn te ondersteunen.

Recente hoogtepunten in regelgeving

Als je van plan bent om buitenlandse werknemers in Indonesië in te huren, is het een must om op de hoogte te blijven van de laatste regels. De afgelopen jaren heeft de Indonesische overheid verschillende nieuwe regels geïntroduceerd die het proces gestructureerder en in sommige opzichten eenvoudiger maken, als je de juiste stappen volgt. Elke nieuwe wet wordt ondersteund door ten minste één uitvoeringsverordening, die gedetailleerde procedures geeft voor naleving.

Dit is wat je moet weten:

1. Omnibuswet & banenscheppingswet (2020)

De Job Creation Law, ook bekend als de Omnibuswet, werd geïntroduceerd om het aannemen van personeel en investeren in Indonesië te vereenvoudigen. De wet beperkt overlappende regels en heeft als doel de zaken sneller te laten verlopen voor bedrijven, vooral voor buitenlandse bedrijven en investeerders. Deze wet maakte het makkelijker om werkvergunningen te krijgen, verminderde de bureaucratie en ondersteunde het creëren van banen door buitenlands talent.

2. Regeringsverordening nr. 34 van 2021

De Indonesië's Regeringsverordening nr. 34 van 2021 richt zich op de inzet van buitenlandse werknemers (plaatselijk bekend als TKA). Het legt uit:

• Welke functies kunnen door buitenlanders worden vervuld
• Hoe bedrijven een Plan voor het gebruik van buitenlandse werknemers (RPTKA)
• De verplichting om naast buitenlandse werknemers ook Indonesische werknemers op te leiden

Dit is de belangrijkste regelgeving waarmee je te maken krijgt als je buitenlanders legaal inhuurt.

3. Ministeriële regeling nr. 8 van 2021

Deze verordening het grootste deel van de sollicitatieprocedure doorlopen onlinevia het TKA Online-platform van het ministerie van Werkgelegenheid. Het versnelt zaken zoals het indienen van de RPTKA en het verkrijgen van je IMTA (werkvergunning goedkeuring). Je hoeft niet meer in lange rijen te wachten of papieren formulieren op te sturen.

4. Regeringsverordening nr. 40 van 2023

Deze nieuwe verordening nr. 40 van 2023 update versterkt digitale verwerking en ondersteunt buitenlandse beleggingsspecialisten en hoogopgeleide buitenlandse werknemers. Het gaat ook over soorten visa en sluit aan bij wijzigingen in de vergunning voor beperkt verblijf (KITAS) om te voldoen aan de moderne bedrijfsbehoeften.

5. Permenkumham nr. 29 van 2021

Uitgegeven door het ministerie van Wetgeving en Mensenrechten, Permenkumham Nr. 29 van 2021 dekt immigratievergunningen en visumcategorieën, vooral voor degenen die een visum voor beperkt verblijf om te werken of te investeren in Indonesië. Het helpt te bepalen wie in aanmerking komt, hoe lang ze mogen blijven en hoe ze moeten verlengen.

Wie kan huren & wanneer

Niet elk bedrijf in Indonesië kan buitenlandse werknemers aannemen. Volgens de Indonesische wet mogen alleen bepaalde rechtspersonen en bedrijfsentiteiten buitenlandse werknemers aannemen. De overheid heeft duidelijke regels opgesteld over wie mag om het te doen en wanneer het gepast is. Laten we het eenvoudig houden.

1. Alleen bepaalde bedrijven kunnen buitenlanders aannemen

Om legaal een buitenlandse werknemer in dienst te nemen in Indonesië, moet je bedrijf een van de volgende zijn:

• PT PMA (Bedrijven in buitenlandse handen)
  Dit zijn bedrijven die gedeeltelijk of volledig in handen zijn van buitenlandse investeerders. Zij zijn het meest voorkomende type dat buitenlanders mag aannemen.
• Vertegenwoordigingen
  Buitenlandse bedrijven die een filiaal of kantoor hebben in Indonesië (maar niet direct inkomsten genereren) kunnen buitenlands personeel inhuren in bepaalde functies, meestal op uitvoerend of adviserend niveau.
• Internationale organisaties en non-profits
  Sommige non-profitorganisaties en internationale instellingen met een wettelijke status in Indonesië kunnen ook buitenlanders inhuren voor specifieke programma's.

