Hvordan søke om RPTKA

Hvis bedriften din planlegger å ansette en utenlandsk arbeidstaker i Indonesiaer det å få RPTKA-godkjenning det aller første steget du ikke kan hoppe over. RPTKA står for Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing, eller Foreign Worker Utilization Plan. Tenk på det som Arbeidsdepartementets måte å gjennomgå og godkjenne ansettelsesplanen din på før du henter inn internasjonale talenter.

I henhold til Regjeringens forordning 34/2021 og arbeidsministerens forordning 8/2021 er RPTKA et obligatorisk krav i bemanningsforskriftene. Det sikrer at stillingen du tilbyr, virkelig krever ekspertise eller ferdigheter som ennå ikke er allment tilgjengelige blant lokale arbeidstakere.

RPTKA kommer ikke til å hindre deg i å ansette utenlandske medarbeidere. I stedet handler det om å sørge for at stillingen er viktig og vil ha en positiv innvirkning på Indonesias arbeidsstyrke. Ved å godkjenne en RPTKA støtter departementet utviklingen av arbeidsstyrken, oppmuntrer til kompetanseoverføring til lokale ansatte og bidrar til å tiltrekke seg verdifulle globale talenter for å avhjelpe mangelen på kompetanse og øke den økonomiske veksten. Denne prosessen bekrefter også at bedriften din er klar til å følge indonesisk arbeidslovgivning og overholde alle regler for arbeidskraft.

Typer RPTKA og deres gyldighet

Ikke alle RPTKA-er er like. Arbeidsdepartementet tilbyr ulike typer, avhengig av hvor lenge den utenlandske arbeidstakeren skal oppholde seg i landet og hva slags arbeid han eller hun skal utføre. Her er en enkel oversikt, slik at du kan finne ut hvilken som passer din situasjon.

Midlertidig RPTKA

En midlertidig RPTKA er gyldig i opptil seks måneder og kan ikke forlenges. Den egner seg best for kortvarige oppdrag, hastereparasjoner eller spesifikke engangsprosjekter. Arbeidsgivere bør planlegge nøye, for når den utløper, må det søkes på nytt hvis arbeidet ikke er fullført.

Regelmessig (over 6 måneder) RPTKA

Denne typen er gyldig i mer enn seks måneder, opptil to år, og kan forlenges. Det er det vanligste alternativet for langvarige stillinger i næringslivet, tekniske stillinger eller lederstillinger der det er behov for en utenlandsk arbeidstakers ekspertise over en lengre periode.

Ikke-DKPTKA RPTKA

RPTKA uten DKPTKA er gyldig i opptil to år og kan forlenges. Den gjelder for arbeidsgivere eller roller som er fritatt fra å betale til Kompensasjonsfondet (DKPTKA), for eksempel visse utdanningsinstitusjoner, offentlige etater og styremedlemmer eller kommisjonærer med kvalifiserende aksjeposter.

Spesiell økonomisk sone (SEZ) RPTKA

En SEZ RPTKA er gyldig i opptil fem år og er beregnet på selskaper som opererer i spesielle økonomiske soner. Den er utformet for å gi utenlandske eksperter som jobber med strategiske prosjekter i de utpekte områdene, stabilitet på lengre sikt.

Profftips: Tilpass alltid RPTKA-typen til den faktiske varigheten på arbeidet. Hvis du søker om en kortere eller lengre periode enn du trenger, kan det føre til forsinkelser, ekstra kostnader eller til og med avslag.

Krav til RPTKA-søknader: Hva du trenger

Før du kan ansette utenlandsk arbeidskraft i Indonesia, må bedriften din utarbeide et sett med dokumenter for RPTKA-godkjenning. Disse kravene kommer fra Arbeidsdepartementet og er utformet for å sikre at planen din om å ansette utenlandske ansatte møter Indonesisk arbeidslovgivning og overholdelse av regelverk regler. For å få godkjenning må du sende inn alle dokumentene som kreves av departementet, ettersom lokale myndigheter kan gjennomgå de nødvendige dokumentene for å sikre samsvar. 

