Cara Mengajukan RPTKA

Jika perusahaan Anda berencana untuk mempekerjakan pekerja asing di Indonesiamendapatkan persetujuan RPTKA adalah langkah pertama yang tidak boleh Anda lewatkan. RPTKA adalah singkatan dari Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing. Anggap saja ini adalah cara Kementerian Tenaga Kerja untuk meninjau dan menyetujui rencana perekrutan Anda sebelum Anda mendatangkan tenaga kerja asing.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 2021 dan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 8 Tahun 2021, RPTKA merupakan persyaratan wajib dalam peraturan ketenagakerjaan. Hal ini untuk memastikan bahwa posisi yang Anda tawarkan benar-benar membutuhkan keahlian atau keterampilan yang belum banyak dimiliki oleh pekerja lokal.

RPTKA tidak akan menghentikan Anda untuk mempekerjakan karyawan asing. Sebaliknya, ini adalah tentang memastikan bahwa posisi tersebut sangat penting dan akan memberikan dampak positif bagi tenaga kerja Indonesia. Dengan menyetujui RPTKA, Kementerian mendukung pengembangan tenaga kerja, mendorong transfer keterampilan kepada karyawan lokal, dan membantu menarik talenta global yang bernilai tinggi untuk mengatasi kekurangan tenaga kerja dan mendorong pertumbuhan ekonomi. Proses ini juga menegaskan bahwa perusahaan Anda siap untuk mengikuti hukum ketenagakerjaan Indonesia dan mematuhi semua peraturan ketenagakerjaan.

Jenis-jenis RPTKA dan Masa Berlakunya

Tidak semua RPTKA sama. Kementerian Tenaga Kerja menawarkan beberapa jenis yang berbeda tergantung dari berapa lama pekerja asing akan tinggal dan jenis pekerjaan yang akan mereka lakukan. Berikut ini adalah penjelasan sederhana agar Anda dapat mengetahui mana yang sesuai dengan situasi Anda.

RPTKA Sementara

RPTKA Sementara berlaku hingga enam bulan dan tidak dapat diperpanjang. RPTKA ini paling cocok untuk penugasan jangka pendek, perbaikan mendesak, atau proyek satu kali tertentu. Pemberi kerja harus merencanakan dengan hati-hati, karena setelah masa berlakunya habis, aplikasi baru diperlukan jika pekerjaan belum selesai.

RPTKA Reguler (Lebih dari 6 Bulan)

Jenis ini berlaku lebih dari enam bulan, hingga dua tahun, dan dapat diperpanjang. Ini adalah opsi paling umum untuk posisi perusahaan, teknis, atau manajerial jangka panjang di mana keahlian pekerja asing dibutuhkan dalam jangka waktu yang lama.

RPTKA Non-DKPTKA

RPTKA Non-DKPTKA berlaku hingga dua tahun dan dapat diperpanjang. Ini berlaku untuk pemberi kerja atau jabatan yang dikecualikan dari pembayaran Dana Kompensasi (DKPTKA), seperti institusi pendidikan tertentu, lembaga pemerintah, dan direktur atau komisaris dengan kepemilikan saham yang memenuhi syarat.

Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) RPTKA

RPTKA KEK berlaku hingga lima tahun dan ditujukan untuk perusahaan yang beroperasi di Kawasan Ekonomi Khusus. RPTKA dirancang untuk memberikan stabilitas jangka panjang bagi tenaga ahli asing yang bekerja pada proyek-proyek strategis di area yang telah ditentukan.

Kiat Pro: Selalu sesuaikan jenis RPTKA dengan durasi kerja yang sebenarnya. Mengajukan permohonan untuk jangka waktu yang lebih pendek atau lebih lama dari yang Anda butuhkan dapat menyebabkan penundaan, biaya tambahan, atau bahkan penolakan.

Persyaratan Aplikasi RPTKA: Apa yang Anda Perlukan

Sebelum Anda dapat memproses perekrutan tenaga kerja asing di Indonesia, perusahaan Anda harus menyiapkan serangkaian dokumen untuk Persetujuan RPTKA. Persyaratan ini berasal dari Kementerian Tenaga Kerja dan dirancang untuk memastikan rencana Anda untuk mempekerjakan karyawan asing bertemu Hukum ketenagakerjaan Indonesia dan kepatuhan terhadap peraturan peraturan. Untuk mendapatkan persetujuan, Anda harus menyerahkan semua dokumen yang disyaratkan oleh Kementerian, karena pihak berwenang setempat dapat meninjau dokumen yang diperlukan untuk memastikan kepatuhan. 