Dus als je net een klein lokaal bedrijf begint (zoals een gewone PT), kun je geen buitenlandse werknemers aannemen tenzij je je bedrijfsvergunning opwaardeert of je herstructureert als een PT PMA.

2. Wat voor soort banen kunnen buitenlandse werknemers krijgen?

Indonesië staat niet toe dat zomaar elke baan wordt ingevuld door een buitenlander. De functie moet het volgende vereisen speciale vaardighedenmeestal iets wat niet gemakkelijk te vinden is bij de lokale beroepsbevolking. De Indonesische regelgeving geeft een lijst van functies die in aanmerking komen voor buitenlandse werknemers.

Toegestane rollen zijn onder andere:

• Directeuren, commissarissen en senior managers
• Ingenieurs, technische experts en consultants
• Docenten in internationale scholen of universiteiten
• Gespecialiseerde banen in energie, mijnbouw, productie en digitale sectoren

Maar functies als receptionist, caissière, administratief medewerker of HR-medewerker zijn strikt voor alleen lokale werknemers.

3. Timing is ook belangrijk

Je kunt niet zomaar van de ene op de andere dag een buitenlandse werknemer aannemen. Voordat je iemand aanneemt, moet je bedrijf

• Goedkeuring krijgen voor een Plan voor het gebruik van buitenlandse werknemers (RPTKA)
• Controleer of de rol past in de goedgekeurde takenlijst
• Zorg voor een plan om naast de buitenlandse werknemers ook lokale werknemers op te leiden

Er is ook een prioriteitssysteem: bedrijven moeten altijd proberen om eerst Indonesische werknemers aan te nemen. Buitenlandse werknemers mogen alleen worden aangenomen als er echt behoefte aan is.

Stap voor stap wervingsproces

Het aannemen van werknemers van overzee in Indonesië gaat gepaard met duidelijke stappen en vereist strikte naleving van de Indonesische procedures en voorschriften om ervoor te zorgen dat het hele aanwervingsproces wordt nageleefd.

Snelle kosten en tijdlijn (augustus 2025)

Vereiste	Overheidsbijdrage	Ca. USD*	Typische verwerkingstijd**	Belangrijke opmerkingen
RPTKA Goedkeuring & DKP-TKA betaling	DKP-TKA = USD 100 per maand opdracht (uitbetaald in IDR tegen BI-middenkoers)	Voorbeeld 6 mo ≈ USD 600	3-5 werkdagen (mankracht)	RPTKA zelf is gratis; betaal DKP-TKA voor goedkeuring
e-VITAS / e-KITAS - Categorie I (tot 6 maanden)	IDR 5.250.000	≈ USD 340	2-3 werkdagen	Tarief voor afgifte visum & ITAS-sticker
e-VITAS / e-KITAS - Categorie II (tot 12 maanden)	IDR 7.350.000	≈ USD 476	2-3 werkdagen	,
e-VITAS / e-KITAS - Categorie III (tot 24 maanden)	9.500.000 IDR	≈ USD 615	2-3 werkdagen	,
NPWP (Belastingnummer)	Geen kosten	,	Zelfde dag (online)	Expat valideert NPWP online na uitgifte KITAS
BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan (bij verblijf > 6 maanden)	Maandelijkse bijdragen werkgever + werknemer	Varieert	3-5 werkdagen	Particuliere verzekering toegestaan voor ≤ 6 maanden opdrachten

*USD-equivalenten berekend op IDR 15.450 = USD 1 (Augustus 2025).

*Verwerkingstijden zijn indicatief en gaan uit van volledige documenten.

Stap 1: Uw plan voor het gebruik van buitenlandse werknemers opstellen (RPTKA)

Eerst moet je bedrijf een RPTKA aanmaken. Het RPTKA is een cruciaal document dat nodig is voor de legale penggunaan tenaga kerja asing (gebruik van buitenlandse arbeidskrachten) in Indonesië. Zie het als een gedetailleerd plan waarin je uitlegt waarom je een buitenlandse werknemer nodig hebt en wat voor werk ze precies gaan doen. Je dient dit plan online in via de website van het Ministerie van Werkgelegenheid.