Følgende dokumenter er nødvendige for RPTKA-søknadsprosessen, og det er viktig å sørge for at alle dokumentene er fullstendige og nøyaktige for å unngå forsinkelser.

Her er det du trenger for å komme i gang:

1. Dokumenter fra arbeidsgiveren (selskapet)

• Virksomhetstillatelse (NIB) og Stiftelsesdokument - Bevis på at selskapet ditt er lovlig registrert i Indonesia.
• Bedriftsstruktur og organisasjonskart - Viser din lokale arbeidere og planlagt utenlandsk arbeidstaker posisjoner.
• Skatteidentifikasjonsnummer (NPWP) - Bekrefter at virksomheten din er i samsvar med skattereglene.
• Begrunnelsesbrev - Forklarer hvorfor du trenger å ansette utenlandske arbeidere i stedet for egnede lokale kandidaterfor eksempel spesialkompetanse eller ekspertise som ikke er tilgjengelig lokalt.
• Plan for opplæring og utvikling - En tydelig plan for kompetanseoverføring fra utenlandsk arbeidstaker til Indonesiske arbeidere, slik at lokalt ansatte etter hvert kan overta rollen.
• Forpliktelsesbrev om etterlevelse - Sier at du vil følge alle arbeidstidsbestemmelser og overholdelse av lover og regler regler, inkludert betaling av kompensasjonsfond (DKPTKA) om nødvendig.
• Ansettelsesbrev for lokal assistent - Arbeidsgivere må vanligvis utpeke en indonesisk medarbeider som skal jobbe sammen med og motta kunnskapsoverføring fra den utenlandske arbeidstakeren. Dette kravet gjelder ikke for direktører, ledere av representasjonskontorer, styremedlemmer i stiftelser eller midlertidige utenlandske arbeidstakere.

Andre forretningsenheter, som definert i det relevante arbeidskraftdekretet utstedt av det indonesiske arbeidsdepartementet, kan også være kvalifisert til å søke om RPTKA hvis de oppfyller de juridiske kravene.

2. Dokumenter fra den utenlandske arbeidstakeren

• Passkopi - Gyldig i minst 18 måneder for en langsiktig rolle, eller 6 måneder for en kortsiktig rolle.
• Curriculum Vitae (CV) - Detaljert arbeidshistorikk, signert av søkeren og stemplet av selskapet.
• Utdanningssertifikater og profesjonelle lisenser - Må samsvare med rollen i plan for utnyttelse av utenlandsk arbeidskraft.
• Nylige bilder - Vanligvis i passstørrelse med ensfarget bakgrunn.
• Utkast til arbeidsavtale - Beskriver stillingen, lønnen og ansvarsområdene til utenlandsk ansatt.

For utenlandske arbeidstakere som søker langtidsarbeid i Indonesia, kan det kreves ytterligere dokumentasjon for å søke om permanent oppholdstillatelse (KITAP). Det er også nødvendig å innhente oppholdstillatelse for at utenlandske statsborgere skal kunne åpne en bankkonto i Indonesia.

3. Andre mulige krav

• Forretningsenheter i spesielle sektorer - Hvis selskapet ditt opererer i visse bransjer, må det innhentes ytterligere tillatelser fra offentlige etater eller relevante myndigheter kan være nødvendig.
• Detaljer om jobbopplæring - Hvis stillingen innebærer opplæring lokalt ansatteinkluderer en tidsplan og opplæringsmateriell.
• Årsrapport - For selskaper som allerede er etablert, og som kan vise til stabilitet og etterlevelse av driftskravene.

Enkelte enheter, som f.eks. kulturinstitusjoner, internasjonale byråer, og representasjonskontorer av utlandetkan ha ytterligere eller andre krav til RPTKA-søknader. Dette er spesielt relevant hvis den utenlandske arbeidstakeren vil være involvert i yrkesopplæring eller lignende spesialiserte aktiviteter, ettersom det kan gjelde unntak eller spesifikke godkjenningsprosesser.

