Mempekerjakan Karyawan Asing di Indonesia

Seiring dengan semakin menariknya investasi asing, semakin banyak perusahaan yang ingin mempekerjakan pekerja asing untuk mengisi posisi-posisi khusus dan membawa keahlian internasional ke dalam tim mereka. Namun, mempekerjakan warga negara asing di Indonesia melibatkan lanskap peraturan pemerintah dan persyaratan hukum yang kompleks. 

Mulai dari mendapatkan izin kerja yang tepat hingga memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan setempat, setiap langkah harus dikelola dengan hati-hati. Bagi investor dan perusahaan asing yang ingin sukses di Indonesia, memahami peraturan untuk mempekerjakan karyawan asing sangat penting untuk membangun tenaga kerja yang kuat dan patuh serta mendukung operasi bisnis jangka panjang.

Sorotan Peraturan Terbaru

Jika Anda berencana mempekerjakan karyawan asing di Indonesia, mengikuti perkembangan peraturan terbaru adalah suatu keharusan. Selama beberapa tahun terakhir, pemerintah Indonesia telah memperkenalkan beberapa peraturan baru yang membuat prosesnya lebih terstruktur, dan dalam beberapa hal, lebih mudah, jika Anda mengikuti langkah-langkah yang tepat. Setiap undang-undang baru didukung oleh setidaknya satu peraturan pelaksana, yang memberikan prosedur terperinci untuk kepatuhan.

Inilah yang perlu Anda ketahui:

1. Omnibus Law & Undang-Undang Cipta Kerja (2020)

Undang-Undang Cipta Kerja, yang juga dikenal sebagai Omnibus Law, diperkenalkan untuk menyederhanakan perekrutan dan investasi di Indonesia. Undang-undang ini memangkas aturan-aturan yang tumpang tindih dan bertujuan untuk membuat segala sesuatunya menjadi lebih cepat bagi bisnis, terutama perusahaan-perusahaan dan investor asing. Undang-undang ini mempermudah pengurusan izin kerja, memangkas birokrasi, dan mendukung penciptaan lapangan kerja melalui tenaga kerja asing.

2. Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 2021

Indonesia Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 2021 berfokus pada penggunaan tenaga kerja asing (dikenal secara lokal sebagai TKA). Ini menjelaskan:

• Peran apa saja yang dapat diisi oleh warga negara asing
• Bagaimana perusahaan harus mempersiapkan Rencana Pemanfaatan Tenaga Kerja Asing (RPTKA)
• Kewajiban untuk melatih tenaga kerja Indonesia di samping tenaga kerja asing

Ini adalah peraturan utama yang akan Anda hadapi saat mempekerjakan orang asing secara legal.

3. Peraturan Menteri No. 8 Tahun 2021

Peraturan ini membuat sebagian besar proses aplikasi onlinemelalui platform TKA Online milik Kementerian Ketenagakerjaan. Hal ini mempercepat proses pengajuan RPTKA dan mendapatkan IMTA (persetujuan izin kerja). Tidak perlu lagi mengantri panjang atau mengirimkan formulir kertas.

4. Peraturan Pemerintah No. 40 Tahun 2023

Ini baru Peraturan No. 40 Tahun 2023 Pembaruan memperkuat pemrosesan digital dan mendukung profesional investasi dan karyawan asing berketerampilan tinggi. Hal ini juga menyentuh pada jenis visa dan selaras dengan perubahan pada izin tinggal terbatas (KITAS) agar sesuai dengan kebutuhan bisnis modern.

5. Permenkumham No. 29 Tahun 2021

Dikeluarkan oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, Permenkumham No. 29 Tahun 2021 meliputi izin imigrasi dan kategori visa, terutama bagi mereka yang mengajukan permohonan visa tinggal terbatas untuk bekerja atau berinvestasi di Indonesia. Hal ini membantu menentukan siapa saja yang memenuhi syarat, berapa lama mereka dapat tinggal, dan bagaimana cara memperpanjangnya.

Siapa yang Dapat Menyewa & Kapan

Tidak semua perusahaan di Indonesia dapat mempekerjakan tenaga kerja asing. Di bawah hukum Indonesia, hanya badan hukum dan badan usaha tertentu yang diizinkan untuk mempekerjakan karyawan asing. Pemerintah telah menetapkan aturan yang jelas tentang siapa yang diperbolehkan untuk melakukannya dan kapan itu tepat. Mari kita uraikan secara sederhana.