Dokumen-dokumen berikut ini diperlukan untuk proses aplikasi RPTKA, dan sangat penting untuk memastikan bahwa semua dokumen sudah lengkap dan akurat untuk menghindari penundaan.

Inilah yang Anda perlukan untuk memulai:

1. Dokumen dari Pemberi Kerja (Perusahaan)

• Izin Usaha (NIB) dan Akta Pendirian - Bukti bahwa perusahaan Anda terdaftar secara legal di Indonesia.
• Bagan Struktur & Organisasi Perusahaan - Menunjukkan Anda pekerja lokal dan direncanakan pekerja asing posisi.
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) - Memastikan bisnis Anda taat pajak.
• Surat Pembenaran - Menjelaskan mengapa Anda perlu mempekerjakan pekerja asing bukannya kandidat lokal yang sesuaiseperti keterampilan atau keahlian khusus yang tidak tersedia secara lokal.
• Rencana Pelatihan dan Pengembangan - Rencana yang jelas untuk transfer keterampilan dari pekerja asing untuk Pekerja Indonesiasehingga staf lokal pada akhirnya dapat mengambil alih peran tersebut.
• Surat Komitmen Kepatuhan - Menyatakan bahwa Anda akan mengikuti semua peraturan ketenagakerjaan dan kepatuhan hukum peraturan, termasuk membayar dana kompensasi (DKPTKA) jika diperlukan.
• Surat Penunjukan untuk Asisten Lokal - Pemberi kerja biasanya harus menunjuk seorang rekan kerja Indonesia untuk bekerja bersama dan menerima transfer pengetahuan dari pekerja asing. Persyaratan ini tidak berlaku untuk direktur, kepala kantor perwakilan, anggota dewan yayasan, atau pekerja asing sementara.

Badan usaha lain, sebagaimana didefinisikan oleh peraturan ketenagakerjaan yang relevan yang dikeluarkan oleh Kementerian Tenaga Kerja Indonesia, juga dapat mengajukan permohonan RPTKA jika memenuhi persyaratan hukum.

2. Dokumen dari Pekerja Asing

• Salinan Paspor - Berlaku setidaknya selama 18 bulan untuk peran jangka panjang, atau 6 bulan untuk jangka pendek.
• Daftar Riwayat Hidup (CV) - Riwayat pekerjaan yang terperinci, ditandatangani oleh pelamar dan dicap oleh perusahaan.
• Sertifikat Pendidikan & Lisensi Profesional - Harus sesuai dengan peran dalam rencana pemanfaatan tenaga kerja asing.
• Foto Terbaru - Biasanya seukuran paspor dengan latar belakang polos.
• Rancangan Perjanjian Kerja - Menguraikan posisi, gaji, dan tanggung jawab dari karyawan asing.

Untuk pekerja asing yang mencari pekerjaan jangka panjang di Indonesia, dokumentasi tambahan mungkin diperlukan untuk mengajukan permohonan izin tinggal tetap (KITAP). Memperoleh izin tinggal yang sesuai juga diperlukan bagi warga negara asing untuk membuka rekening bank di Indonesia.

3. Persyaratan Lain yang Mungkin Ada

• Badan Usaha di Sektor Khusus - Jika perusahaan Anda beroperasi di industri tertentu, izin tambahan dari instansi pemerintah atau otoritas terkait mungkin diperlukan.
• Rincian Pelatihan Kerja - Jika posisi tersebut melibatkan pelatihan karyawan lokaltermasuk jadwal dan materi pelatihan.
• Laporan Tahunan - Untuk perusahaan yang sudah mapan, menunjukkan stabilitas dan kepatuhan operasional.

Entitas tertentu, seperti lembaga-lembaga budaya, lembaga internasionaldan kantor perwakilan dari negara asingmungkin memiliki persyaratan tambahan atau berbeda untuk aplikasi RPTKA. Hal ini sangat relevan jika pekerja asing akan terlibat dalam pelatihan kejuruan atau kegiatan khusus serupa, karena pengecualian atau proses persetujuan khusus mungkin berlaku.