Steg-for-steg RPTKA-søknadsprosess

Hvem som søker: Den indonesiske arbeidsgiveren eller sponsoren søker. Den utenlandske arbeidstakeren kan ikke søke på egen hånd.

Arbeidsdepartementet er ansvarlig for å gjennomgå og godkjenne RPTKA-søknader gjennom TKA Online-systemet, og for å sikre at de er i samsvar med regelverket for arbeidskraft.

1) Bekreft at du kan ansette en utenlandsk arbeidstaker

• Sjekk at stillingstittelen er tillatt for utenlandske arbeidstakere.
• Sørg for at bedriften din har riktig lisens og at rollen passer til ditt forretningsområde.
• Planlegg hvem som skal være den indonesiske motparten, og hvordan kompetanseoverføringen skal skje. Tenaga kerja asing RPTKA er et viktig dokument som kreves for å ansette utenlandsk arbeidskraft, og bedriftene må dokumentere de unike ferdighetene eller ekspertisen den utenlandske arbeidstakeren tilfører organisasjonen.

2) Utarbeide selskapets dokumenter

• NIB og forretningslisens.
• Stiftelsesdokument og eventuelle endringer.
• NPWP (skatte-ID) og selskapsprofil eller organisasjonskart.
• Kontoradresse og kontaktinformasjon.
  Tips: Oppbevar digitale kopier i PDF- eller JPG-format. Bruk tydelige filnavn.

3) Forberede dokumenter for utenlandske arbeidere

• Biografisiden i passet (gyldig lenge nok for det planlagte oppholdet).
• Nyere bilde.
• CV som viser kompetanse og erfaring.
• Utdanningsbevis og andre kvalifikasjoner, hvis påkrevd.
• Helseforsikringsbevis, hvis du blir bedt om det.

4) Opprett eller logg inn på TKA Online-systemet

• Bruk Arbeidsdepartementets TKA Online-portal.
• Opprett bedriftskontoen og utpek en ansvarlig person.

5) Fyll ut RPTKA-skjemaet

• Skriv inn firmaopplysninger.
• Legg til stillingstittel, stillingsbeskrivelse, sted og varighet.
• Oppgi hvor mange utenlandske arbeidere du planlegger å ansette for hver rolle.
• Navngi den indonesiske medarbeideren og beskriv planen for opplæring eller kunnskapsoverføring.
• Last opp støttefilene.

6) Dobbeltsjekk alt før du sender inn

• Navnene stemmer overens med passet.
• Stillingstittel og forretningsområde samsvarer med lisensen din.
• Dokumentene er lesbare og ikke utløpt.
• Oversettelser tilbys ved behov.

7) Send inn søknaden

• Send RPTKA-forespørselen gjennom portalen.
• Du kan få en oppfølging for avklaring eller et kort intervju (ofte på nett). Svar raskt.

8) Følg med på gjennomgangen

• Logg inn for å se statusoppdateringer.
• Hvis saksbehandleren ber om rettelser, laster du opp de korrigerte filene og sender dem inn på nytt.

9) Motta RPTKA-godkjenning

• Last ned godkjenningsbrevet fra systemet.
• Sjekk stillingstittel, varighet, sted og antall ansatte. Korriger eventuelle feil med en gang.

10) Vet hva som kommer etterpå

• Etter at RPTKA er godkjent, betaler arbeidsgiveren til Kompensasjonsfondet for bruk av utenlandsk arbeidskraft (DKPTKA), med mindre stillingen eller arbeidsgiveren er fritatt. Den godkjente RPTKA-en blir deretter grunnlaget for å søke om arbeidsvisum (VITAS) og den begrensede oppholdstillatelsen (ITAS) som kreves for at utenlandske statsborgere skal kunne arbeide i Indonesia.