Hier is een lijst met documenten die je moet voorbereiden:

• Bedrijfsvergunning (NIB)
• Bedrijfsakte en wijzigingen
• Organigram
• Concept arbeidscontract
• Opleidingscertificaten en werkervaring van de buitenlandse werknemer
• Opleidingsplan voor een Indonesische collega die zal worden begeleid of bijgeschoold

Stap 2: Krijg goedkeuring voor uw RPTKA

Na indiening beoordeelt het ministerie je plan. Ze zullen controleren of je buitenlandse werknemers inhuurt voor functies die zijn toegestaan voor buitenlandse werknemers en of je een duidelijk opleidingsplan hebt voor je Indonesische werknemers. Goedkeuring duurt meestal 5-15 werkdagen.

Opmerking: Bepaalde categorieën, zoals aandeelhouders die bestuurders of commissarissen zijn met investeringen van minstens USD 1 miljoenzijn vrijgesteld van de RPTKA-vereiste.

Stap 3: De kennisgeving voor buitenlandse werknemers (Notifikasi) aanvragen

Met een goedgekeurd RPTKA is de volgende stap het aanvragen van de Kennisgeving buitenlandse werknemersook bekend als Kennisgevingdat het oude IMTA-systeem heeft vervangen onder MOM-verordening nr. 10/2018 en regeringsverordening nr. 34/2021.

In dit stadium moet je bedrijf de Compensatiefonds voor buitenlandse werknemers (DKP-TKA)dat is USD 100 per maand per buitenlandse werknemer. Deze compensatie wordt gestort in een ontwikkelingsfonds van de overheid om de ontwikkeling van arbeidskrachten in Indonesië te ondersteunen. Zodra de betaling is bevestigd, wordt de kennisgeving actief.

De verwerking neemt gewoonlijk 3-7 werkdagen in beslag.

Stap 4: Visum (e-VITAS) en beperkte verblijfsvergunning (KITAS)

Zodra uw RPTKA is goedgekeurd en de DKP-TKA-vergoeding is betaald, zal Immigratie de e-VITAS goedkeuring afgeven. Voor de meeste nationaliteiten hoef je geen Indonesische ambassade of consulaat meer te bezoeken. De goedkeuringsbrief wordt als PDF naar je gemaild.

Het enige wat je buitenlandse werknemer hoeft te doen, is de PDF uitprinten, meenemen als hij of zij naar Indonesië vliegt en deze bij aankomst aan de immigratiebalie laten zien. De immigratiedienst zal een visumsticker in hun paspoort plakken en vanaf dat moment kunnen ze legaal in Indonesië verblijven en werken.

Slechts een kleine groep "beperkte" nationaliteiten moet nog steeds het visum ophalen bij een ambassade voordat ze op reis gaan. Als dit van toepassing is op je werknemer, zal Immigratie het dossier markeren als "Telex-Embassade" en je laten weten welke locatie ze moeten bezoeken.

Stap 5: Zorg voor een sponsor- en garantiebrief

Werkgevers moeten een Sponsor- en garantiebrief op briefpapier van het bedrijf. Deze brief laat zien dat het bedrijf verantwoordelijk is voor de buitenlandse werknemer terwijl hij in Indonesië is.

De brief moet het volgende bevatten:

• Een verklaring van sponsoring en verantwoordelijkheid voor de naleving van de wettelijke voorschriften door de werknemer
• Persoonlijke en functiegegevens van de buitenlandse werknemer
• De arbeidsstatus van de buitenlandse werknemer
• Een toezegging om de repatriëringkosten te dekken indien nodig
• Een kopie van het identiteitsbewijs en de handtekening van de directeur van het bedrijf

Opmerking: Bankdeposito's zijn alleen vereist voor bepaalde visumtypes, zoals de Visum voor tweede verblijf. Voor standaard werk KITASDe garantie is meestal in de vorm van deze brief: De buitenlandse werknemer moet een immigratiegarantie overleggen. 