1. Hanya Perusahaan Tertentu yang Dapat Mempekerjakan Orang Asing

Untuk mempekerjakan pekerja asing secara legal di Indonesia, bisnis Anda harus menjadi salah satu dari yang berikut ini:

• PT PMA (Perusahaan Milik Asing)
  Ini adalah perusahaan yang sebagian atau seluruhnya dimiliki oleh investor asing. Perusahaan ini adalah jenis yang paling umum yang diizinkan untuk mempekerjakan warga negara asing.
• Kantor Perwakilan
  Perusahaan asing yang memiliki cabang atau kantor di Indonesia (tetapi tidak secara langsung menghasilkan pendapatan) dapat mempekerjakan staf asing untuk posisi tertentu, biasanya di tingkat eksekutif atau penasihat.
• Organisasi Internasional dan Organisasi Nirlaba
  Beberapa lembaga nirlaba dan badan internasional yang memiliki kedudukan hukum di Indonesia juga dapat mempekerjakan orang asing untuk program-program tertentu.

Jadi, jika Anda baru memulai bisnis lokal kecil (seperti PT biasa), Anda tidak dapat mempekerjakan karyawan asing kecuali Anda meningkatkan izin usaha atau merestrukturisasi sebagai PT PMA.

2. Jenis Pekerjaan Apa yang Dapat Diberikan kepada Pekerja Asing?

Indonesia tidak mengizinkan sembarang pekerjaan untuk diisi oleh orang asing. Posisi tersebut harus mensyaratkan keahlian khususbiasanya merupakan sesuatu yang tidak dapat dengan mudah ditemukan di tenaga kerja lokal. Peraturan di Indonesia menetapkan daftar posisi pekerjaan yang memenuhi syarat untuk diisi oleh tenaga kerja asing.

Peran yang diizinkan biasanya meliputi:

• Direktur, komisaris, dan manajer senior
• Insinyur, pakar teknologi, dan konsultan
• Guru di sekolah atau universitas internasional
• Pekerjaan khusus di sektor energi, pertambangan, manufaktur, dan digital

Tetapi peran seperti resepsionis, kasir, asisten admin, atau staf HR hanya untuk hanya pekerja lokal.

3. Pengaturan Waktu Juga Penting

Anda tidak bisa mempekerjakan pekerja asing dalam semalam. Sebelum merekrut, perusahaan Anda harus melakukannya:

• Dapatkan persetujuan untuk Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA)
• Pastikan peran tersebut sesuai dengan daftar pekerjaan yang telah disetujui
• Memastikan ada rencana untuk melatih karyawan lokal di samping karyawan asing

Ada juga sistem prioritas: perusahaan harus selalu berusaha mempekerjakan pekerja Indonesia terlebih dahulu. Pekerja asing hanya diperbolehkan jika memang ada kebutuhan.

Proses Perekrutan Langkah-demi-Langkah

Mempekerjakan karyawan dari luar negeri di Indonesia melibatkan langkah-langkah yang jelas dan membutuhkan kepatuhan yang ketat terhadap prosedur dan peraturan di Indonesia untuk memastikan kepatuhan selama proses perekrutan.

Biaya & Jadwal Cepat (Agustus 2025)

Persyaratan	Biaya / Kontribusi Pemerintah	Perkiraan USD*	Waktu Pemrosesan Khas**** Waktu Pemrosesan Khas	Catatan Penting
Persetujuan RPTKA & Pembayaran DKP-TKA	DKP-TKA = USD 100 per bulan penugasan (dibayarkan dalam Rupiah dengan kurs tengah BI)	Contoh 6 bulan ≈ USD 600	3-5 hari kerja (Tenaga Kerja)	RPTKA itu sendiri gratis; bayar DKP-TKA sebelum disetujui
e-VITAS / e-KITAS - Kategori I (hingga 6 bulan)	RP 5.250.000	≈ USD 340	2-3 hari kerja	Biaya sudah termasuk penerbitan visa dan stiker ITAS
e-VITAS / e-KITAS - Kategori II (hingga 12 bulan)	RP 7.350.000	≈ USD 476	2-3 hari kerja	,
e-VITAS / e-KITAS - Kategori III (hingga 24 bulan)	RP 9.500.000	≈ USD 615	2-3 hari kerja	,
NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)	Tanpa biaya	,	Hari yang sama (online)	Ekspatriat memvalidasi NPWP secara online setelah KITAS diterbitkan
BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan (jika tinggal > 6 bulan)	Kontribusi bulanan pemberi kerja + karyawan	Bervariasi	3-5 hari kerja	Asuransi swasta diperbolehkan untuk penugasan ≤ 6 bulan

*Setara dengan USD yang dihitung pada RP. 15.450,- = USD 1 (Agustus 2025).