Langkah demi Langkah Proses Permohonan RPTKA

Siapa yang mendaftar: Majikan atau sponsor Indonesia yang mengajukan permohonan. Pekerja asing tidak dapat mengajukan permohonan sendiri.

Kementerian Tenaga Kerja bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui aplikasi RPTKA melalui sistem TKA Online, untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan.

1) Konfirmasikan bahwa Anda dapat mempekerjakan pekerja asing

• Periksa apakah jabatan tersebut diperbolehkan untuk pekerja asing.
• Pastikan perusahaan Anda memiliki izin usaha yang tepat dan peran yang sesuai dengan bidang bisnis Anda.
• Rencanakan siapa mitra Indonesia yang akan dipilih dan bagaimana transfer keterampilan akan terjadi. RPTKA adalah dokumen penting yang diperlukan untuk mempekerjakan tenaga kerja asing, dan perusahaan harus menunjukkan keterampilan atau keahlian unik yang dibawa oleh tenaga kerja asing ke dalam organisasi.

2) Menyiapkan dokumen perusahaan

• NIB dan izin usaha.
• Akta pendirian dan perubahannya.
• NPWP dan profil perusahaan atau bagan organisasi.
• Alamat kantor dan rincian kontak.
  Tip: Simpan salinan digital dalam format PDF atau JPG. Gunakan nama file yang jelas.

3) Mempersiapkan dokumen pekerja asing

• Halaman biodata paspor (berlaku cukup lama untuk masa tinggal yang direncanakan).
• Foto terbaru.
• CV yang menunjukkan keahlian dan pengalaman.
• Sertifikat pendidikan dan kualifikasi lainnya, jika diperlukan.
• Bukti asuransi kesehatan, jika diminta.

4) Membuat atau masuk ke sistem TKA Online

• Gunakan portal TKA Online milik Kementerian Ketenagakerjaan.
• Tetapkan akun perusahaan dan tetapkan orang yang bertanggung jawab.

5) Mengisi formulir RPTKA

• Masukkan detail perusahaan.
• Tambahkan jabatan, deskripsi pekerjaan, lokasi, dan durasi.
• Sebutkan berapa banyak pekerja asing yang Anda rencanakan untuk dipekerjakan untuk setiap peran.
• Sebutkan nama karyawan pendamping dari Indonesia dan jelaskan rencana pelatihan atau transfer pengetahuan.
• Unggah file pendukung.

6) Periksa kembali semuanya sebelum Anda mengirim

• Nama sesuai dengan paspor.
• Jabatan dan bidang usaha sesuai dengan lisensi Anda.
• Dokumen dapat dibaca dan tidak kedaluwarsa.
• Terjemahan disediakan bila diperlukan.

7) Kirimkan aplikasi

• Kirim permintaan RPTKA melalui portal.
• Anda mungkin akan ditindaklanjuti untuk klarifikasi atau wawancara singkat (biasanya secara online). Balas dengan cepat.

8) Melacak ulasan

• Masuk untuk melihat pembaruan status.
• Jika petugas meminta perbaikan, unggah berkas yang telah diperbaiki dan kirimkan kembali.

9) Menerima persetujuan RPTKA

• Unduh surat persetujuan dari sistem.
• Periksa jabatan, durasi, lokasi, dan jumlah karyawan. Segera perbaiki setiap kesalahan.

10) Ketahui apa yang akan terjadi selanjutnya

• Setelah RPTKA disetujui, pemberi kerja membayar Dana Kompensasi Penggunaan Tenaga Kerja Asing (DKPTKA), kecuali jika jabatan atau pemberi kerja dikecualikan. RPTKA yang telah disetujui kemudian menjadi dasar untuk mengajukan permohonan visa kerja (VITAS) dan izin tinggal terbatas (ITAS) yang diperlukan bagi warga negara asing untuk bekerja di Indonesia.