Stap 6: Sociale zekerheid (BPJS) en belastingidentificatie (NPWP)

Zodra uw buitenlandse werknemer een KITAS heeft, is het verplicht om hen te registreren voor de Indonesische sociale zekerheidsprogramma's, BPJS Ketenagakerjaan (werkgelegenheid) en BPJS Kesehatan (gezondheidszorg).

Je moet ook een Fiscaal identificatienummer (NPWP) als de buitenlandse werknemer meer dan 183 dagen in Indonesië of inkomen verdient uit Indonesische bronnen. Dat gezegd hebbende, is het slim om het NPWP vroeg aan te vragen om problemen met salarisadministratie en naleving te voorkomen.

Deze stap helpt je bedrijf volledig legaal te houden en beschermt je werknemers onder de Indonesische arbeids- en belastingwetgeving.

Werkgevers moeten ook voldoen aan hun rapportageverplichtingen door regelmatig rapporten over de registratie van buitenlandse werknemers en de naleving ervan in te dienen bij de relevante autoriteiten.

Arbeidsovereenkomsten

Bij het aannemen van buitenlandse werknemers in Indonesië is het essentieel om arbeidscontracten op te stellen die volledig voldoen aan de Indonesische arbeidswetgeving. De arbeidsovereenkomst moet duidelijk de functieomschrijving, het salaris, de voordelen, de werktijden en de voorwaarden voor beëindiging bevatten. 

De meeste buitenlandse werknemers hebben een arbeidscontract voor bepaalde tijd, dat kan worden verlengd of vernieuwd in overeenstemming met de lokale regelgeving. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat de arbeidsovereenkomst wettelijk bindend is en de belangen van zowel het bedrijf als de buitenlandse werknemer beschermt. 

Bovendien moeten alle arbeidscontracten voor buitenlandse werknemers geregistreerd worden bij de relevante autoriteiten om ervoor te zorgen dat de arbeidswetgeving wordt nageleefd en om mogelijke juridische gevolgen te voorkomen. Door deze stappen te nemen, kunnen werkgevers hun bedrijf beschermen en duidelijkheid verschaffen aan werknemers in Indonesië.

Buitenlandse werknemers inwerken

Succesvol buitenlandse werknemers in dienst nemen in Indonesië vereist zorgvuldige aandacht voor zowel de wettelijke vereisten als de culturele integratie. Werkgevers moeten controleren of alle buitenlandse werknemers geldige werkvergunningen en visa's hebben voordat ze aan de slag gaan. Het inwerkproces moet ook een grondige kennismaking met de Indonesische werkcultuur, het bedrijfsbeleid en de lokale regelgeving omvatten. 

Trainingssessies kunnen buitenlandse werknemers helpen zich snel aan te passen en hun rol binnen het team te begrijpen. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor de naleving van de Indonesische arbeidswetgeving, waaronder de juiste registratie voor de sociale zekerheid en de naleving van de salarisadministratie. Door een gestructureerd inwerkprogramma aan te bieden, kunnen bedrijven buitenlandse werknemers helpen zich welkom te voelen, het risico op nalevingsproblemen verminderen en de basis leggen voor een productieve werkrelatie.

Loonlijst en belastingen

Bij het beheren van de loonlijst en belastingen voor buitenlandse werknemers in Indonesië moeten de plaatselijke voorschriften strikt worden nageleefd. Werkgevers moeten inkomstenbelasting inhouden en afdragen namens buitenlandse werknemers, en ook de vereiste socialezekerheidsbijdragen betalen. De Indonesische arbeidswetgeving vereist ook de naleving van regels met betrekking tot minimumloon, werktijden en ontslagvergoedingen voor alle werknemers, inclusief buitenlandse staatsburgers. 

Het navigeren door deze vereisten kan ingewikkeld zijn, vooral voor bedrijven die nieuw zijn op de Indonesische markt. Veel bedrijven kiezen ervoor om de salaris- en belastingadministratie uit te besteden om de nauwkeurigheid en naleving van alle relevante wetten te garanderen. Op die manier kunnen werkgevers zich richten op hun kernactiviteiten, terwijl ze het risico op boetes minimaliseren en ervoor zorgen dat hun buitenlandse werknemers correct en op tijd worden betaald.