*Waktu pemrosesan bersifat indikatif dan mengasumsikan dokumen lengkap.

Langkah 1: Siapkan Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA) Anda

Pertama, perusahaan Anda harus membuat RPTKA. RPTKA adalah dokumen penting yang diperlukan untuk penggunaan tenaga kerja asing secara legal di Indonesia. Anggap saja ini sebagai rencana terperinci yang menjelaskan mengapa Anda membutuhkan tenaga kerja asing dan pekerjaan yang akan mereka lakukan. Anda dapat mengajukannya secara online melalui situs web Kementerian Ketenagakerjaan.

Berikut adalah daftar dokumen yang biasanya perlu Anda persiapkan:

• Izin usaha (NIB)
• Akta perusahaan dan perubahannya
• Bagan organisasi
• Rancangan kontrak kerja
• Sertifikat pendidikan dan pengalaman kerja pekerja asing
• Rencana pelatihan untuk kolega Indonesia yang akan dibimbing atau ditingkatkan keterampilannya

Langkah 2: Dapatkan Persetujuan untuk RPTKA Anda

Setelah pengajuan, Kementerian akan meninjau rencana Anda. Mereka akan memeriksa apakah Anda merekrut untuk posisi yang diperbolehkan untuk karyawan asing dan memastikan Anda memiliki rencana pelatihan yang jelas untuk pekerja Indonesia. Persetujuan biasanya memakan waktu antara 5-15 hari kerja.

Catatan: Kategori tertentu, seperti pemegang saham yang merupakan direktur atau komisaris dengan investasi minimal USD 1 jutaadalah dikecualikan dari persyaratan RPTKA.

Langkah 3: Dapatkan Pemberitahuan Pekerja Asing (Notifikasi)

Dengan RPTKA yang telah disetujui, langkah selanjutnya adalah mengajukan permohonan Pemberitahuan Pekerja Asing, juga dikenal sebagai Notifikasiyang telah menggantikan sistem IMTA yang lama di bawah Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia No. 10/2018 dan Peraturan Pemerintah No. 34/2021.

Pada tahap ini, perusahaan Anda harus membayar Dana Kompensasi untuk Tenaga Kerja Asing (DKP-TKA)yaitu USD 100 per bulan per karyawan asing. Kompensasi ini dibayarkan ke dalam dana pembangunan pemerintah untuk mendukung pengembangan tenaga kerja di Indonesia. Setelah pembayaran dikonfirmasi, notifikasi menjadi aktif.

Pemrosesan biasanya memakan waktu 3-7 hari kerja.

Langkah 4: Visa (e-VITAS) dan Izin Tinggal Terbatas (KITAS)

Setelah RPTKA Anda disetujui dan biaya DKP-TKA dibayarkan, Imigrasi akan mengeluarkan persetujuan e-VITAS. Untuk sebagian besar kebangsaan, Anda tidak perlu mengunjungi kedutaan atau konsulat Indonesia lagi. Surat persetujuan akan dikirim ke email Anda dalam bentuk PDF.

Yang harus dilakukan oleh karyawan asing Anda adalah mencetak PDF-nya, membawanya saat terbang ke Indonesia, dan menunjukkannya di konter imigrasi pada saat kedatangan. Imigrasi akan menempelkan stiker visa di paspor mereka, dan sejak saat itu, mereka dapat tinggal dan bekerja di Indonesia secara legal.

Hanya sekelompok kecil warga negara "terbatas" yang masih perlu mengambil visa di kedutaan sebelum bepergian. Jika hal ini berlaku untuk pekerja Anda, Imigrasi akan menandai berkas sebagai "Telex-Embassy" dan memberi tahu Anda lokasi mana yang harus mereka kunjungi.

Langkah 5: Berikan Surat Sponsor & Jaminan

Pemberi kerja harus menyerahkan Surat Sponsor dan Surat Jaminan di atas kop surat perusahaan. Surat ini menunjukkan tanggung jawab perusahaan terhadap karyawan asing selama mereka berada di Indonesia.