Vanlige utfordringer og praktiske tips for å søke om RPTKA

Det er ikke alltid like enkelt å få godkjent en RPTKA (plan for utnyttelse av utenlandsk arbeidskraft). Mange bedrifter opplever forsinkelser eller til og med avslag fordi de overser viktige detaljer. Her er noen av de vanligste utfordringene, sammen med praktiske tips som kan hjelpe deg å unngå dem.

Hvis en arbeidsavtale opphører før den avtalte sluttdatoen, krever indonesisk lov generelt at arbeidsgiveren betaler den ansatte verdien av den gjenværende kontraktsperioden. Dette omtales ofte som å betale restbeløpet av kontrakten. Den separate PKWT-kompensasjonslønnen under GR 35/2021 gjelder ikke for utenlandske ansatte.

Når det gjelder manglende dokumenter eller juridiske spørsmål, er det avgjørende å ha klare arbeidsavtaler som er i samsvar med indonesiske regler. Dette bidrar til å sikre riktig klassifisering av ansettelsestyper og beskytter både arbeidsgiver og arbeidstaker i tilfelle tvister.

1. Forveksling av RPTKA med arbeidstillatelse

Noen arbeidsgivere tror at en RPTKA er det samme som en arbeidstillatelse eller KITAS. I virkeligheten er det bare det første trinnet. Uten RPTKA-godkjenning kan du ikke gå videre med en IMTA (arbeidstillatelse) eller VITAS (visum for begrenset opphold). Tips: Forstå hele prosessen. RPTKA-godkjenning kommer først, etterfulgt av søknad om arbeidstillatelse og visum.

2. Manglende eller ufullstendige dokumenter

Arbeidsdepartementet krever spesifikke dokumenter fra både arbeidsgiveren og den utenlandske arbeidstakeren. Hvis bare én av dem mangler, kan det forsinke søknaden din. Tips: Bruk en sjekkliste. Dobbeltsjekk at alle dokumenter er fullstendige, signert og oversatt om nødvendig før du sender dem inn.

3. Forsinkelser i godkjenningsprosessen

Behandlingen kan ta uker eller måneder, spesielt hvis det er mange søknader eller hvis dokumentene dine er uklare. Søk tidlig, helst 6-8 uker før den utenlandske arbeidstakerens planlagte startdato. Svar raskt på eventuelle forespørsler fra departementet.

4. DKPTKA (Kompensasjonsfondet) Forvirring

Mange bedrifter er ikke klar over at arbeidsgivere må betale DKPTKAUSD 100 per utenlandsk arbeidstaker per måned, før RPTKA-godkjenning. Noen arbeidsgivere og stillinger er unntatt, for eksempel visse offentlige organer, internasjonale organisasjoner, spesifikke utdanningsstillinger og styremedlemmer eller kommisjonærer med kvalifiserende aksjeposter. Sjekk alltid om saken din kvalifiserer for et unntak. Hvis det ikke gjør det, må du ordne betalingen tidlig for å unngå forsinkelser i behandlingen.

5. Begrensninger i stillingen

Enkelte stillinger er stengt for utenlandske arbeidstakere i henhold til indonesisk arbeidslovgivning. Sjekk de nyeste reglene fra arbeidsdepartementet for å sikre at stillingen er tillatt for utenlandske arbeidstakere før du søker.

6. Mangel på en opplærings- og utviklingsplan

Myndighetene forventer at utenlandske arbeidstakere overfører kompetanse til lokale ansatte, men noen søknader inneholder ikke en tydelig plan. Lag en enkel og realistisk opplæringsplan som viser hvordan den utenlandske arbeidstakeren skal bidra til å utvikle lokale talenter.

7. Overvåking av fornyelse

Hvis du glemmer å fornye i tide, kan det føre til juridiske problemer og avbrudd i arbeidet. Sett av tid i kalenderen for fornyelse minst tre måneder før fristen utløper.

Ved å kjenne til disse vanlige fallgruvene og forberede deg på forhånd, vil du forbedre sjansene dine for å få RPTKA godkjent uten unødvendig stress.