Voordelen voor werknemers

Concurrerende secundaire arbeidsvoorwaarden aanbieden is de sleutel tot het aantrekken en behouden van buitenlands toptalent in Indonesië. Werkgevers zijn wettelijk verplicht om buitenlandse werknemers bepaalde voordelen aan te bieden, zoals sociale zekerheid en ziektekostenverzekering. Afhankelijk van het arbeidscontract en het bedrijfsbeleid kunnen extra voordelen bestaan uit huisvestingstoelagen, onderwijsondersteuning, hulp bij verhuizing en andere extraatjes die bedoeld zijn om buitenlandse werknemers en hun gezinnen te ondersteunen.

Een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket helpt buitenlandse werknemers niet alleen om zich gewaardeerd te voelen, maar zorgt er ook voor dat de Indonesische arbeidswetten en vereisten voor werkvergunningen worden nageleefd. Door te investeren in secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen bedrijven de werktevredenheid verhogen, de retentie verbeteren en een positieve reputatie opbouwen als favoriete werkgever voor zowel lokale als buitenlandse werknemers in Indonesië.

Beste praktijken en veelvoorkomende valkuilen

Buitenlandse werknemers in dienst nemen in Indonesië kan soepel verlopen als je weet waar je op moet letten. Werkgevers moeten regelmatig updates van de arbeidswetgeving in de gaten houden om ervoor te zorgen dat ze blijven voldoen aan de Indonesische arbeidswetgeving. Deze best practices zullen je tijd, geld en frustratie besparen.

Beste praktijken

• Begin vroeg
  Begin ten minste 1-2 maanden voor uw beoogde aanwervingsdatum met de RPTKA-procedure. Goedkeuringen door de overheid kunnen langer duren tijdens vakanties of piekperiodes.
• Gebruik het TKA Online Systeem
  Dien alles in via het officiële TKA Online portaal. Het is sneller en overzichtelijker dan alles handmatig te doen.
• Controleer dubbel of je in aanmerking komt voor een baan
  Zorg ervoor dat de functie waarvoor u aanneemt op de goedgekeurde lijst voor buitenlandse werknemers staat. Niet-goedgekeurde functies worden afgewezen tijdens de RPTKA-beoordeling.
• Krijg ondersteuning van een erkend agent of juridisch adviseur
  Immigratieregels veranderen vaak. Een betrouwbare partner kan je helpen om aan de regels te blijven voldoen en vertragingen te voorkomen.
• Alles documenteren
  Bewaar soft copies van elke indiening, goedkeuring en ontvangst. Je hebt ze nodig voor verlengingen, audits en rapportages.
• Train je lokale team
  Neem een duidelijk plan voor kennisoverdracht op in uw RPTKA. Dit laat zien dat u zich inzet voor de ontwikkeling van lokaal talent en zorgt ervoor dat u zich aan de regels houdt.

⚠️ Veelvoorkomende valkuilen die je moet vermijden

• Illegaal contracteren of detacheren
  Het uitbesteden van een buitenlandse werknemer via een niet-gelicentieerde derde partij lijkt misschien eenvoudiger, maar leidt vaak tot zware straffen.
• Exitplanning negeren
  Als je niet plant dat je visum verloopt of je contract eindigt, kunnen werkgevers en werknemers in kostbare nalevingsproblemen verzeild raken.
• Valkuilen bij contractverlenging
  Het niet goed beheren van contractverlengingen kan ertoe leiden dat een contract voor bepaalde tijd wordt omgezet in een arbeidscontract voor onbepaalde tijd volgens de Indonesische wet.
• Uitzicht op huisvesting en welzijn
  Zelfs het overslaan van een eenvoudige oriëntatie op lokale huisvestingsmogelijkheden of gezondheidscontroles kan leiden tot ontevredenheid bij werknemers en reputatieschade.
• Portal-updates onderschatten
  Online immigratiesystemen worden vaak bijgewerkt. Als je nieuwe tutorials of platformwijzigingen overslaat, kan dit je aanvraag vertragen.
• Lokale feestdagen en arbeidsregels negeren
  Het niet naleven van lokale vakantieregelingen of overurenregels kan leiden tot arbeidsconflicten en claims voor achterstallig loon.