Surat tersebut harus mencakup:

• Pernyataan sponsor dan tanggung jawab atas kepatuhan hukum karyawan
• Rincian pribadi dan pekerjaan karyawan asing
• Status pekerjaan karyawan asing
• Komitmen untuk menanggung biaya repatriasi jika diperlukan
• Salinan identitas dan tanda tangan direktur perusahaan

Catatan: Setoran bank hanya diperlukan untuk jenis visa tertentu, seperti visa Visa Rumah Kedua. Untuk standar KITAS kerjajaminan biasanya dalam bentuk surat ini: Karyawan asing harus memberikan jaminan imigrasi. 

Langkah 6: Jaminan Sosial (BPJS) dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

Setelah karyawan asing Anda memiliki KITAS, maka wajib untuk mendaftarkan mereka ke dalam program jaminan sosial di Indonesia, BPJS Ketenagakerjaan (pekerjaan) dan BPJS Kesehatan (perawatan kesehatan).

Anda juga harus mengajukan permohonan untuk Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) jika pekerja asing tinggal lebih dari 183 hari di Indonesia atau memperoleh penghasilan dari sumber-sumber di Indonesia. Oleh karena itu, sebaiknya Anda memiliki NPWP lebih awal untuk menghindari masalah penggajian dan kepatuhan.

Langkah ini membantu menjaga perusahaan Anda tetap legal dan melindungi pekerja Anda di bawah hukum ketenagakerjaan dan perpajakan di Indonesia.

Pemberi kerja juga harus memenuhi kewajiban pelaporan dengan menyerahkan laporan rutin mengenai pendaftaran dan kepatuhan pekerja asing kepada pihak yang berwenang.

Kontrak Kerja

Ketika mempekerjakan karyawan asing di Indonesia, sangat penting untuk membuat kontrak kerja yang sepenuhnya sesuai dengan hukum ketenagakerjaan Indonesia. Kontrak kerja harus secara jelas menguraikan deskripsi pekerjaan, gaji, tunjangan, jam kerja, dan ketentuan pemutusan hubungan kerja. 

Sebagian besar pekerja asing dipekerjakan di bawah kontrak kerja jangka waktu tertentu, yang dapat diperpanjang atau diperbarui sesuai dengan peraturan setempat. Pemberi kerja harus memastikan bahwa kontrak kerja tersebut mengikat secara hukum dan melindungi kepentingan perusahaan dan pekerja asing. 

Selain itu, semua kontrak kerja untuk pekerja asing harus didaftarkan ke otoritas terkait untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan dan untuk menghindari potensi konsekuensi hukum. Dengan mengambil langkah-langkah ini, pemberi kerja dapat melindungi bisnis mereka dan memberikan kejelasan bagi karyawan di Indonesia.

Penerimaan Karyawan Asing

Keberhasilan penerimaan karyawan asing di Indonesia membutuhkan perhatian yang cermat terhadap persyaratan hukum dan integrasi budaya. Perusahaan harus memverifikasi bahwa semua pekerja asing memiliki izin kerja dan visa yang sah sebelum mereka mulai bekerja. Proses orientasi juga harus mencakup orientasi menyeluruh terhadap budaya tempat kerja di Indonesia, kebijakan perusahaan, dan peraturan setempat. 

Sesi pelatihan dapat membantu karyawan asing beradaptasi dengan cepat dan memahami peran mereka dalam tim. Pemberi kerja bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan Indonesia, termasuk pendaftaran yang tepat untuk jaminan sosial dan kepatuhan terhadap proses penggajian. Dengan menyediakan program orientasi yang terstruktur, perusahaan dapat membantu karyawan asing merasa diterima, mengurangi risiko masalah kepatuhan, dan mempersiapkan hubungan kerja yang produktif.

Penggajian dan Pajak

Mengelola penggajian dan pajak untuk karyawan asing di Indonesia melibatkan kepatuhan yang ketat terhadap peraturan setempat. Pemberi kerja harus memotong dan menyetorkan pajak penghasilan atas nama pekerja asing, serta memberikan kontribusi jaminan sosial yang diwajibkan. Undang-undang ketenagakerjaan Indonesia juga mewajibkan kepatuhan terhadap peraturan mengenai upah minimum, jam kerja, dan tunjangan pemutusan hubungan kerja untuk semua karyawan, termasuk warga negara asing. 

Menavigasi persyaratan ini bisa jadi rumit, terutama untuk bisnis yang baru memasuki pasar Indonesia. Banyak perusahaan memilih untuk mengalihdayakan administrasi penggajian dan pajak untuk memastikan keakuratan dan kepatuhan terhadap semua hukum yang relevan. Dengan demikian, perusahaan dapat fokus pada bisnis inti mereka sambil meminimalkan risiko denda dan memastikan bahwa karyawan asing mereka dibayar dengan benar dan tepat waktu.