Tantangan Umum & Tips Praktis untuk Mengajukan RPTKA

Mendapatkan persetujuan RPTKA (Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing) tidak selalu berjalan mulus. Banyak perusahaan yang mengalami penundaan atau bahkan penolakan karena mereka mengabaikan detail-detail penting. Berikut adalah beberapa tantangan yang paling umum terjadi, beserta tips praktis untuk membantu Anda menghindarinya.

Jika kontrak kerja berakhir sebelum tanggal berakhir yang telah disepakati, hukum di Indonesia pada umumnya mengharuskan pemberi kerja untuk membayar karyawan sesuai dengan nilai periode kontrak yang tersisa. Hal ini sering disebut sebagai pembayaran sisa kontrak. Pembayaran kompensasi PKWT yang terpisah di bawah PP 35/2021 tidak berlaku untuk karyawan asing.

Ketika berurusan dengan dokumen yang hilang atau masalah hukum, sangat penting untuk memiliki kontrak kerja yang jelas yang sesuai dengan peraturan di Indonesia. Hal ini membantu memastikan klasifikasi jenis pekerjaan yang tepat dan melindungi pemberi kerja dan karyawan jika terjadi perselisihan.

1. Membingungkan antara RPTKA dengan Izin Kerja

Beberapa pemberi kerja mengira bahwa RPTKA sama dengan izin kerja atau KITAS. Kenyataannya, ini hanyalah langkah pertama. Tanpa persetujuan RPTKA, Anda tidak dapat melanjutkan proses pengajuan IMTA (izin kerja) atau VITAS (visa tinggal terbatas). Tip: Pahami prosesnya secara lengkap. Persetujuan RPTKA didahulukan, diikuti dengan aplikasi izin kerja dan visa.

2. Dokumen yang Hilang atau Tidak Lengkap

Kementerian Tenaga Kerja membutuhkan dokumen khusus dari pemberi kerja dan pekerja asing. Melewatkan satu saja dokumen dapat menunda aplikasi Anda. Tip: Gunakan daftar periksa. Periksa kembali apakah semua dokumen sudah lengkap, ditandatangani, dan diterjemahkan jika perlu sebelum diserahkan.

3. Keterlambatan dalam Proses Persetujuan

Prosesnya bisa memakan waktu berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan, terutama jika ada banyak lamaran atau jika dokumen Anda tidak jelas. Ajukan permohonan lebih awal, idealnya 6-8 minggu sebelum tanggal mulai kerja pekerja asing. Tanggapi dengan cepat setiap permintaan dari Kementerian.

4. Kebingungan DKPTKA (Dana Kompensasi)

Banyak perusahaan tidak menyadari bahwa pengusaha harus membayar DKPTKAyaitu sebesar USD 100 per pekerja asing per bulan, sebelum RPTKA disetujui. Beberapa pemberi kerja dan posisi dikecualikan, seperti badan pemerintah tertentu, organisasi internasional, peran pendidikan tertentu, dan direktur atau komisaris dengan kepemilikan saham yang memenuhi syarat. Selalu periksa apakah kasus Anda memenuhi syarat untuk pengecualian. Jika tidak, lakukan pembayaran lebih awal untuk mencegah penundaan pemrosesan.

5. Pembatasan Posisi Pekerjaan

Beberapa posisi tertentu tertutup bagi pekerja asing berdasarkan undang-undang ketenagakerjaan Indonesia. Periksa peraturan Kementerian Tenaga Kerja terbaru untuk memastikan posisi tersebut diperbolehkan untuk karyawan asing sebelum melamar.

6. Kurangnya Rencana Pelatihan dan Pengembangan

Pemerintah mengharapkan pekerja asing untuk mentransfer keterampilan kepada karyawan lokal, namun beberapa aplikasi gagal menyertakan rencana yang jelas. Buatlah jadwal pelatihan yang sederhana dan realistis yang menunjukkan bagaimana pekerja asing Anda akan membantu mengembangkan talenta lokal.

7. Pengawasan Pembaharuan

Lupa memperbarui tepat waktu dapat menyebabkan masalah hukum dan gangguan pekerjaan. Tandai kalender Anda untuk tenggat waktu perpanjangan setidaknya 3 bulan sebelum masa berlaku habis.

Dengan mengetahui jebakan-jebakan umum ini dan mempersiapkan diri lebih awal, Anda akan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan persetujuan RPTKA tanpa stres yang tidak perlu.