Imbalan Kerja Karyawan

Menyediakan tunjangan karyawan yang kompetitif adalah kunci untuk menarik dan mempertahankan talenta asing terbaik di Indonesia. Perusahaan diwajibkan oleh hukum untuk menawarkan tunjangan tertentu kepada karyawan asing, seperti jaminan sosial dan asuransi kesehatan. Bergantung pada kontrak kerja dan kebijakan perusahaan, tunjangan tambahan dapat mencakup tunjangan perumahan, dukungan pendidikan, bantuan relokasi, dan tunjangan lain yang dirancang untuk mendukung pekerja asing dan keluarganya.

Paket tunjangan yang komprehensif tidak hanya membantu karyawan asing merasa dihargai, tetapi juga memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan dan persyaratan izin kerja di Indonesia. Dengan berinvestasi pada tunjangan karyawan, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan kerja, meningkatkan retensi, dan membangun reputasi positif sebagai pemberi kerja pilihan bagi pekerja lokal dan asing di Indonesia.

Praktik Terbaik & Perangkap Umum

Mempekerjakan pekerja asing di Indonesia dapat berjalan dengan lancar jika Anda tahu apa yang harus diperhatikan. Pemberi kerja harus secara teratur memantau perkembangan peraturan ketenagakerjaan untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan di Indonesia. Praktik-praktik terbaik ini akan menghemat waktu, uang, dan rasa frustrasi Anda.

✅ Praktik Terbaik

• Mulai Lebih Awal
  Mulailah proses RPTKA setidaknya 1-2 bulan sebelum tanggal perekrutan. Persetujuan pemerintah dapat memakan waktu lebih lama selama hari libur atau waktu-waktu sibuk.
• Gunakan Sistem Online TKA
  Kirimkan semuanya melalui portal resmi TKA Online. Lebih cepat dan terorganisir daripada melakukan segala sesuatunya secara manual.
• Periksa Kembali Kelayakan Pekerjaan
  Pastikan posisi yang Anda rekrut ada dalam daftar yang disetujui untuk pekerja asing. Posisi yang tidak disetujui akan ditolak saat peninjauan RPTKA.
• Dapatkan Dukungan dari Agen Berlisensi atau Penasihat Hukum
  Peraturan imigrasi sering berubah. Mitra tepercaya dapat membantu Anda tetap patuh dan menghindari penundaan.
• Dokumentasikan Semuanya
  Simpan salinan lunak dari setiap pengajuan, persetujuan, dan tanda terima. Anda akan membutuhkannya untuk pembaruan, audit, dan pelaporan.
• Melatih Tim Lokal Anda
  Sertakan rencana yang jelas untuk transfer pengetahuan dalam RPTKA Anda. Hal ini menunjukkan komitmen Anda untuk mengembangkan talenta lokal, dan membuat Anda tetap patuh.

⚠️ Perangkap Umum yang Harus Dihindari

• Kontrak atau Penugasan Ilegal
  Mengalihdayakan pekerja asing melalui pihak ketiga yang tidak berlisensi mungkin terlihat lebih mudah, namun sering kali hal ini dapat menimbulkan hukuman yang berat.
• Mengabaikan Perencanaan Keluar
  Kegagalan dalam merencanakan masa berlaku visa atau tanggal berakhirnya kontrak dapat menjebak pemberi kerja dan karyawan dalam masalah kepatuhan yang merugikan.
• Jebakan Pembaruan Kontrak
  Kegagalan dalam mengelola perpanjangan kontrak dengan baik dapat mengakibatkan kontrak jangka waktu tertentu diubah menjadi kontrak kerja permanen di bawah hukum Indonesia.
• Menghadapi Perumahan & Kesejahteraan
  Melewatkan orientasi sederhana mengenai pilihan perumahan lokal atau pemeriksaan kesehatan dapat menyebabkan ketidakpuasan pekerja dan kerusakan reputasi.
• Meremehkan Pembaruan Portal
  Sistem imigrasi online sering diperbarui. Melewatkan tutorial baru atau log perubahan platform dapat menghambat aplikasi Anda.
• Mengabaikan Hari Libur Lokal & Aturan Ketenagakerjaan
  Melewatkan jadwal hari libur lokal atau aturan lembur dapat memicu perselisihan tenaga kerja dan klaim pembayaran kembali.